Karbon-Alternative: Unterlagen von Mandanten anfordern

Karbon ist eine Kanzleimanagement-Software für Steuerberater und Buchhaltungsbüros. Die Website nennt Angebote für kleine, mittelgroße und große Kanzleien sowie für Buchhaltungs- und Steuerbüros. Das Produkt verbindet E-Mail und Workflow, sodass Mandantenkommunikation, Aufgaben und Aufträge zusammengeführt werden. Hinzu kommen Workflow-Automatisierung, Zeiterfassung und Budgets, Abrechnung und Zahlungen sowie Dokumentenverwaltung.

Auf Mandantenseite bietet Karbon Unterlagenanforderungen und ein Mandantenportal namens Karbon for Clients, zu dem auch eine mobile App gehört. Laut Karbon erreichen Mandanten ihre Anforderungen über einen individuellen Link per E-Mail statt über ein Passwort. Kanzleien können eine Zwei-Faktor-Authentifizierung verlangen. Mandanten können Dateien hochladen, den Status ihrer Vorgänge sehen sowie Freigaben und E-Signaturen abschließen.

Karbon gibt an, Unterlagenanforderungen nach Zeitplan zu versenden und bei unvollständigen Anforderungen automatisch nachzufassen. Die Dokumentenverwaltung lässt sich mit Dropbox, OneDrive einschließlich SharePoint oder Google Drive verbinden. Alternativ können Sie den Speicher von Karbon nutzen. Karbon nennt außerdem KI-Funktionen, vor allem zum Zusammenfassen und Formulieren von E-Mails und Mandantenaktualisierungen.

Karbon ist dafür entwickelt, den täglichen Betrieb einer Steuer- oder Buchhaltungskanzlei zu steuern, und dafür gut geeignet. Kanzleien, die im Zusammenhang mit der Unterlagensammlung nach einer Karbon-Alternative suchen, haben meist einen engeren Bedarf. Sie sind nicht grundsätzlich mit Workflow-Software unzufrieden. Sie möchten weniger Nachfassrunden, bevor die Akte eines Mandanten vollständig ist.

Häufige Gründe sind: Die Kanzlei ist klein und benötigt keine Team-Workflows, kein gemeinsames E-Mail-Postfach und keine Zeiterfassung. Die Kanzlei ist keine Steuer- oder Buchhaltungskanzlei, während Karbon auf Steuerberater und Buchhalter ausgerichtet ist. Oder die Kanzlei versendet bereits Unterlagenanforderungen, verbringt aber weiterhin Zeit damit, jeden Upload zu öffnen und unscharfe Fotos, fehlende Seiten oder Auszüge für den falschen Zeitraum zu suchen, da die Karbon-Website keine automatischen Prüfungen hochgeladener Dateien beschreibt.

In all diesen Fällen sucht die Kanzlei ein Tool, das die Unterlagensammlung zuverlässig erledigt und die übrige Arbeitsumgebung unverändert lässt. Das ist eine andere Anschaffung als eine Kanzleimanagement-Software. Ein Vergleich ist daher vor allem bei dem gemeinsamen Zweck sinnvoll: Unterlagen von Mandanten anzufordern und verwendbare Dateien zurückzuerhalten.

Sie erstellen eine Checkliste der benötigten Unterlagen, entweder aus einer fertigen Vorlage oder von Grund auf. Jeder Punkt kann eine Anweisung, ein Beispiel und die passenden Prüfungen enthalten, etwa einen erforderlichen Zeitraum, eine Unterschrift oder eine Mindestgültigkeit. Sie senden dem Mandanten einen sicheren Link. Dafür benötigt er kein Konto, kein Passwort und keine App. Der Link funktioniert auf jedem Smartphone und Computer.

Jeder Upload wird sofort per KI geprüft. DocAsker prüft Bildqualität, Dokumenttyp, Daten und Zeiträume, ausgefüllte Unterschriftsfelder sowie die Vollständigkeit. Wenn eine Prüfung fehlschlägt, sieht der Mandant in einfachen Worten den Grund, zum Beispiel dass ein Kontoauszug die falschen Monate abdeckt, und kann direkt eine bessere Datei hochladen. Ihr Team sieht nur bestandene Dateien sowie Dateien, die zur Prüfung durch eine Person markiert wurden.

Stellen Sie sich ein Buchhaltungsbüro vor, das den Monatsabschluss für 40 Mandanten vorbereitet. Am ersten Arbeitstag erhält jeder Mandant einen DocAsker-Link. Angefordert werden die Konto- und Kreditkartenabrechnungen des Vormonats, Lohnabrechnungen und Darlehensabrechnungen. Ein Mandant lädt versehentlich eine Abrechnung des Monats davor hoch. DocAsker vergleicht den Zeitraum mit der Anforderung, erklärt das Problem, und der Mandant lädt die richtige Datei hoch.

Zum Jahresende wird die Checkliste umfangreicher: Jahreskontoauszüge, Rechnungen für Anlagegüter und unterschriebene Vollständigkeitserklärungen. Die Unterschriftsprüfung erkennt die nicht unterschriebene Erklärung. Die Vollständigkeitsprüfung erkennt den 12-seitigen Kontoauszug, von dem nur 9 Seiten eingegangen sind. Ihre Buchhalter beginnen mit einem vollständigen Ordner. Welche Unterlagen benötigt werden, hängt von Mandant und Zuständigkeit ab. Passen Sie daher jede Checkliste vor dem Versand an.

Wenn Ihre Kanzlei mit Karbon arbeitet, muss sich daran nichts ändern. Lassen Sie Aufträge, E-Mail und Abrechnung in Karbon, versenden Sie den DocAsker-Link über Ihre übliche Mandantenkommunikation und lassen Sie akzeptierte Dateien in dem Google Drive-, Dropbox- oder OneDrive-Konto ablegen, das Ihr Team bereits nutzt. Die Dateien werden dabei nach einem einheitlichen Muster umbenannt.