Checklist des documents d'embauche
Cette checklist rassemble les pièces qu'une équipe RH collecte habituellement avant le premier jour : contrat signé, pièce d'identité avec photo, justificatif du droit de travailler, numéro de sécurité sociale, RIB pour la paie, diplômes et règlements paraphés. DocAsker centralise cette collecte via un lien unique et vérifie automatiquement la netteté, le type de document, la date de validité, les signatures et les pages manquantes. Les exigences légales variant d'un pays à l'autre, adaptez votre liste à vos obligations locales.
Documents à demander au nouvel arrivant
Conçue pour les équipes RH et People Ops, cette checklist s'envoie dès qu'un candidat valide son offre afin que son dossier soit complet avant son arrivée.
- 01
Contrat de travail signé ou promesse d'embauche
Le contrat paraphé confirme le poste, la date de début, la rémunération et les conditions d'embauche. Demandez au nouveau salarié de signer et renvoyer l'intégralité des pages du document transmis.
Format: PDF signé ou photo de chaque page paraphée
Contrôles DocAsker: DocAsker s'assure que les zones de signature sont bien remplies et qu'aucune page du contrat ne manque.
- 02
Pièce d'identité officielle avec photo
Ce document permet d'authentifier le salarié pour la gestion de la paie et la conformité RH. Demandez un passeport, une carte nationale d'identité ou un permis de conduire en cours de validité.
Format: Photo ou PDF
Contrôles DocAsker: DocAsker vérifie que l'image est nette, sans reflets ni bords coupés, et que la pièce est toujours valide.
- 03
Justificatif de droit au travail
De nombreux pays imposent de vérifier la régularité de situation d'un employé avant son entrée en fonction. Réclamez les pièces acceptées localement (titre de séjour, visa de travail ou passeport) et confirmez si un contrôle physique des originaux est obligatoire.
Format: Photo ou PDF
Contrôles DocAsker: DocAsker contrôle la lisibilité du fichier et s'assure que la date de validité n'a pas expiré.
- 04
Fiche de renseignements fiscaux
Le service paie a besoin des éléments fiscaux pour appliquer les bonnes retenues dès le premier bulletin de salaire. Transmettez le formulaire en vigueur dans votre juridiction afin que l'employé le renseigne et le signe.
Format: PDF signé
Contrôles DocAsker: DocAsker valide la présence de la signature et s'assure que le formulaire est complet.
- 05
Attestation de numéro de sécurité sociale
Ce numéro est indispensable pour déclarer les salaires et rattacher l'employé à la couverture sociale. Demandez une copie de la carte vitale ou l'attestation officielle mentionnant son identité et son numéro d'assuré.
Format: Photo ou PDF
Contrôles DocAsker: DocAsker vérifie qu'il s'agit du bon justificatif et que le document est parfaitement lisible.
- 06
Coordonnées bancaires pour le virement du salaire
La paie a besoin des identifiants bancaires pour effectuer le virement de la rémunération. Demandez un relevé d'identité bancaire (RIB) récent indiquant clairement le titulaire du compte et l'IBAN.
Format: PDF téléchargé depuis la banque en ligne
Contrôles DocAsker: DocAsker s'assure qu'il s'agit bien d'un document bancaire et qu'il respecte l'ancienneté demandée.
- 07
Diplômes et attestations d'études
Certains postes exigent un niveau académique spécifique. Demandez uniquement les copies des diplômes requis pour le métier, et non l'ensemble du parcours scolaire.
Format: Photo ou PDF
Contrôles DocAsker: DocAsker vérifie que chaque attestation est cadrée, bien nette et sans reflets.
- 08
Certifications professionnelles et habilitations
Les métiers réglementés ou techniques (secteur médical, transport, audit) requièrent des titres en cours de validité. Exigez l'attestation affichant son numéro d'enregistrement et son échéance.
Format: Photo ou PDF
Contrôles DocAsker: DocAsker s'assure que la certification est active et que la pièce fournie est lisible.
- 09
Accord de confidentialité et accusé de réception du règlement intérieur
Ces documents attestent que l'employé a pris connaissance des règles internes de l'entreprise. Demandez la page d'émargement du règlement intérieur signée ainsi que l'accord de confidentialité paraphé.
Format: PDF signé
Contrôles DocAsker: DocAsker s'assure que chaque zone d'émargement et de signature est correctement complétée.
- 10
Formulaire d'autorisation de vérification d'antécédents
Lorsque les contrôles de référence ou d'antécédents sont légalement autorisés et appliqués, un accord écrit est indispensable. Faites signer votre formulaire de consentement avant d'engager la procédure.
Format: PDF signé
Contrôles DocAsker: DocAsker s'assure que le consentement est paraphé et que le dossier comporte toutes les pages.
Cette checklist sert de base de travail. Les exigences variant selon le pays, l'administration ou la situation, veillez à vérifier la liste requise avant l'envoi.
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- PDF signé ou photo de chaque page paraphée
- Photo ou PDF
- Photo ou PDF
- PDF signé
- Photo ou PDF
- PDF téléchargé depuis la banque en ligne
- Photo ou PDF
- Photo ou PDF
- PDF signé
- PDF signé
Subject: Required documents for Checklist des documents d'embauche — [Your Firm Name] Hi [Client Name], To complete your onboarding without back-and-forth emails, please prepare and upload the following 10 documents: 1. Contrat de travail signé ou promesse d'embauche (PDF signé ou photo de chaque page paraphée) • Check: DocAsker s'assure que les zones de signature sont bien remplies et qu'aucune page du contrat ne manque. 2. Pièce d'identité officielle avec photo (Photo ou PDF) • Check: DocAsker vérifie que l'image est nette, sans reflets ni bords coupés, et que la pièce est toujours valide. 3. Justificatif de droit au travail (Photo ou PDF) • Check: DocAsker contrôle la lisibilité du fichier et s'assure que la date de validité n'a pas expiré. 4. Fiche de renseignements fiscaux (PDF signé) • Check: DocAsker valide la présence de la signature et s'assure que le formulaire est complet. 5. Attestation de numéro de sécurité sociale (Photo ou PDF) • Check: DocAsker vérifie qu'il s'agit du bon justificatif et que le document est parfaitement lisible. 6. Coordonnées bancaires pour le virement du salaire (PDF téléchargé depuis la banque en ligne) • Check: DocAsker s'assure qu'il s'agit bien d'un document bancaire et qu'il respecte l'ancienneté demandée. 7. Diplômes et attestations d'études (Photo ou PDF) • Check: DocAsker vérifie que chaque attestation est cadrée, bien nette et sans reflets. 8. Certifications professionnelles et habilitations (Photo ou PDF) • Check: DocAsker s'assure que la certification est active et que la pièce fournie est lisible. 9. Accord de confidentialité et accusé de réception du règlement intérieur (PDF signé) • Check: DocAsker s'assure que chaque zone d'émargement et de signature est correctement complétée. 10. Formulaire d'autorisation de vérification d'antécédents (PDF signé) • Check: DocAsker s'assure que le consentement est paraphé et que le dossier comporte toutes les pages. Upload portal & interactive checklist: https://docasker.com/fr/templates/new-hire-document-checklist Best regards, [Your Firm Name]
Conseils pour collecter les documents d'embauche
Envoyez le lien dès la signature de l'offre
Les futurs collaborateurs sont réactifs juste après avoir accepté une proposition. En anticipant, la paie et l'IT finalisent les accès avant le jour J, évitant à la recrue de passer sa première matinée à remplir de la paperasse.
Respectez la législation sur le droit au travail
Selon les pays, le salarié peut choisir le justificatif à fournir, ou un contrôle en personne doit être effectué. Récupérez les copies avec DocAsker, mais veillez à respecter le cadre légal propre à chaque juridiction.
Limitez-vous aux informations nécessaires
Les documents d'identité et fiscaux sont des données sensibles. Collectez uniquement ce qui est requis par la loi et le poste, segmentez vos listes par fonction ou pays, et définissez une politique de conservation conforme au RGPD.
Classez directement les pièces dans le dossier collaborateur
Les fichiers validés sont automatiquement renommés de façon standardisée puis stockés dans DocAsker, ou synchronisés vers Google Drive, Dropbox ou OneDrive sur les forfaits Pro et Firm. Restreignez l'accès aux seules personnes habilitées.
Modèle d'e-mail de demande de pièces justificatives
Documents nécessaires avant votre arrivée chez [Company name]
Bonjour [Employee name], Bienvenue chez [Company name] ! Nous avons hâte de vous accueillir le [start date]. Afin de préparer votre contrat, vos accès et votre affiliation à la paie, merci de déposer vos justificatifs via ce lien sécurisé d'ici le [date] : [link] Vous y trouverez la liste des pièces attendues : contrat signé, pièce d'identité, justificatif de droit au travail, RIB et documents fiscaux. Aucun compte ni mot de passe n'est requis. Le lien s'ouvre aussi bien sur mobile que sur ordinateur, et vous pouvez directement photographier vos documents. Si un fichier est flou ou expiré, une consigne s'affiche pour vous permettre de le remplacer immédiatement. Vos données sont chiffrées et strictement réservées à l'équipe RH. Bien cordialement, [Your name] L'équipe RH de [Company name]
Questions fréquentes
Quels justificatifs un nouvel employé doit-il fournir ?
Généralement : le contrat signé, une pièce d'identité officielle, une preuve d'autorisation de travail, un RIB pour le salaire, une attestation de sécurité sociale et une fiche fiscale. Selon le profil, un diplôme, une habilitation ou une autorisation de contrôle d'antécédents peuvent être requis. Les impératifs diffèrent selon les pays : validez la liste avec vos experts paie et juridique.
À quel moment solliciter ces documents auprès du salarié ?
Idéalement dès l'acceptation de l'offre d'embauche et impérativement avant le premier jour ouvré. Ce délai permet d'enregistrer le salarié en paie et de procéder aux vérifications légales d'usage. Les relances envoyées par DocAsker ciblent exclusivement les pièces en attente.
L'équipe RH peut-elle collecter les autorisations de travail en ligne ?
Cela varie selon les législations. Certains pays prévoient des procédures dématérialisées agréées, d'autres exigent la présentation physique des pièces originales. DocAsker vous permet de récupérer et contrôler des copies numériques, mais veillez à satisfaire aux obligations légales de chaque territoire d'embauche.
Combien de temps faut-il conserver les dossiers administratifs du personnel ?
La durée varie en fonction de la législation locale et du type de pièce. Les justificatifs d'identité, documents fiscaux et données de paie répondent souvent à des délais de conservation distincts. Dans DocAsker, vous fixez vos propres règles d'archivage et pouvez supprimer un dossier et ses pièces jointes dès que nécessaire.
La recrue doit-elle créer un compte pour transmettre ses justificatifs ?
Non, aucune inscription ni installation d'application n'est requise. Le lien DocAsker fonctionne sur smartphone comme sur ordinateur. La recrue peut prendre en photo ses pièces ou importer des fichiers, puis reprendre sa démarche à tout moment via le même lien.
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DocAsker partage cette checklist via un lien unique, vérifie instantanément chaque document déposé et relance automatiquement votre client jusqu'à ce que le dossier soit complet.