Checklist de documentos KYC para el alta de clientes en despachos de abogados
Este checklist de documentos KYC incluye lo que suelen solicitar los despachos al dar de alta a un cliente: documento de identidad con fotografía, justificante de domicilio, escrituras de constitución y notas simples, identificación de los titulares reales, acreditación del origen de los fondos y poderes de representación firmados. DocAsker lo solicita todo en un único enlace y revisa automáticamente cada archivo subido para verificar su calidad, tipo de documento, caducidad, firmas y que no falten páginas. Los requisitos varían según el país, el regulador y el nivel de riesgo, así que asegúrate de adaptarlo a tus políticas internas.
Documentación a solicitar para los controles de KYC y PBC
Despachos de abogados y departamentos de compliance utilizan este checklist al abrir un nuevo expediente o dar de alta a un cliente, antes de empezar el trabajo o recibir cualquier provisión de fondos.
- 01
Documento de identidad oficial con fotografía
Permite confirmar la identidad de una persona física o del apoderado que actúa en nombre de una sociedad. Solicita el DNI, pasaporte, NIE o carné de conducir en vigor, escaneado o fotografiado por ambas caras si procede.
Formato: Foto o PDF
Validaciones de DocAsker: DocAsker comprueba que la imagen sea nítida, no tenga reflejos ni esté recortada, y que el documento no esté caducado.
- 02
Justificante de domicilio habitual
Acredita la residencia de la persona al margen del documento de identidad. Suele solicitarse una factura de suministros (luz, agua, gas), un extracto bancario o un certificado del padrón expedido en los últimos 3 meses.
Formato: PDF o foto
Validaciones de DocAsker: DocAsker verifica que el archivo sea un comprobante de domicilio válido y que se haya emitido dentro de los últimos 3 meses.
- 03
Escritura de constitución o certificado de registro
En clientes corporativos, acredita la razón social, el CIF o NIF de la empresa y la fecha de constitución. Solicita la copia autorizada de la escritura inscrita o el certificado del Registro Mercantil.
Formato: PDF
Validaciones de DocAsker: DocAsker comprueba que el archivo sea una escritura o certificado de constitución y no otro documento societario.
- 04
Nota simple o extracto actualizado del Registro Mercantil
Permite comprobar el domicilio social, los administradores actuales y el estado de la sociedad. Solicita una nota informativa o extracto con una antigüedad inferior a 3 meses, o el plazo que fije tu política interna.
Formato: PDF del Registro
Validaciones de DocAsker: DocAsker comprueba que la fecha del extracto se ajuste al plazo configurado y que contenga todas las hojas.
- 05
Organigrama societario y acta o registro de titularidad real
Es indispensable identificar a las personas físicas que poseen o controlan en última instancia a la entidad, habitualmente cualquier socio con más del 25 por ciento. Solicita un organigrama que refleje la cadena societaria y el acta notarial o declaración de titularidad real en vigor.
Formato: PDF
Validaciones de DocAsker: DocAsker verifica que el archivo sea un documento de titularidad real y que, si tiene varias páginas, no falte ninguna.
- 06
Documento de identidad y justificante de domicilio de cada titular real
A cada titular real se le suele exigir la misma acreditación de identidad que a un cliente particular. Configura una solicitud de ID y otra de justificante de domicilio por titular para que no se quede nada fuera.
Formato: Foto o PDF
Validaciones de DocAsker: DocAsker comprueba que los documentos de identidad sean legibles y no hayan caducado, y que los justificantes de domicilio no tengan más de 3 meses.
- 07
Acreditación del origen de los fondos
Justifica de dónde procede el dinero destinado al asunto o a la operación. Solicita extractos bancarios que reflejen los fondos, junto con el soporte documental correspondiente: contrato de compraventa, póliza de préstamo, nóminas, etc.
Formato: PDF de la banca electrónica
Validaciones de DocAsker: DocAsker verifica que los extractos cubran el periodo solicitado y que no falte ninguna página.
- 08
Declaración firmada sobre el origen del patrimonio
Para clientes de mayor riesgo, esta declaración detalla cómo ha generado el cliente su patrimonio global. Pídele que cumplimente y firme el modelo correspondiente del despacho y que adjunte la documentación de soporte.
Formato: PDF firmado
Validaciones de DocAsker: DocAsker comprueba que los campos de firma de la declaración estén debidamente cumplimentados.
- 09
Poder notarial o acuerdo del consejo de administración
Acredita que quien da las instrucciones cuenta con facultades bastantes para representar a la sociedad o a la persona interesada. Solicita la copia autorizada del poder o el certificado de los acuerdos sociales correspondientes.
Formato: PDF firmado
Validaciones de DocAsker: DocAsker comprueba que el documento esté firmado y que incluya todas las páginas.
- 10
Hoja de encargo firmada
La propuesta de servicios u hoja de encargo delimita el alcance de los trabajos, los honorarios y las condiciones del asunto. Pide al cliente que te devuelva el documento íntegro debidamente firmado.
Formato: PDF firmado o fotografía de cada página firmada
Validaciones de DocAsker: DocAsker comprueba que los campos de firma estén cumplimentados y que el documento incluya todas las hojas.
Esta checklist es una base de partida. Los requisitos pueden variar según el país, el organismo o el caso concreto; asegúrate de revisar la lista definitiva antes de enviarla.
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- Foto o PDF
- PDF o foto
- PDF
- PDF del Registro
- PDF
- Foto o PDF
- PDF de la banca electrónica
- PDF firmado
- PDF firmado
- PDF firmado o fotografía de cada página firmada
Subject: Required documents for Checklist de documentos KYC para el alta de clientes en despachos de abogados — [Your Firm Name] Hi [Client Name], To complete your onboarding without back-and-forth emails, please prepare and upload the following 10 documents: 1. Documento de identidad oficial con fotografía (Foto o PDF) • Check: DocAsker comprueba que la imagen sea nítida, no tenga reflejos ni esté recortada, y que el documento no esté caducado. 2. Justificante de domicilio habitual (PDF o foto) • Check: DocAsker verifica que el archivo sea un comprobante de domicilio válido y que se haya emitido dentro de los últimos 3 meses. 3. Escritura de constitución o certificado de registro (PDF) • Check: DocAsker comprueba que el archivo sea una escritura o certificado de constitución y no otro documento societario. 4. Nota simple o extracto actualizado del Registro Mercantil (PDF del Registro) • Check: DocAsker comprueba que la fecha del extracto se ajuste al plazo configurado y que contenga todas las hojas. 5. Organigrama societario y acta o registro de titularidad real (PDF) • Check: DocAsker verifica que el archivo sea un documento de titularidad real y que, si tiene varias páginas, no falte ninguna. 6. Documento de identidad y justificante de domicilio de cada titular real (Foto o PDF) • Check: DocAsker comprueba que los documentos de identidad sean legibles y no hayan caducado, y que los justificantes de domicilio no tengan más de 3 meses. 7. Acreditación del origen de los fondos (PDF de la banca electrónica) • Check: DocAsker verifica que los extractos cubran el periodo solicitado y que no falte ninguna página. 8. Declaración firmada sobre el origen del patrimonio (PDF firmado) • Check: DocAsker comprueba que los campos de firma de la declaración estén debidamente cumplimentados. 9. Poder notarial o acuerdo del consejo de administración (PDF firmado) • Check: DocAsker comprueba que el documento esté firmado y que incluya todas las páginas. 10. Hoja de encargo firmada (PDF firmado o fotografía de cada página firmada) • Check: DocAsker comprueba que los campos de firma estén cumplimentados y que el documento incluya todas las hojas. Upload portal & interactive checklist: https://docasker.com/es/templates/kyc-document-checklist Best regards, [Your Firm Name]
Consejos para recopilar documentación KYC con clientes de despachos
Adapta el checklist al perfil de riesgo del cliente
Una persona física con bajo riesgo no requiere el mismo nivel de comprobación que una sociedad con estructuras societarias complejas. Trabaja con un checklist estándar y reserva uno más exhaustivo para clientes de mayor riesgo. Pide justificación del patrimonio solo cuando el análisis de compliance así lo requiera.
Pide la documentación antes de empezar a trabajar
Envía el enlace de alta junto con la hoja de encargo, nunca una vez iniciado el asunto. Por normativa deontológica y de PBC, la mayoría de despachos no pueden prestar asesoramiento ni recibir provisiones de fondos sin haber completado estos controles; solicitarlo a tiempo evita bloqueos después.
Configura las reglas de validez en cada documento
Traslada tus políticas internas al checklist: documentos de identidad en vigor y justificantes de domicilio de menos de 3 meses. Cada subida se evalúa automáticamente según estos criterios, y si un documento está caducado, el cliente ve el motivo exacto para corregirlo.
Conserva un registro claro y auditable
DocAsker registra cada subida, comprobación y descarga con fecha y hora. Además, renombra los archivos con un formato unificado, facilitando la justificación de qué documentos se recopilaron y en qué fecha ante cualquier auditoría o requerimiento del regulador.
Plantilla de email para solicitar documentación KYC
Documentación necesaria para la apertura de su expediente en [Firm name]
Estimado/a [Client name]: Antes de comenzar con el asesoramiento y la tramitación de su asunto, la normativa nos exige verificar su identidad y, en el caso de personas jurídicas, acreditar la titularidad y el control de la sociedad. Le agradeceríamos que subiera la documentación requerida a través de este enlace seguro antes del [date]: [link] No es necesario crearse una cuenta ni recordar contraseñas. Puede acceder desde el móvil o el ordenador y subir los archivos directamente o fotografiarlos con su cámara. El sistema revisa cada documento conforme lo envía; si algún archivo estuviese caducado o faltase alguna página, le indicará el motivo para que pueda adjuntar uno nuevo sobre la marcha. Todos los archivos se transmiten de forma cifrada y solo nuestro equipo tiene acceso a ellos. Quedo a su disposición si le surge cualquier duda. Atentamente, [Your name] [Firm name]
Preguntas frecuentes
¿Qué documentos se solicitan habitualmente para el KYC en un despacho de abogados?
Por lo general, documento oficial de identidad y justificante de domicilio en el caso de personas físicas. Para empresas, se solicitan las escrituras de constitución, nota simple registral, acta de titularidad real y el documento de identidad de los socios de control. Muchos despachos solicitan además la acreditación del origen de los fondos y los poderes de representación. Los requisitos exactos dependen de la jurisdicción, el organismo supervisor y el perfil de riesgo del cliente, por lo que conviene contrastarlos con el manual de compliance del despacho.
¿Qué se admite como justificante de domicilio en un proceso de KYC?
Habitualmente, una factura de suministros del hogar (agua, luz, gas), un extracto bancario o una notificación oficial de la administración en la que consten el nombre completo y la dirección residencial del cliente, con una antigüedad máxima de 3 meses. Las facturas de telefonía móvil y los apartados de correos no suelen admitirse. Revisa siempre los criterios específicos fijados por tu despacho.
¿Quién tiene la consideración de titular real?
Por regla general, cualquier persona física que posea o controle, directa o indirectamente, más del 25 por ciento del capital o de los derechos de voto de una sociedad, o que ejerza el control de la misma por otros medios. El umbral y la definición exacta pueden variar en función de la normativa aplicable y del tipo de entidad jurídica. Es recomendable validarlo con el responsable de compliance.
¿Durante cuánto tiempo debe conservar un despacho los documentos de KYC?
El plazo varía según la legislación de cada país. La normativa de prevención del blanqueo de capitales suele fijar un periodo mínimo de conservación de 5 años desde que finaliza la relación con el cliente (o incluso 10 años en determinadas jurisdicciones). En DocAsker puedes definir el plazo de retención de los archivos y eliminar cualquier solicitud o documento en el momento en que lo necesites.
¿DocAsker realiza la validación legal de la identidad del cliente?
No. DocAsker gestiona la recopilación de los documentos KYC y comprueba automáticamente aspectos técnicos como la nitidez de la imagen, el tipo de documento, las fechas de caducidad, la presencia de firmas y la ausencia de páginas sueltas. No realiza cotejos de identidad en bases de datos policiales, cribado en listas de sanciones ni identificación de personas con responsabilidad pública (PRP/PEP), trámites que siguen correspondiendo al equipo legal o de compliance de la firma.
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