Checklist documenti KYC per l'onboarding clienti degli studi legali
Questa checklist KYC include i documenti comunemente richiesti dagli studi legali in fase di onboarding: documento d'identità con foto, prova di residenza, visura camerale e assetto proprietario, documenti dei titolari effettivi, attestazione dell'origine dei fondi e mandati professionali firmati. DocAsker invia un unico link e verifica automaticamente ogni file caricato: qualità dell'immagine, tipologia di documento, data di scadenza, firme e pagine mancanti. I requisiti variano in base alla giurisdizione, all'organismo di vigilanza e al livello di rischio: verificate sempre la vostra procedura interna.
Documenti da richiedere per le verifiche KYC e antiriciclaggio
Studi legali e team di conformità utilizzano questa checklist all'apertura di un nuovo mandato o all'acquisizione di un nuovo cliente, prima di avviare l'attività o ricevere fondi.
- 01
Documento d'identità ufficiale con foto
Il documento con foto serve ad accertare l'identità del cliente persona fisica o del legale rappresentante che conferisce l'incarico. Richiedete passaporto, carta d'identità o patente in corso di validità (fronte e retro per i documenti in formato tessera).
Formato: Foto o PDF
Verifiche automatiche di DocAsker: DocAsker verifica che l'immagine sia nitida, priva di riflessi o tagli e che il documento non sia scaduto.
- 02
Prova di residenza o domicilio
Attesta l'effettivo indirizzo di residenza della persona, a integrazione del documento d'identità. Richiedete un'utenza domestica, un estratto conto bancario o una comunicazione ufficiale della pubblica amministrazione con data non anteriore a 3 mesi.
Formato: PDF o foto
Verifiche automatiche di DocAsker: DocAsker verifica che il file rientri tra i documenti di residenza ammessi e che la data di emissione sia compresa negli ultimi 3 mesi.
- 03
Atto costitutivo o certificato di iscrizione al registro delle imprese
Per le persone giuridiche, questo documento certifica la ragione sociale, il codice fiscale/partita IVA e la data di costituzione. Richiedete il certificato o la visura emessa dal Registro delle Imprese.
Formato: PDF
Verifiche automatiche di DocAsker: DocAsker controlla che il file sia effettivamente un certificato di iscrizione o una visura e non un documento aziendale differente.
- 04
Visura camerale aggiornata
Una visura recente riporta la sede legale, l'organo amministrativo e lo stato di attività della società. Richiedete un documento emesso da non più di 3 mesi, o secondo i termini previsti dalla vostra policy interna.
Formato: PDF estratto dalla Camera di Commercio o Registro Imprese
Verifiche automatiche di DocAsker: DocAsker accerta che la visura sia stata rilasciata entro i limiti temporali stabiliti e che contenga tutte le pagine.
- 05
Organigramma societario e registro dei titolari effettivi
È necessario individuare le persone fisiche che detengono la proprietà o il controllo ultimo del cliente (di norma chi possiede una quota superiore al 25%). Richiedete uno schema dell'assetto proprietario e la visura/attestazione aggiornata della titolarità effettiva.
Formato: PDF
Verifiche automatiche di DocAsker: DocAsker controlla che il file certifichi la struttura proprietaria e che i documenti multipagina siano completi di ogni facciata.
- 06
Documento d'identità e prova di residenza di ogni titolare effettivo
Per ciascun titolare effettivo occorre raccogliere la stessa documentazione richiesta a una persona fisica. Configurate una richiesta specifica per documento d'identità e prova di indirizzo per ogni soggetto, evitando omissioni.
Formato: Foto o PDF
Verifiche automatiche di DocAsker: DocAsker controlla la leggibilità e la validità temporale del documento d'identità, oltre alla datazione entro i 3 mesi per la prova di residenza.
- 07
Attestazione dell'origine dei fondi
Dimostra la provenienza del denaro destinato all'operazione o alla pratica. Richiedete gli estratti conto che evidenziano la provvista, corredati dal titolo sottostante (es. contratto di compravendita, contratto di mutuo, buste paga).
Formato: PDF scaricato dall'home banking
Verifiche automatiche di DocAsker: DocAsker verifica che gli estratti conto coprano l'intervallo temporale richiesto e non presentino pagine mancanti.
- 08
Dichiarazione sottoscritta sull'origine del patrimonio
Per i clienti a profilo di rischio più elevato, la dichiarazione chiarisce come è stato generato il patrimonio complessivo. Richiedete la compilazione e la sottoscrizione del modulo interno, con allegata la documentazione di supporto.
Formato: PDF firmato
Verifiche automatiche di DocAsker: DocAsker verifica che i campi relativi alla firma siano stati compilati correttamente.
- 09
Delibera del CdA o procura speciale
Attesta i poteri di rappresentanza del soggetto che conferisce l'incarico per conto della società o dell'interessato. Richiedete copia firmata della delibera consiliare, della procura o della lettera di delega specifica per il mandato.
Formato: PDF firmato
Verifiche automatiche di DocAsker: DocAsker accerta la presenza della firma e la completezza di tutte le pagine dell'atto.
- 10
Lettera di incarico professionale firmata
La lettera di incarico stabilisce l'oggetto della prestazione, i compensi pattuiti e le condizioni contrattuali. Richiedete al cliente di restituire il documento integralmente firmato.
Formato: PDF firmato o scansione di ciascuna pagina siglata
Verifiche automatiche di DocAsker: DocAsker controlla la compilazione delle firme e la presenza di ogni pagina della lettera di incarico.
Questa checklist è una base di partenza. I requisiti possono variare in base a Paese, normative o caso specifico: verifica sempre l'elenco prima dell'invio.
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- Foto o PDF
- PDF o foto
- PDF
- PDF estratto dalla Camera di Commercio o Registro Imprese
- PDF
- Foto o PDF
- PDF scaricato dall'home banking
- PDF firmato
- PDF firmato
- PDF firmato o scansione di ciascuna pagina siglata
Subject: Required documents for Checklist documenti KYC per l'onboarding clienti degli studi legali — [Your Firm Name] Hi [Client Name], To complete your onboarding without back-and-forth emails, please prepare and upload the following 10 documents: 1. Documento d'identità ufficiale con foto (Foto o PDF) • Check: DocAsker verifica che l'immagine sia nitida, priva di riflessi o tagli e che il documento non sia scaduto. 2. Prova di residenza o domicilio (PDF o foto) • Check: DocAsker verifica che il file rientri tra i documenti di residenza ammessi e che la data di emissione sia compresa negli ultimi 3 mesi. 3. Atto costitutivo o certificato di iscrizione al registro delle imprese (PDF) • Check: DocAsker controlla che il file sia effettivamente un certificato di iscrizione o una visura e non un documento aziendale differente. 4. Visura camerale aggiornata (PDF estratto dalla Camera di Commercio o Registro Imprese) • Check: DocAsker accerta che la visura sia stata rilasciata entro i limiti temporali stabiliti e che contenga tutte le pagine. 5. Organigramma societario e registro dei titolari effettivi (PDF) • Check: DocAsker controlla che il file certifichi la struttura proprietaria e che i documenti multipagina siano completi di ogni facciata. 6. Documento d'identità e prova di residenza di ogni titolare effettivo (Foto o PDF) • Check: DocAsker controlla la leggibilità e la validità temporale del documento d'identità, oltre alla datazione entro i 3 mesi per la prova di residenza. 7. Attestazione dell'origine dei fondi (PDF scaricato dall'home banking) • Check: DocAsker verifica che gli estratti conto coprano l'intervallo temporale richiesto e non presentino pagine mancanti. 8. Dichiarazione sottoscritta sull'origine del patrimonio (PDF firmato) • Check: DocAsker verifica che i campi relativi alla firma siano stati compilati correttamente. 9. Delibera del CdA o procura speciale (PDF firmato) • Check: DocAsker accerta la presenza della firma e la completezza di tutte le pagine dell'atto. 10. Lettera di incarico professionale firmata (PDF firmato o scansione di ciascuna pagina siglata) • Check: DocAsker controlla la compilazione delle firme e la presenza di ogni pagina della lettera di incarico. Upload portal & interactive checklist: https://docasker.com/it/templates/kyc-document-checklist Best regards, [Your Firm Name]
Consigli pratici per la raccolta dei documenti KYC
Adattate la checklist al profilo di rischio del cliente
Una persona fisica a basso rischio e una società con catene di controllo complesse richiedono verifiche differenti. Predisponete una checklist standard e una versione estesa per i casi ad alto rischio, inserendo l'analisi del patrimonio solo se strettamente richiesta dalla valutazione del rischio.
Richiedete la documentazione prima di avviare il mandato
Inviate il link di onboarding contestualmente alla lettera d'incarico, non a lavoro già iniziato. La maggior parte degli ordinamenti vieta di operare o ricevere fondi prima del completamento dell'adeguata verifica: muoversi in anticipo scongiura blocchi operativi.
Definite regole precise di conformità per ciascun file
Trasponete i criteri del vostro studio nella checklist: documenti di identità in corso di validità e prove di residenza emesse negli ultimi 3 mesi. Ogni file inviato viene controllato a fronte di questi parametri; se non conforme, il cliente visualizzerà subito il motivo dello scarto.
Mantenete un audit trail chiaro e ordinato
Tutti i caricamenti, le verifiche e i download effettuati su DocAsker vengono tracciati con precisione. I file vengono rinominati secondo una nomenclatura uniforme, semplificando la rendicontazione in caso di ispezioni degli organi di controllo.
Modello di email per la richiesta dei documenti KYC
Documentazione identificativa per l'apertura della pratica con [Firm name]
Gentile [Client name], per poter avviare l'attività professionale relativa al Suo incarico, siamo tenuti per legge a verificare la Sua identità e, per i soggetti societari, la compagine proprietaria e di controllo. La invitiamo a trasmettere i documenti richiesti tramite questo link sicuro entro il [date]: [link] Non è necessario creare un account o inserire password. Il link è accessibile sia da smartphone che da computer: potrà scattare una foto ai documenti o allegare direttamente i file. Ogni documento viene convalidato al momento dell'invio; se un documento dovesse risultare scaduto o mancare di qualche pagina, il sistema Le indicherà la motivazione consentendo un caricamento immediato del file corretto. I dati sono crittografati e accessibili esclusivamente ai professionisti del nostro studio. Rimaniamo a Sua disposizione per qualsiasi chiarimento. Cordiali saluti, [Your name] [Firm name]
Domande frequenti
Quali documenti sono necessari per la procedura KYC in uno studio legale?
Di norma occorrono documento d'identità e prova di residenza per le persone fisiche; per le società si richiedono visura camerale, statuto, assetto proprietario e documenti dei titolari effettivi. Molti studi richiedono anche la prova dell'origine dei fondi e la procura con i relativi poteri di firma. Gli adempimenti precisi dipendono dall'ordinamento, dagli obblighi antiriciclaggio applicabili e dalla fascia di rischio del cliente: fate sempre riferimento al manuale di conformità interno.
Quali documenti sono validi come prova di residenza per l'adeguata verifica?
Tipicamente una bolletta di fornitura domestica (luce, gas, acqua), un estratto conto bancario o un certificato anagrafico/comunicazione della PA recante nome, cognome e indirizzo del cliente, con data non anteriore a 3 mesi. Spesso le bollette di telefonia mobile e le comunicazioni indirizzate a caselle postali non vengono ammesse. Verificate sempre i criteri approvati dal vostro studio.
Chi è considerato titolare effettivo?
Generalmente qualsiasi persona fisica che possieda o controlli, direttamente o indirettamente, una percentuale superiore al 25% del capitale societario, o che eserciti comunque il controllo sulla società. La definizione formale e le soglie possono variare in base alla tipologia di ente e al quadro normativo di riferimento: verificate la fattispecie con il vostro responsabile antiriciclaggio.
Per quanto tempo lo studio legale deve conservare i documenti KYC?
La durata dipende dalla legislazione applicabile. Le normative antiriciclaggio impongono comunemente un periodo di conservazione di almeno 5 o 10 anni dalla cessazione del rapporto professionale o dall'esecuzione dell'operazione. Con DocAsker potete impostare liberamente i criteri di conservazione dei dati ed eliminare richieste e documenti in qualunque momento.
DocAsker esegue l'accertamento formale dell'identità del cliente?
No. DocAsker ottimizza la raccolta dei documenti KYC e ne verifica la conformità formale: nitidezza, tipologia di file, scadenze temporali, presenza di firme e completezza delle pagine. La piattaforma non effettua verifiche biometriche, controlli su liste sanzioni o liste PEP (Persone Politicamente Esposte): tali valutazioni restano di competenza del vostro team.
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DocAsker invia la checklist tramite un unico link, verifica ogni file appena viene caricato e sollecita il cliente in automatico fino al completamento.