Checklist per l'onboarding dei clienti di contabilità
Questa checklist per l'onboarding raccoglie tutti i documenti necessari per avviare la gestione di un nuovo cliente: lettera d'incarico firmata, documenti d'identità e attestazione di residenza dei titolari, visura camerale o atti societari, dichiarazioni fiscali e bilanci precedenti, oltre agli estratti conto bancari, delle carte di credito e ai prospetti paga recenti. DocAsker invia l'intera lista tramite un unico link sicuro e controlla automaticamente ogni file caricato per verificare qualità, tipo di documento, date, firme ed eventuali pagine mancanti.
I documenti da richiedere a un nuovo cliente di contabilità
Pensata per commercialisti, studi associati e società di contabilità che acquisiscono un nuovo cliente business, da utilizzare prima della prima chiusura mensile o scadenza fiscale.
- 01
Lettera d'incarico professionale firmata
La lettera d'incarico stabilisce ambito operativo, compensi e rispettive responsabilità prima di iniziare. Chiedi al cliente di firmare e restituire il documento completo di ogni pagina.
Formato: PDF firmato o foto nitida di ciascuna pagina siglata
Verifiche automatiche di DocAsker: DocAsker verifica che i campi firma siano compilati e che siano presenti tutte le pagine del documento.
- 02
Documento d'identità di ciascun titolare o amministratore
Indispensabile per gli adempimenti di adeguata verifica della clientela (KYC/antiriciclaggio). Richiedi passaporto, carta d'identità o patente in corso di validità.
Formato: Foto o PDF
Verifiche automatiche di DocAsker: DocAsker verifica che la foto sia a fuoco, priva di riflessi, non tagliata e che il documento non sia scaduto.
- 03
Attestazione di residenza o domicilio di ciascun titolare o amministratore
Un riscontro recente dell'indirizzo completa l'identificazione di chi guida l'impresa. Richiedi una bolletta di un'utenza, un estratto conto o una comunicazione ufficiale emessa negli ultimi 3 mesi.
Formato: PDF o foto
Verifiche automatiche di DocAsker: DocAsker verifica che il file rientri tra le prove di residenza accettate e che la data di emissione non superi i 3 mesi.
- 04
Documenti societari e di iscrizione al registro delle imprese
Confermano ragione sociale, forma giuridica, codice fiscale/partita IVA e poteri di rappresentanza. Richiedi la visura camerale aggiornata e, per le società, l'atto costitutivo o statuto vigente.
Formato: PDF
Verifiche automatiche di DocAsker: DocAsker verifica la corrispondenza del documento richiesto e controlla che i file multipagina includano tutte le pagine.
- 05
Delega per l'accesso ai servizi dell'Agenzia delle Entrate (o intermediario fiscale)
Necessaria per operare nei cassetti fiscali e rappresentare il cliente presso l'amministrazione finanziaria. Invia il modulo di delega precompilato e chiedi al cliente di firmarlo.
Formato: PDF firmato
Verifiche automatiche di DocAsker: DocAsker verifica la presenza delle firme nei campi appositi del modulo.
- 06
Dichiarazioni dei redditi degli ultimi 2 anni fiscali
Le dichiarazioni precedenti mostrano perdite pregresse, piani di ammortamento e opzioni contabili da gestire in continuità. Richiedi i modelli completi di tutte le ricevute e i quadri accessori.
Formato: PDF
Verifiche automatiche di DocAsker: DocAsker verifica che i file coprano i 2 periodi d'imposta richiesti e che non manchino quadri o allegati.
- 07
Bilancio di esercizio dell'ultimo anno
Lo stato patrimoniale e il conto economico dell'ultimo esercizio chiuso forniscono i saldi iniziali di riapertura. Richiedi la versione definitiva depositata o firmata, non una bozza.
Formato: PDF o Excel
Verifiche automatiche di DocAsker: DocAsker controlla che il documento faccia riferimento all'esercizio corretto e che sia completo in ogni sua pagina.
- 08
Estratti conto bancari degli ultimi 3 mesi
Gli estratti conto recenti servono a riconciliare i saldi iniziali e comprendere la normale operatività aziendale. Richiedi i documenti scaricati direttamente dall'home banking per ciascun conto aziendale.
Formato: PDF scaricato dall'home banking
Verifiche automatiche di DocAsker: DocAsker controlla che gli estratti conto coprano il trimestre richiesto e che non manchi alcuna pagina.
- 09
Estratti conto delle carte di credito degli ultimi 3 mesi
Le spese su carta aziendale sfuggono spesso alla contabilità finché non vengono sollecitate. Chiedi i rendiconti di tutte le carte usate per l'attività, incluse quelle intestate ai soci.
Formato: PDF scaricato dall'home banking
Verifiche automatiche di DocAsker: DocAsker verifica che il file copra il periodo indicato e che sia un estratto conto ufficiale, non uno scontrino o uno screenshot.
- 10
Riepilogo del costo del lavoro e cedolini da inizio anno (YTD)
Il prospetto paghe mostra organico, retribuzioni lorde, contributi, ritenute e versamenti già effettuati nell'anno in corso. Richiedi il report cumulativo del software paghe e l'ultimo flusso inviato (es. UniEmens).
Formato: PDF o esportazione Excel
Verifiche automatiche di DocAsker: DocAsker verifica che il documento sia effettivamente un riepilogo paghe e che sia aggiornato a una data recente.
Questa checklist è una base di partenza. I requisiti possono variare in base a Paese, normative o caso specifico: verifica sempre l'elenco prima dell'invio.
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- PDF firmato o foto nitida di ciascuna pagina siglata
- Foto o PDF
- PDF o foto
- PDF
- PDF firmato
- PDF
- PDF o Excel
- PDF scaricato dall'home banking
- PDF scaricato dall'home banking
- PDF o esportazione Excel
Subject: Required documents for Checklist per l'onboarding dei clienti di contabilità — [Your Firm Name] Hi [Client Name], To complete your onboarding without back-and-forth emails, please prepare and upload the following 10 documents: 1. Lettera d'incarico professionale firmata (PDF firmato o foto nitida di ciascuna pagina siglata) • Check: DocAsker verifica che i campi firma siano compilati e che siano presenti tutte le pagine del documento. 2. Documento d'identità di ciascun titolare o amministratore (Foto o PDF) • Check: DocAsker verifica che la foto sia a fuoco, priva di riflessi, non tagliata e che il documento non sia scaduto. 3. Attestazione di residenza o domicilio di ciascun titolare o amministratore (PDF o foto) • Check: DocAsker verifica che il file rientri tra le prove di residenza accettate e che la data di emissione non superi i 3 mesi. 4. Documenti societari e di iscrizione al registro delle imprese (PDF) • Check: DocAsker verifica la corrispondenza del documento richiesto e controlla che i file multipagina includano tutte le pagine. 5. Delega per l'accesso ai servizi dell'Agenzia delle Entrate (o intermediario fiscale) (PDF firmato) • Check: DocAsker verifica la presenza delle firme nei campi appositi del modulo. 6. Dichiarazioni dei redditi degli ultimi 2 anni fiscali (PDF) • Check: DocAsker verifica che i file coprano i 2 periodi d'imposta richiesti e che non manchino quadri o allegati. 7. Bilancio di esercizio dell'ultimo anno (PDF o Excel) • Check: DocAsker controlla che il documento faccia riferimento all'esercizio corretto e che sia completo in ogni sua pagina. 8. Estratti conto bancari degli ultimi 3 mesi (PDF scaricato dall'home banking) • Check: DocAsker controlla che gli estratti conto coprano il trimestre richiesto e che non manchi alcuna pagina. 9. Estratti conto delle carte di credito degli ultimi 3 mesi (PDF scaricato dall'home banking) • Check: DocAsker verifica che il file copra il periodo indicato e che sia un estratto conto ufficiale, non uno scontrino o uno screenshot. 10. Riepilogo del costo del lavoro e cedolini da inizio anno (YTD) (PDF o esportazione Excel) • Check: DocAsker verifica che il documento sia effettivamente un riepilogo paghe e che sia aggiornato a una data recente. Upload portal & interactive checklist: https://docasker.com/it/templates/accounting-client-onboarding-checklist Best regards, [Your Firm Name]
Consigli pratici per la raccolta documenti dai nuovi clienti
Richiedi sempre gli estratti conto ufficiali dall'home banking
I PDF scaricati dalla banca sono completi, leggibili e coprono l'intero mese contabile. Gli screenshot da smartphone spesso tagliano intestazioni, date e saldi. Specificalo chiaramente nelle istruzioni per evitare rimbalzi.
Crea una richiesta separata per ogni ragione sociale
Se il cliente gestisce più società, invia un link dedicato per ciascuna. I documenti rimarranno ordinati e rinominati sotto l'anagrafica corretta, e i solleciti automatici indicheranno solo i file mancanti per quella specifica azienda.
Metti la lettera d'incarico in cima alla lista
I clienti tendono a compilare le liste partendo dall'alto. Posizionare prima la lettera d'incarico e la delega fiscale ti permette di attivare l'accesso ai cassetti fiscali e avviare il lavoro mentre il cliente raccoglie il resto.
Invia la richiesta non appena firmata la proposta
Condividi il link di onboarding non appena il cliente accetta il preventivo, senza aspettare la prima scadenza utile. Imposta solleciti automatici distanziati di qualche giorno per dare il tempo di recuperare bilanci ed estratti conto passati.
Modello di email per richiedere i documenti di onboarding
Documenti necessari per l'apertura della tua posizione con [Firm name]
Gentile [Client name], grazie per aver scelto [Firm name]. Per avviare formalmente l'incarico, abbiamo bisogno di alcuni documenti, tra cui la lettera d'incarico firmata, i documenti d'identità dei titolari, le dichiarazioni dei redditi degli ultimi 2 anni e gli estratti conto bancari degli ultimi 3 mesi. Puoi caricare tutto direttamente tramite questo link sicuro: [link] Non serve creare un account né inserire password. Il link si apre facilmente da smartphone o computer: puoi scattare foto dei documenti cartacei o caricare direttamente i file digitali. Se un documento dovesse risultare illeggibile o incompleto, il sistema ti indicherà subito il motivo per ricaricarlo al volo. Puoi interrompere e riprendere il caricamento dallo stesso link in qualsiasi momento. Ti chiediamo di inviare il tutto entro il [date] per consentirci di iniziare puntualmente con la gestione contabile. Cordiali saluti, [Your name] [Firm name]
Domande frequenti
Quali documenti servono per l'onboarding di un nuovo cliente di contabilità?
La base di partenza comprende la lettera d'incarico firmata, documento d'identità e prova di indirizzo dei titolari, oltre alla visura o agli atti societari. A questi vanno aggiunte le dichiarazioni fiscali precedenti, l'ultimo bilancio chiuso e la documentazione recente di banca, carte di credito e paghe. Questa checklist copre tutti questi aspetti ed è completamente personalizzabile.
Quanti mesi di estratti conto conviene richiedere a un nuovo cliente?
Tre mesi rappresentano lo standard ideale per avviare una gestione ordinaria. Se devi svolgere un recupero contabile pregresso o chiudere un bilancio annuale, richiedi tutti i mesi compresi nel periodo da lavorare. Con DocAsker puoi definire l'intervallo temporale per ciascuna voce e il sistema controllerà la coerenza delle date caricate.
È davvero indispensabile chiedere le dichiarazioni dei redditi degli anni precedenti?
Sì, assolutamente. I modelli fiscali precedenti contengono dati critici come perdite pregresse da compensare, schede dei beni ammortizzabili, crediti d'imposta residui e opzioni contabili vincolanti. Due anni costituiscono il minimo indispensabile, ed è fondamentale richiederli completi di tutte le ricevute di trasmissione.
I clienti devono registrarsi per caricare i documenti?
No. DocAsker genera un link unico e sicuro che si apre da qualsiasi browser, sia da telefono che da PC, senza richiedere registrazioni, credenziali o download di app. I clienti possono scattare foto o trascinare file, con la possibilità di riprendere la compilazione in un secondo momento.
Posso adattare questa checklist alle esigenze specifiche del mio studio?
Certamente. Puoi partire da questo modello pronto all'uso e aggiungere, togliere o rinominare ogni voce. Per ciascun documento puoi personalizzare le istruzioni, inserire esempi pratici e attivare controlli automatici mirati (come intervalli di date specifici o verifica della firma).
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