Checkliste für Onboarding-Unterlagen
Diese Checkliste deckt alles ab, was HR-Teams vor dem ersten Arbeitstag benötigen: unterschriebener Arbeitsvertrag, Lichtbildausweis, Arbeitserlaubnis, Steuer- und Sozialversicherungsdaten, Bankverbindung für die Gehaltsabrechnung, Qualifikationsnachweise und bestätigte Richtlinien. DocAsker fordert alles über einen einzigen Link an und prüft Uploads automatisch auf Bildqualität, Dokumententyp, Ablaufdaten, Unterschriften und Vollständigkeit. Da sich die Vorgaben je nach Land unterscheiden, sollten Sie Ihre Liste individuell abgleichen.
Einzureichende Unterlagen für neue Mitarbeitende
Ideal für HR-Teams und People Operations, sobald ein Angebot angenommen wurde – damit am ersten Arbeitstag bereits alle Unterlagen vollständig vorliegen.
- 01
Unterschriebener Arbeitsvertrag
Der Vertrag bestätigt Position, Startdatum, Gehalt und Konditionen. Bitten Sie neue Mitarbeitende darum, alle Seiten der zugesandten Version vollständig gegengezeichnet zurückzusenden.
Format: Signiertes PDF oder gut lesbare Fotos aller unterschriebenen Seiten
Das prüft DocAsker: DocAsker prüft, ob die Unterschriftenfelder ausgefüllt sind und ob der Vertrag vollständig vorliegt.
- 02
Gültiger Lichtbildausweis
Dient dem Identitätsnachweis für die Personalakte und Lohnbuchhaltung. Erbeten Sie einen Personalausweis oder Reisepass mit ausreichender Gültigkeitsdauer.
Format: Foto oder PDF
Das prüft DocAsker: DocAsker prüft, ob das Dokument scharf, blendfrei und unbeschnitten ist und die Gültigkeit noch nicht abgelaufen ist.
- 03
Nachweis der Arbeitserlaubnis
Vor Arbeitsantritt muss in der Regel nachgewiesen werden, dass eine legale Beschäftigung vorliegt. Fordern Sie die lokal erforderlichen Nachweise wie Aufenthaltstitel, Visum oder Pass an und prüfen Sie, ob eine Vorlage im Original nötig ist.
Format: Foto oder PDF
Das prüft DocAsker: DocAsker prüft, ob das Dokument gut lesbar ist und die Gültigkeitsdauer eingehalten wird.
- 04
Steuerdaten / Personalfragebogen
Die Entgeltabrechnung benötigt die steuerlichen Stammdaten (z. B. Steuer-ID, Steuerklasse), um ab dem ersten Monat korrekt abrechnen zu können.
Format: Ausgefülltes und signiertes PDF
Das prüft DocAsker: DocAsker prüft, ob das Formular unterschrieben ist und alle Seiten eingereicht wurden.
- 05
Sozialversicherungsnachweis
Wird für die korrekte Meldung zur Sozialversicherung und die betriebliche Vorsorge benötigt. Fordern Sie eine Kopie des Sozialversicherungsausweises oder ein offizielles Bestätigungsschreiben an.
Format: Foto oder PDF
Das prüft DocAsker: DocAsker prüft, ob es sich um das angeforderte Dokument handelt und ob die Aufnahme scharf ist.
- 06
Bankverbindung für die Gehaltsabrechnung
Wird für die monatliche Überweisung benötigt. Erfragen Sie IBAN und Kontoinhaber, z. B. über eine offizielle Bankbestätigung oder den Kopf eines aktuellen Kontoauszugs.
Format: PDF aus dem Online-Banking
Das prüft DocAsker: DocAsker verifiziert das Dokument als Banknachweis und gleicht das Datum mit dem gewünschten Zeitraum ab.
- 07
Ausbildungs- und Abschlusszeugnisse
Verlangen Sie Kopien der Qualifikationen, die für die konkrete Stelle tatsächlich relevant oder Voraussetzung sind – nicht den lückenlosen Bildungsverlauf.
Format: Foto oder PDF
Das prüft DocAsker: DocAsker prüft, ob jedes Zeugnis scharf, blendfrei und vollständig lesbar ist.
- 08
Berufserlaubnisse und Zertifikate
Für reglementierte Berufe (z. B. Medizin, Fahrdienst, Buchhaltung) sind gültige Lizenzen erforderlich. Registriernummer und Ablaufdatum müssen gut erkennbar sein.
Format: Foto oder PDF
Das prüft DocAsker: DocAsker prüft die Gültigkeit der Nachweise sowie die Lesbarkeit der Dokumente.
- 09
Vertraulichkeitsvereinbarung & Richtlinienbestätigung
Bestätigt, dass interne Richtlinien, Compliance-Vorgaben und NDAs zur Kenntnis genommen und akzeptiert wurden.
Format: Signiertes PDF
Das prüft DocAsker: DocAsker stellt sicher, dass alle erforderlichen Unterschriften geleistet wurden.
- 10
Einwilligung zur Hintergrundüberprüfung
Sofern Background-Checks rechtlich zulässig und vorgesehen sind, ist vorab meist eine schriftliche Zustimmung der Mitarbeitenden erforderlich.
Format: Signiertes PDF
Das prüft DocAsker: DocAsker prüft, ob die Einverständniserklärung vollständig und ordnungsgemäß unterschrieben vorliegt.
Diese Checkliste dient als Orientierung. Da Anforderungen je nach Land, Behörde und Einzelfall variieren können, prüfen Sie die Vorgaben bitte vor dem Versand.
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Select the exact documents your firm needs, generate a custom client request email, or copy an HTML widget for your website.
- Signiertes PDF oder gut lesbare Fotos aller unterschriebenen Seiten
- Foto oder PDF
- Foto oder PDF
- Ausgefülltes und signiertes PDF
- Foto oder PDF
- PDF aus dem Online-Banking
- Foto oder PDF
- Foto oder PDF
- Signiertes PDF
- Signiertes PDF
Subject: Required documents for Checkliste für Onboarding-Unterlagen — [Your Firm Name] Hi [Client Name], To complete your onboarding without back-and-forth emails, please prepare and upload the following 10 documents: 1. Unterschriebener Arbeitsvertrag (Signiertes PDF oder gut lesbare Fotos aller unterschriebenen Seiten) • Check: DocAsker prüft, ob die Unterschriftenfelder ausgefüllt sind und ob der Vertrag vollständig vorliegt. 2. Gültiger Lichtbildausweis (Foto oder PDF) • Check: DocAsker prüft, ob das Dokument scharf, blendfrei und unbeschnitten ist und die Gültigkeit noch nicht abgelaufen ist. 3. Nachweis der Arbeitserlaubnis (Foto oder PDF) • Check: DocAsker prüft, ob das Dokument gut lesbar ist und die Gültigkeitsdauer eingehalten wird. 4. Steuerdaten / Personalfragebogen (Ausgefülltes und signiertes PDF) • Check: DocAsker prüft, ob das Formular unterschrieben ist und alle Seiten eingereicht wurden. 5. Sozialversicherungsnachweis (Foto oder PDF) • Check: DocAsker prüft, ob es sich um das angeforderte Dokument handelt und ob die Aufnahme scharf ist. 6. Bankverbindung für die Gehaltsabrechnung (PDF aus dem Online-Banking) • Check: DocAsker verifiziert das Dokument als Banknachweis und gleicht das Datum mit dem gewünschten Zeitraum ab. 7. Ausbildungs- und Abschlusszeugnisse (Foto oder PDF) • Check: DocAsker prüft, ob jedes Zeugnis scharf, blendfrei und vollständig lesbar ist. 8. Berufserlaubnisse und Zertifikate (Foto oder PDF) • Check: DocAsker prüft die Gültigkeit der Nachweise sowie die Lesbarkeit der Dokumente. 9. Vertraulichkeitsvereinbarung & Richtlinienbestätigung (Signiertes PDF) • Check: DocAsker stellt sicher, dass alle erforderlichen Unterschriften geleistet wurden. 10. Einwilligung zur Hintergrundüberprüfung (Signiertes PDF) • Check: DocAsker prüft, ob die Einverständniserklärung vollständig und ordnungsgemäß unterschrieben vorliegt. Upload portal & interactive checklist: https://docasker.com/de/templates/new-hire-document-checklist Best regards, [Your Firm Name]
Tipps für das Einholen von Personalunterlagen
Den Link direkt nach Zusage versenden
Neue Mitarbeitende sind direkt nach der Zusage am motiviertesten. Wenn Sie die Anfrage frühzeitig stellen, können IT und Lohnbuchhaltung rechtzeitig alles vorbereiten – und niemand verbringt den ersten Arbeitstag mit Bürokratie.
Länderspezifische Arbeitserlaubnis-Vorgaben beachten
Je nach Land müssen Dokumente zwingend im Original vorgelegt oder über staatliche Schnittstellen geprüft werden. Nutzen Sie DocAsker zum Einholen der Kopien, aber halten Sie die lokalen gesetzlichen Prüfverfahren ein.
Nur anfordern, was wirklich nötig ist
Personaldokumente enthalten sensible Daten. Beschränken Sie sich im Sinne der Datensparsamkeit auf das Wesentliche, nutzen Sie rollenspezifische Checklisten und definieren Sie klare Aufbewahrungsfristen.
Dateien direkt in der Personalakte ablegen
Freigegebene Dateien werden einheitlich benannt und in DocAsker archiviert – oder im Pro- und Firm-Tarif direkt mit Google Drive, Dropbox oder OneDrive synchronisiert. Schützen Sie sensible Ordner durch passende Berechtigungen.
E-Mail-Vorlage: Anforderung von Onboarding-Unterlagen
Deine Unterlagen für deinen Start bei [Company name]
Hallo [Employee name], herzlich willkommen bei [Company name]! Wir freuen uns sehr auf deinen Start am [start date]. Damit wir deinen Arbeitsvertrag, deinen IT-Zugang und die Gehaltsabrechnung rechtzeitig vorbereiten können, lade bitte bis zum [date] deine Unterlagen über diesen sicheren Link hoch: [link] Wir benötigen unter anderem den unterschriebenen Vertrag, einen Lichtbildausweis, ggf. deine Arbeitserlaubnis sowie deine Steuer- und Bankdaten. Du brauchst dafür kein Konto und kein Passwort. Der Link funktioniert bequem auf dem Smartphone oder am PC; Dokumente können auch einfach abfotografiert werden. Sollte ein Scan unleserlich oder abgelaufen sein, siehst du direkt den Grund und kannst ihn einfach neu hochladen. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und sind ausschließlich für unser HR-Team einsehbar. Viele Grüße [Your name] Personalabteilung [Company name]
Häufig gestellte Fragen
Welche Unterlagen werden von neuen Mitarbeitenden benötigt?
Üblicherweise der unterzeichnete Vertrag, ein Lichtbildausweis, der Nachweis der Arbeitserlaubnis, Steuer- und Sozialversicherungsdaten sowie die Bankverbindung. Je nach Position kommen Abschlusszeugnisse, Zertifikate oder Einverständniserklärungen für Background-Checks hinzu. Stimmen Sie die genaue Liste mit Ihrer Rechts- oder Payroll-Abteilung ab.
Wann sollten die Unterlagen eingereicht werden?
Idealerweise direkt nach Annahme des Angebots und rechtzeitig vor dem ersten Arbeitstag. So bleibt der Lohnbuchhaltung und dem HR-Team genug Zeit für alle Anmeldungen und Prüfungen. Automatische Erinnerungen in DocAsker listen immer nur die noch fehlenden Dokumente auf.
Darf die Arbeitserlaubnis rein digital geprüft werden?
Das hängt vom jeweiligen Land ab. Einige Länder akzeptieren digitale Nachweise oder verifizierte Online-Dienste, während andere eine Sichtprüfung des Originals vor Ort vorschreiben. DocAsker sammelt und prüft die Dokumente vorab – beachten Sie dennoch die jeweils geltenden Vorschriften.
Wie lange müssen die Dokumente aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrungsfristen variieren je nach Land und Dokumentenart (z. B. steuerliche versus arbeitsrechtliche Fristen). In DocAsker bestimmen Sie die Aufbewahrungsdauer selbst und können Anforderungen sowie Dateien jederzeit DSGVO-konform löschen.
Müssen neue Mitarbeitende ein Konto erstellen, um Dateien hochzuladen?
Nein. Der Link lässt sich direkt auf jedem Smartphone oder Computer öffnen – ohne Login, Passwort oder App-Installation. Dokumente können flexibel hochgeladen, abfotografiert und bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt vervollständigt werden.
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Diese Checkliste mit DocAsker senden
DocAsker versendet diese Checkliste als zentralen Link, prüft jedes Dokument direkt beim Upload und erinnert Ihre Mandanten automatisch, bis alles vollständig vorliegt.