Checklist de onboarding de clientes para agencias
Este checklist de onboarding para agencias cubre todos los archivos que una agencia creativa o de marketing necesita antes de ponerse manos a la obra: contrato y NDA firmados, briefing completo, manual de marca, logos, fotografías, textos web actuales, informes de rendimiento previos y licencias de recursos. DocAsker envía la solicitud completa en un único enlace y revisa automáticamente la calidad de cada archivo, el tipo de documento, las fechas, las firmas y si faltan páginas.
Archivos y documentación que debes pedir a un nuevo cliente de agencia
Agencias de marketing, diseño y creativas que necesitan recopilar documentación en cuanto entra un nuevo cliente, antes de la reunión de arranque (kickoff).
- 01
Contrato o propuesta de servicios firmada
El contrato define el alcance, los entregables, los plazos y las condiciones de pago. Pide al cliente que firme y devuelva todas y cada una de las páginas de la versión enviada.
Formato: PDF firmado o fotografía de cada página firmada
Validaciones de DocAsker: DocAsker comprueba que los campos de firma estén cumplimentados y que no falte ninguna página.
- 02
Acuerdo de confidencialidad (NDA) firmado
El NDA protege los planes, datos y productos aún no lanzados que el cliente compartirá con tu equipo. Solicita el documento firmado antes de que envíen cualquier información confidencial.
Formato: PDF firmado
Validaciones de DocAsker: DocAsker verifica que los campos de firma del acuerdo estén debidamente cumplimentados.
- 03
Cuestionario de onboarding o briefing cumplimentado
El briefing recoge los objetivos, el público objetivo, la competencia y los responsables de aprobación con las propias palabras del cliente. Envía tu cuestionario en Word y pídeles que rellenen todas las secciones.
Formato: Word o PDF
Validaciones de DocAsker: DocAsker comprueba que el archivo sea el cuestionario debidamente cumplimentado y no una plantilla en blanco u otro documento.
- 04
Manual de identidad corporativa o guía de marca
El manual de marca marca las pautas de uso del logotipo, la paleta de colores, las tipografías y el tono de voz. Solicita la versión completa y más reciente, no un simple resumen de una página.
Formato: PDF
Validaciones de DocAsker: DocAsker verifica que el archivo sea realmente un manual de marca y que incluya todas las páginas.
- 05
Archivos del logotipo en alta resolución
Necesitas archivos impecables del logo para cualquier soporte o fondo. Pide el logotipo principal y sus versiones secundarias en formato PNG con fondo transparente, o el PDF vectorial que entregó el diseñador.
Formato: PNG o PDF
Validaciones de DocAsker: DocAsker comprueba que cada archivo tenga la resolución adecuada y no esté recortado por los bordes.
- 06
Fotografías de producto y retratos del equipo
Reutilizar fotografías existentes evita costes de producción y mantiene la coherencia visual. Solicita los archivos originales a tamaño completo, nunca imágenes descargadas de la web o de redes sociales.
Formato: JPG, PNG o HEIC
Validaciones de DocAsker: DocAsker verifica que cada foto sea nítida, no tenga reflejos y no esté cortada.
- 07
Textos actuales de la página web
Los textos actuales permiten entender los mensajes clave que el cliente ya utiliza y qué partes deben conservarse. Solicita la redacción definitiva de cada página principal en archivos Word.
Formato: Word
Validaciones de DocAsker: DocAsker comprueba que el archivo sea un documento de texto con el contenido solicitado.
- 08
Informes de rendimiento de marketing de los últimos 6 meses
Los informes anteriores sirven de punto de partida para medir el impacto de tu trabajo. Solicita exportaciones de las plataformas de analítica, publicidad o email marketing del cliente correspondientes a los últimos 6 meses.
Formato: Exportación en Excel o PDF
Validaciones de DocAsker: DocAsker verifica que cada informe cubra exactamente el periodo de 6 meses solicitado.
- 09
Licencias de bancos de imágenes y tipografías
Las licencias garantizan que puedes utilizar legalmente las imágenes y fuentes tipográficas del cliente en los nuevos proyectos. Solicita el certificado de licencia o el justificante de compra de cada recurso de pago.
Formato: PDF
Validaciones de DocAsker: DocAsker comprueba que el archivo sea un documento de licencia válido y no una factura de otro concepto.
- 10
Datos de facturación y orden de compra
Muchas empresas no pueden tramitar una factura sin un número de orden de compra (PO) y el contacto de administración correcto. Solicita la orden de compra y la ficha con los datos fiscales de facturación.
Formato: PDF
Validaciones de DocAsker: DocAsker verifica que el archivo corresponda a una orden de compra y que su fecha coincida con el periodo contractual establecido.
Esta checklist es una base de partida. Los requisitos pueden variar según el país, el organismo o el caso concreto; asegúrate de revisar la lista definitiva antes de enviarla.
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Select the exact documents your firm needs, generate a custom client request email, or copy an HTML widget for your website.
- PDF firmado o fotografía de cada página firmada
- PDF firmado
- Word o PDF
- PDF
- PNG o PDF
- JPG, PNG o HEIC
- Word
- Exportación en Excel o PDF
- PDF
- PDF
Subject: Required documents for Checklist de onboarding de clientes para agencias — [Your Firm Name] Hi [Client Name], To complete your onboarding without back-and-forth emails, please prepare and upload the following 10 documents: 1. Contrato o propuesta de servicios firmada (PDF firmado o fotografía de cada página firmada) • Check: DocAsker comprueba que los campos de firma estén cumplimentados y que no falte ninguna página. 2. Acuerdo de confidencialidad (NDA) firmado (PDF firmado) • Check: DocAsker verifica que los campos de firma del acuerdo estén debidamente cumplimentados. 3. Cuestionario de onboarding o briefing cumplimentado (Word o PDF) • Check: DocAsker comprueba que el archivo sea el cuestionario debidamente cumplimentado y no una plantilla en blanco u otro documento. 4. Manual de identidad corporativa o guía de marca (PDF) • Check: DocAsker verifica que el archivo sea realmente un manual de marca y que incluya todas las páginas. 5. Archivos del logotipo en alta resolución (PNG o PDF) • Check: DocAsker comprueba que cada archivo tenga la resolución adecuada y no esté recortado por los bordes. 6. Fotografías de producto y retratos del equipo (JPG, PNG o HEIC) • Check: DocAsker verifica que cada foto sea nítida, no tenga reflejos y no esté cortada. 7. Textos actuales de la página web (Word) • Check: DocAsker comprueba que el archivo sea un documento de texto con el contenido solicitado. 8. Informes de rendimiento de marketing de los últimos 6 meses (Exportación en Excel o PDF) • Check: DocAsker verifica que cada informe cubra exactamente el periodo de 6 meses solicitado. 9. Licencias de bancos de imágenes y tipografías (PDF) • Check: DocAsker comprueba que el archivo sea un documento de licencia válido y no una factura de otro concepto. 10. Datos de facturación y orden de compra (PDF) • Check: DocAsker verifica que el archivo corresponda a una orden de compra y que su fecha coincida con el periodo contractual establecido. Upload portal & interactive checklist: https://docasker.com/es/templates/agency-client-onboarding-checklist Best regards, [Your Firm Name]
Consejos para gestionar el onboarding de clientes en tu agencia
Nunca pidas contraseñas a través de una solicitud de documentos
Gestiona el acceso a las cuentas mediante un gestor de contraseñas o pidiendo al cliente que invite a tu equipo a cada plataforma. Un enlace de recogida de documentos sirve para enviar archivos, no claves de acceso.
Especifica con exactitud qué formatos de logo necesitas
Los clientes suelen enviar un logo pequeño copiado directamente de su web. Detalla los formatos y versiones que necesitas en las instrucciones del requisito y adjunta un ejemplo correcto para que sepan exactamente qué buscar.
Recopila todo el material antes de la reunión de arranque
Envía el enlace de onboarding el mismo día que se firme el contrato. Configura recordatorios automáticos para recibir los archivos antes del kickoff y dedica esa reunión a tomar decisiones estratégicas en lugar de a reclamar material.
Centraliza los archivos directamente donde trabaja tu equipo
Con los planes Pro y Firm, los archivos aprobados se pueden enviar de forma automática a Google Drive, Dropbox o OneDrive, renombrados siguiendo tu propia nomenclatura. Así, los diseñadores encontrarán el logo y el manual de marca en la carpeta del cliente a la primera.
Plantilla de email para solicitar la documentación de onboarding a un nuevo cliente
Documentación necesaria antes de nuestra reunión de arranque, [Client name]
Hola, [Client name]: Tenemos muchas ganas de empezar a trabajar con vosotros. Para preparar la reunión de arranque del próximo [date], necesitamos que vuestro equipo nos facilite algunos archivos, entre ellos el contrato firmado, el manual de marca, los logotipos y los informes recientes de marketing. Podéis subirlos directamente a través de este enlace seguro: [link] No hace falta crear ninguna cuenta ni introducir contraseñas. El enlace funciona desde cualquier móvil u ordenador y puede utilizarlo cualquier persona de vuestro equipo. Si algún archivo sale borroso o no coincide con lo solicitado, el sistema os indicará el motivo para que podáis subir otro al momento. Además, podéis entrar al enlace tantas veces como necesitéis. Para llegar a tiempo con todo listo, os agradeceríamos que nos lo enviaseis antes del [date]. Muchas gracias, [Your name] [Agency name]
Preguntas frecuentes
¿Qué debe incluir un checklist de onboarding para clientes de agencia?
El contrato y el acuerdo de confidencialidad (NDA) firmados, el briefing cumplimentado, el manual de marca, los archivos del logotipo, las fotos y textos actuales, los informes de rendimiento recientes y las licencias de recursos. También conviene incluir los datos de facturación o la orden de compra si el cliente la necesita para tramitar los pagos. Adapta siempre la lista a los servicios que prestes.
¿Qué documentos debe firmar un cliente antes de que la agencia empiece a trabajar?
Como mínimo, un contrato o propuesta de servicios que detalle el alcance, los entregables y las condiciones de pago. Muchas agencias solicitan también un acuerdo de confidencialidad antes de que el cliente comparta información sensible. DocAsker verifica que todos los campos de firma estén cumplimentados al subir el archivo.
¿Cómo conseguir que los clientes envíen logotipos en el formato adecuado?
Pide formatos concretos en la propia solicitud, como un PNG con fondo transparente o el PDF vectorial original del diseñador. Incluye una imagen de ejemplo en el requisito del checklist. DocAsker detecta automáticamente si una imagen está borrosa o cortada para que el cliente pueda adjuntar una versión correcta en el acto.
¿Conviene pedir las contraseñas del cliente durante el onboarding?
No, nunca a través de una solicitud de documentos. Lo ideal es pedir al cliente que invite a tu equipo a cada plataforma o que comparta el acceso mediante un gestor de contraseñas. Reserva el enlace de onboarding exclusivamente para archivos y documentación.
¿Los clientes necesitan crearse una cuenta para enviar los archivos?
No. El enlace de DocAsker se abre desde cualquier móvil u ordenador sin necesidad de registrarse, recordar contraseñas ni descargar aplicaciones. Los clientes pueden subir archivos, sacar fotos directamente con la cámara y volver al mismo enlace más tarde para completar los puntos pendientes.
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Enviar esta checklist con DocAsker
DocAsker envía esta checklist en un solo enlace, revisa cada documento nada más subirlo y envía recordatorios automáticos al cliente hasta completarla.