Checklist per l'onboarding dei clienti d'agenzia
Questa checklist per l'onboarding raccoglie tutti i file necessari a un'agenzia creativa o di marketing prima di iniziare i lavori: contratto e NDA firmati, brief compilato, brand guidelines, loghi, foto, testi attuali del sito, report sulle performance passate e licenze dei materiali. DocAsker invia l'intera lista con un solo link e verifica automaticamente ogni caricamento per qualità, tipo di documento, date, firme e pagine mancanti.
File e documenti da richiedere a un nuovo cliente d'agenzia
Agenzie di marketing, design e comunicazione che hanno appena chiuso un contratto con un nuovo cliente, da usare prima del kickoff meeting.
- 01
Contratto firmato o preventivo approvato
Il contratto definisce ambito di lavoro, deliverable, tempistiche e condizioni di pagamento. Chiedi al cliente di firmare e restituire ogni singola pagina della versione inviata.
Formato: PDF firmato o scansione/foto nitida di ogni pagina firmata
Verifiche automatiche di DocAsker: DocAsker verifica che i campi della firma siano compilati e che siano presenti tutte le pagine.
- 02
Accordo di riservatezza (NDA) firmato
L'NDA tutela strategie, dati e prodotti non ancora lanciati che il cliente condividerà con il team. Richiedi l'accordo firmato prima che ti invii qualsiasi informazione riservata.
Formato: PDF firmato
Verifiche automatiche di DocAsker: DocAsker verifica che i campi della firma sull'accordo siano effettivamente compilati.
- 03
Questionario di onboarding o brief compilato
Il brief fissa obiettivi, target, competitor e referenti per le approvazioni con le parole stesse del cliente. Invia il questionario in formato Word e chiedigli di compilare ogni sezione.
Formato: Word o PDF
Verifiche automatiche di DocAsker: DocAsker verifica che il file corrisponda al questionario compilato e non a un documento vuoto o errato.
- 04
Brand guidelines (Manuale di identità visiva)
Le brand guidelines stabiliscono le regole sull'uso del logo, la palette colori, i font e il tone of voice. Richiedi la versione integrale più recente, non un semplice riassunto di una pagina.
Formato: PDF
Verifiche automatiche di DocAsker: DocAsker controlla che il file sia effettivamente un manuale di brand identity e che non manchi nessuna pagina.
- 05
File del logo in alta risoluzione
Servono file del logo puliti e utilizzabili su qualsiasi sfondo e layout. Richiedi il logo principale e le versioni alternative in formato PNG su fondo trasparente o in file vettoriale/PDF esportato dal grafico.
Formato: PNG o PDF
Verifiche automatiche di DocAsker: DocAsker controlla che ogni file sia nitido e non risulti tagliato ai bordi.
- 06
Foto dei prodotti e ritratti del team
Avere foto già pronte fa risparmiare uno shooting e garantisce coerenza visiva. Richiedi i file originali a piena risoluzione, non immagini scaricate dal sito o dai social.
Formato: JPG, PNG o HEIC
Verifiche automatiche di DocAsker: DocAsker verifica che ogni foto sia nitida, senza riflessi fastidiosi e non tagliata.
- 07
Testi attuali del sito web
I testi attuali permettono di capire il tone of voice già adottato e cosa mantenere invariato. Richiedi i testi aggiornati di ogni pagina strategica in formato Word.
Formato: Word
Verifiche automatiche di DocAsker: DocAsker controlla che il file sia un documento di testo con i contenuti richiesti.
- 08
Report di marketing degli ultimi 6 mesi
I dati storici servono da benchmark per misurare i risultati del nuovo lavoro. Richiedi le esportazioni dalle piattaforme di analytics, advertising o email marketing relative agli ultimi 6 mesi.
Formato: Esportazione in Excel o PDF
Verifiche automatiche di DocAsker: DocAsker verifica che ogni report copra effettivamente i 6 mesi richiesti.
- 09
Licenze per immagini stock e font
Le licenze confermano che puoi riutilizzare immagini e font già in possesso del cliente. Richiedi il certificato di licenza o la ricevuta d'acquisto per ogni risorsa a pagamento.
Formato: PDF
Verifiche automatiche di DocAsker: DocAsker controlla che il file sia un effettivo documento di licenza e non una fattura non correlata.
- 10
Dati di fatturazione e ordine d'acquisto (PO)
Molte aziende non possono liquidare una fattura senza il numero d'ordine d'acquisto (PO) e il contatto amministrativo corretto. Richiedi il documento d'ordine e la scheda con i dati di fatturazione.
Formato: PDF
Verifiche automatiche di DocAsker: DocAsker verifica che il file sia un ordine d'acquisto valido e che la data rientri nel periodo contrattuale previsto.
Questa checklist è una base di partenza. I requisiti possono variare in base a Paese, normative o caso specifico: verifica sempre l'elenco prima dell'invio.
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- PDF firmato o scansione/foto nitida di ogni pagina firmata
- PDF firmato
- Word o PDF
- PDF
- PNG o PDF
- JPG, PNG o HEIC
- Word
- Esportazione in Excel o PDF
- PDF
- PDF
Subject: Required documents for Checklist per l'onboarding dei clienti d'agenzia — [Your Firm Name] Hi [Client Name], To complete your onboarding without back-and-forth emails, please prepare and upload the following 10 documents: 1. Contratto firmato o preventivo approvato (PDF firmato o scansione/foto nitida di ogni pagina firmata) • Check: DocAsker verifica che i campi della firma siano compilati e che siano presenti tutte le pagine. 2. Accordo di riservatezza (NDA) firmato (PDF firmato) • Check: DocAsker verifica che i campi della firma sull'accordo siano effettivamente compilati. 3. Questionario di onboarding o brief compilato (Word o PDF) • Check: DocAsker verifica che il file corrisponda al questionario compilato e non a un documento vuoto o errato. 4. Brand guidelines (Manuale di identità visiva) (PDF) • Check: DocAsker controlla che il file sia effettivamente un manuale di brand identity e che non manchi nessuna pagina. 5. File del logo in alta risoluzione (PNG o PDF) • Check: DocAsker controlla che ogni file sia nitido e non risulti tagliato ai bordi. 6. Foto dei prodotti e ritratti del team (JPG, PNG o HEIC) • Check: DocAsker verifica che ogni foto sia nitida, senza riflessi fastidiosi e non tagliata. 7. Testi attuali del sito web (Word) • Check: DocAsker controlla che il file sia un documento di testo con i contenuti richiesti. 8. Report di marketing degli ultimi 6 mesi (Esportazione in Excel o PDF) • Check: DocAsker verifica che ogni report copra effettivamente i 6 mesi richiesti. 9. Licenze per immagini stock e font (PDF) • Check: DocAsker controlla che il file sia un effettivo documento di licenza e non una fattura non correlata. 10. Dati di fatturazione e ordine d'acquisto (PO) (PDF) • Check: DocAsker verifica che il file sia un ordine d'acquisto valido e che la data rientri nel periodo contrattuale previsto. Upload portal & interactive checklist: https://docasker.com/it/templates/agency-client-onboarding-checklist Best regards, [Your Firm Name]
Consigli pratici per l'onboarding dei clienti in agenzia
Non richiedere password tramite un modulo di upload documenti
Fatti assegnare gli accessi tramite un password manager o chiedi al cliente di invitare il tuo team direttamente sulle singole piattaforme. Il link di raccolta serve per i file, non per le credenziali di accesso.
Specifica con esattezza i formati del logo che ti servono
I clienti tendono a inviare loghi minuscoli salvati direttamente dal sito. Specifica chiaramente estensioni e varianti nelle istruzioni della richiesta, e inserisci l'esempio di un file corretto per guidarli nella scelta.
Raccogli tutti i materiali prima della riunione di kickoff
Invia il link di onboarding appena firmato il contratto. Imposta dei promemoria per ricevere i file prima del kickoff: potrete così dedicare la riunione alle decisioni strategiche invece di rincorrere il materiale mancante.
Archivia le risorse direttamente negli strumenti del tuo team
Sui piani Pro e Firm, i file approvati possono essere salvati in automatico su Google Drive, Dropbox o OneDrive, rinominati secondo una struttura precisa. I designer troveranno logo e linee guida nella cartella del cliente senza dover chiedere nulla.
Modello email per richiedere i materiali di onboarding a un nuovo cliente
Documenti e materiali necessari prima del nostro kickoff, [Client name]
Gentile [Client name], Non vediamo l'ora di iniziare a lavorare insieme. Per prepararci al meglio alla riunione di kickoff del [date], abbiamo bisogno di alcuni materiali da parte del vostro team, tra cui il contratto firmato, le brand guidelines, i file del logo e gli ultimi report di marketing. Potete caricare tutto direttamente tramite questo link sicuro: [link] Non serve creare alcun account né inserire password. Il link è accessibile da qualsiasi smartphone o computer e può essere utilizzato da chiunque nel vostro team. Se un file dovesse risultare illeggibile o non corretto, la piattaforma vi segnalerà subito il problema consentendovi di ricaricarlo al volo. Potete accedere al link in qualsiasi momento per completare l'invio. Per procedere nei tempi previsti, l'ideale sarebbe ricevere tutti i materiali entro il [date]. Grazie e a presto, [Your name] [Agency name]
Domande frequenti
Cosa deve includere una checklist di onboarding per clienti d'agenzia?
Contratto e NDA firmati, brief dettagliato, linee guida del brand, loghi in alta risoluzione, foto e testi esistenti, report recenti sulle performance ed eventuali licenze d'uso di font e immagini. Aggiungi i dati di fatturazione o l'ordine d'acquisto se l'amministrazione del cliente lo richiede per autorizzare i pagamenti. Puoi adattare l'elenco in base ai servizi offerti.
Quali documenti deve firmare il cliente prima dell'avvio delle attività?
Come minimo un contratto o preventivo dettagliato che definisca ambito di lavoro, deliverable e condizioni di pagamento. Molte agenzie richiedono anche un accordo di riservatezza (NDA) prima di accedere a informazioni confidenziali. DocAsker controlla in automatico la presenza delle firme necessarie al momento del caricamento.
Come faccio a ricevere loghi utilizzabili e ad alta risoluzione?
Indica chiaramente i formati richiesti, come PNG con sfondo trasparente o file vettoriali/PDF forniti dal grafico originario. Puoi allegare un esempio del file corretto nella richiesta. DocAsker segnala all'istante al cliente se un'immagine risulta sgranata o tagliata, così da riceverne subito una migliore.
È opportuno richiedere le password del cliente durante l'onboarding?
No, non tramite una richiesta documentale. Chiedi al cliente di invitare gli account del tuo team sulle singole piattaforme o di condividere gli accessi tramite un gestore di password sicuro. Utilizza il link di onboarding unicamente per file e documenti.
I clienti devono creare un account per inviare i file?
No. Il link di DocAsker si apre da qualsiasi browser, su smartphone o computer, senza dover registrare account, inserire password o installare app. I clienti possono caricare file, scattare foto dei documenti e riprendere il caricamento in un secondo momento.
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DocAsker invia la checklist tramite un unico link, verifica ogni file appena viene caricato e sollecita il cliente in automatico fino al completamento.