Checklist des documents KYC pour l'onboarding client en cabinet d'avocats
Cette checklist rassemble les pièces habituellement requises par les cabinets d'avocats à l'ouverture d'un dossier : pièce d'identité officielle, justificatif de domicile, extrait d'immatriculation et statuts, identification des bénéficiaires effectifs (UBO), justificatifs d'origine des fonds et pouvoirs de signature. DocAsker regroupe l'ensemble sous un lien unique et contrôle chaque document déposé (lisibilité, typologie, date de validité, signature et exhaustivité des pages). Les obligations variant selon les juridictions, les ordres professionnels et le profil de risque, ajustez cette sélection à vos procédures internes.
Pièces à collecter pour vos contrôles KYC et LCB-FT
Destiné aux cabinets d'avocats et aux équipes conformité lors de l'ouverture d'un nouveau dossier ou de l'entrée en relation d'affaires, préalablement à toute prestation et à tout encaissement de fonds.
- 01
Pièce d'identité officielle avec photo
Permet de vérifier l'identité d'un client personne physique ou du signataire habilité pour une personne morale. Demandez un passeport, une carte nationale d'identité ou un permis de conduire en cours de validité (recto-verso pour les formats carte).
Format: Photo ou PDF
Contrôles DocAsker: DocAsker s'assure que l'image est nette, sans reflets ni cadrage tronqué, et que le document n'est pas expiré.
- 02
Justificatif de domicile récent
Atteste de l'adresse de résidence principale de la personne, indépendamment de l'adresse figurant sur sa pièce d'identité. Demandez une facture d'énergie ou de box internet, un avis d'imposition ou un relevé de compte bancaire datant de moins de 3 mois.
Format: PDF ou photo
Contrôles DocAsker: DocAsker vérifie qu'il s'agit bien d'une pièce acceptée et que sa date d'émission remonte à moins de 3 mois.
- 03
Certificat d'immatriculation ou statuts constitutifs
Pour une personne morale, ce document atteste de la dénomination exacte, du numéro d'immatriculation et de la date de création. Demandez l'extrait délivré par le registre du commerce compétent ou les statuts certifiés conformes.
Format: PDF
Contrôles DocAsker: DocAsker s'assure que le document déposé correspond bien à un acte d'immatriculation officiel et non à une autre pièce sociale.
- 04
Extrait du registre du commerce récent (extrait Kbis)
Un extrait à jour précise l'adresse du siège social, les dirigeants en fonction et la situation juridique de l'entreprise. Privilégiez un extrait datant de moins de 3 mois, ou conforme au délai fixé par vos règles internes.
Format: PDF du registre (ex. Infogreffe / RNE)
Contrôles DocAsker: DocAsker contrôle que la date de délivrance respecte le délai configuré et que l'ensemble des feuillets est présent.
- 05
Organigramme capitalistique et registre des bénéficiaires effectifs (RBE)
Indispensable pour identifier les personnes physiques qui détiennent ou contrôlent la structure en dernier ressort (généralement toute détention supérieure à 25 %). Demandez un schéma retraçant chaque niveau de détention ainsi que la déclaration officielle des bénéficiaires effectifs.
Format: PDF
Contrôles DocAsker: DocAsker s'assure de la nature des pièces déposées et vérifie qu'aucune page ne manque sur les documents multipages.
- 06
Pièce d'identité et justificatif de domicile pour chaque bénéficiaire effectif
Chaque bénéficiaire effectif fait en règle générale l'objet des mêmes vérifications d'identité qu'un client particulier. Créez une demande distincte d'identité et de justificatif de domicile par personne afin de ne rien omettre.
Format: Photo ou PDF
Contrôles DocAsker: DocAsker vérifie la clarté et la validité de chaque pièce d'identité ainsi que l'antériorité de moins de 3 mois des justificatifs de domicile.
- 07
Justificatifs de provenance des fonds
Permet de tracer l'origine exacte des capitaux affectés à l'opération ou au dossier. Demandez les relevés bancaires constatant les fonds ainsi que le document justificatif sous-jacent (acte de cession, contrat de prêt, bulletins de paie, etc.).
Format: PDF issu de l'espace bancaire en ligne
Contrôles DocAsker: DocAsker s'assure que les relevés couvrent l'intégralité de la période paramétrée et qu'aucun feuillet n'est absent.
- 08
Déclaration sur l'honneur d'origine du patrimoine signée
Requise pour les profils à risque plus élevé, cette déclaration retrace l'origine globale du patrimoine du client. Invitez ce dernier à remplir et signer votre formulaire dédié, pièces justificatives à l'appui.
Format: PDF signé
Contrôles DocAsker: DocAsker détecte la complétion effective des zones de signature sur la déclaration.
- 09
Procès-verbal de délégation ou procuration
Ce document atteste de la capacité juridique de votre interlocuteur à engager la société ou la personne physique représentée. Demandez un extrait de délibération d'assemblée, un procès-verbal d'organe de direction ou un pouvoir de représentation en cours de validité.
Format: PDF signé
Contrôles DocAsker: DocAsker confirme la présence de la signature et s'assure que le document est complet de bout en bout.
- 10
Convention d'honoraires ou lettre de mission signée
La convention d'honoraires fixe le périmètre d'intervention, les conditions tarifaires et les modalités d'exécution du mandat. Demandez au client de la parapher, signer et renvoyer dans son intégralité.
Format: PDF signé ou photo de chaque page signée
Contrôles DocAsker: DocAsker vérifie que les mentions de signature sont bien apposées et que l'intégralité des pages de la convention a été transmise.
Cette checklist sert de base de travail. Les exigences variant selon le pays, l'administration ou la situation, veillez à vérifier la liste requise avant l'envoi.
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- Photo ou PDF
- PDF ou photo
- PDF
- PDF du registre (ex. Infogreffe / RNE)
- PDF
- Photo ou PDF
- PDF issu de l'espace bancaire en ligne
- PDF signé
- PDF signé
- PDF signé ou photo de chaque page signée
Subject: Required documents for Checklist des documents KYC pour l'onboarding client en cabinet d'avocats — [Your Firm Name] Hi [Client Name], To complete your onboarding without back-and-forth emails, please prepare and upload the following 10 documents: 1. Pièce d'identité officielle avec photo (Photo ou PDF) • Check: DocAsker s'assure que l'image est nette, sans reflets ni cadrage tronqué, et que le document n'est pas expiré. 2. Justificatif de domicile récent (PDF ou photo) • Check: DocAsker vérifie qu'il s'agit bien d'une pièce acceptée et que sa date d'émission remonte à moins de 3 mois. 3. Certificat d'immatriculation ou statuts constitutifs (PDF) • Check: DocAsker s'assure que le document déposé correspond bien à un acte d'immatriculation officiel et non à une autre pièce sociale. 4. Extrait du registre du commerce récent (extrait Kbis) (PDF du registre (ex. Infogreffe / RNE)) • Check: DocAsker contrôle que la date de délivrance respecte le délai configuré et que l'ensemble des feuillets est présent. 5. Organigramme capitalistique et registre des bénéficiaires effectifs (RBE) (PDF) • Check: DocAsker s'assure de la nature des pièces déposées et vérifie qu'aucune page ne manque sur les documents multipages. 6. Pièce d'identité et justificatif de domicile pour chaque bénéficiaire effectif (Photo ou PDF) • Check: DocAsker vérifie la clarté et la validité de chaque pièce d'identité ainsi que l'antériorité de moins de 3 mois des justificatifs de domicile. 7. Justificatifs de provenance des fonds (PDF issu de l'espace bancaire en ligne) • Check: DocAsker s'assure que les relevés couvrent l'intégralité de la période paramétrée et qu'aucun feuillet n'est absent. 8. Déclaration sur l'honneur d'origine du patrimoine signée (PDF signé) • Check: DocAsker détecte la complétion effective des zones de signature sur la déclaration. 9. Procès-verbal de délégation ou procuration (PDF signé) • Check: DocAsker confirme la présence de la signature et s'assure que le document est complet de bout en bout. 10. Convention d'honoraires ou lettre de mission signée (PDF signé ou photo de chaque page signée) • Check: DocAsker vérifie que les mentions de signature sont bien apposées et que l'intégralité des pages de la convention a été transmise. Upload portal & interactive checklist: https://docasker.com/fr/templates/kyc-document-checklist Best regards, [Your Firm Name]
Bonnes pratiques pour collecter vos pièces KYC auprès de vos clients
Adaptez les exigences au niveau de risque du dossier
Une personne physique résidente et une société dotée d'un actionnariat transfrontalier complexe ne requièrent pas les mêmes diligences. Structurez un parcours standard et un parcours renforcé pour les dossiers sensibles, et ne sollicitez l'origine du patrimoine que si l'analyse des risques l'exige.
Exigez les justificatifs en amont de toute diligence
Transmettez votre lien de collecte dès l'envoi de la convention d'honoraires, avant d'engager le travail de fond. La réglementation déontologique et prudentielle impose généralement d'avoir levé les doutes d'identification avant tout encaissement ou acte juridique : anticiper évite tout point de blocage ultérieur.
Configurez des règles de validation claires par document
Intégrez vos critères de conformité directement dans la checklist : titre d'identité non expiré, justificatif de moins de 3 mois. DocAsker confronte chaque import à ces paramètres et notifie immédiatement le client du motif en cas de rejet.
Conservez une piste d'audit opposable
Chaque versement, validation ou téléchargement fait l'objet d'un horodatage dans DocAsker. Les fichiers sont automatiquement renommés selon une nomenclature homogène, facilitant la justification de vos diligences en cas de contrôle ordinal ou réglementaire.
Modèle d'e-mail de demande de pièces KYC
Pièces justificatives d'identité requises pour l'ouverture de votre dossier auprès de [Firm name]
Bonjour [Client name], Préalablement à l'ouverture de votre dossier et au démarrage de nos travaux, les obligations légales qui nous incombent nous imposent de vérifier votre identité ainsi que, pour les personnes morales, la structure de propriété et de direction de l'entreprise. Nous vous remercions de bien vouloir déposer les justificatifs requis via cet espace sécurisé d'ici le [date] : [link] Aucune création de compte ni mot de passe n'est nécessaire. Ce lien est accessible indifféremment sur smartphone ou ordinateur ; vous pouvez prendre vos documents directement en photo ou importer vos fichiers. Chaque pièce est vérifiée dès son envoi. Si un document s'avère expiré ou incomplet, le motif vous est aussitôt précisé pour vous permettre de téléverser le bon justificatif sans délai. Vos documents font l'objet d'un chiffrement sécurisé et sont réservés à l'usage exclusif de notre équipe. Nous restons à votre entière disposition pour tout renseignement complémentaire. Bien cordialement, [Your name] [Firm name]
Questions fréquentes
Quelles sont les pièces justificatives indispensables pour le KYC en cabinet d'avocats ?
Pour une personne physique, il s'agit principalement d'un titre d'identité et d'un justificatif de domicile récents. Pour une personne morale, il convient d'y ajouter l'extrait d'immatriculation (Kbis ou équivalent), les statuts, l'organigramme de détention, l'état des bénéficiaires effectifs ainsi que l'identité de chacun d'eux. De nombreux dossiers requièrent également la justification de l'origine des fonds et les pouvoirs de signature. Les exigences précises dépendant du pays, des règles déontologiques et du niveau de risque, référez-vous à vos procédures internes de conformité.
Quels documents sont admis comme justificatifs de domicile pour les obligations KYC ?
Sont généralement admis les factures d'électricité, de gaz, d'eau ou de box internet, les derniers avis d'imposition ou les attestations bancaires mentionnant les nom, prénom et adresse personnelle du client, datés de moins de 3 mois. Les factures de téléphonie mobile ou les domiciliations en boîte postale sont la plupart du temps refusées. Vérifiez les critères retenus par votre politique interne.
Comment définit-on un bénéficiaire effectif ?
Il s'agit en règle générale de toute personne physique détenant, directement ou indirectement, plus de 25 % du capital ou des droits de vote de la société, ou exerçant un pouvoir de contrôle équivalent sur ses organes de gestion. Les seuils et modalités d'appréciation peuvent varier selon les juridictions et les formes sociales : sollicitez vos référents conformité pour valider les règles applicables.
Combien de temps un cabinet d'avocats doit-il conserver les pièces KYC ?
La durée varie selon les législations. Dans le cadre de la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme (LCB-FT), la réglementation impose couramment un archivage d'au moins 5 ans à compter de la clôture des relations d'affaires. Vérifiez les dispositions en vigueur dans votre juridiction. Avec DocAsker, vous définissez librement vos durées d'archivage et gardez la possibilité de supprimer une demande et ses fichiers à tout moment.
DocAsker réalise-t-il directement la vérification d'identité des clients ?
Non. DocAsker automatise la collecte des pièces KYC et procède à des contrôles techniques sur chaque document importé (qualité visuelle, typologie de fichier, date de validité, présence de signatures et complétude des pages). La solution ne réalise ni vérification d'identité biométrique, ni criblage des listes de sanctions, ni filtrage des personnes politiquement exposées (PPE). Il appartient à vos équipes d'examiner les pièces et de finaliser ces contrôles réglementaires.
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