DokuTrak-Alternative für die Unterlagenanforderung

DokuTrak ist eine von Arthur Teboul gegründete Anwendung zur Anforderung von Mandantenunterlagen. Laut eigener Website sitzt das Unternehmen in Frankreich, entwickelt für den US-Markt und arbeitet seit 2025 an dem Produkt. Es richtet sich an kleinere Dienstleistungsunternehmen, darunter Steuer- und Buchhaltungsbüros, Rechtsanwaltskanzleien, Finanzierungsvermittler, Immobilienmakler, Personalabteilungen, Beratungen und Agenturen.

Der Funktionsumfang ist bewusst überschaubar. Sie legen die benötigten Unterlagen fest, senden dem Mandanten einen sicheren Link und verfolgen jeden Punkt in einer Übersicht. Mandanten benötigen weder Passwort noch Portalkonto oder App. Erinnerungen werden nach einem voreingestellten Zeitplan automatisch versendet. Administratoren können diesen Zeitplan ändern. Sobald die Anforderung vollständig ist, enden die Erinnerungen. Ein Teammitglied gibt jede Datei frei oder fordert mit einer kurzen Nachricht einen neuen Upload an.

DokuTrak bietet außerdem eine optionale KI-Prüfung beim Upload, die ein Administrator aktiviert. Sie vergleicht die Datei mit der Anforderung und kennzeichnet mögliche Probleme, etwa einen falschen Dokumenttyp, einen unpassenden Zeitraum, ein abgelaufenes Dokument oder einen unleserlichen Scan. Laut Website gibt die KI Dokumente niemals selbst frei. Ein öffentlich verfügbarer Open-Source-Konnektor ermöglicht es zudem, Anforderungen über einen KI-Assistenten anzulegen und zu verfolgen.

DokuTrak und DocAsker erfüllen einen ähnlichen Zweck. Deshalb geht es beim Vergleich vor allem um konkrete Abläufe. Der erste Unterschied betrifft die Reaktion auf eine fehlerhafte Datei. Bei DokuTrak kennzeichnet die KI das Problem für Ihr Team. Anschließend gibt eine Person die Datei frei oder fordert den Mandanten zu einem neuen Upload auf. So behalten Sie die Entscheidung über jede Datei, müssen aber auch jeden fehlerhaften Upload zunächst selbst prüfen.

Der zweite Unterschied ist die weitere Ablage. Laut DokuTrak-Website gibt es keine Anbindungen an Steuer-, Buchhaltungs- oder Kanzleisoftware. Eine Verbindung zu einem Cloud-Speicher wird ebenfalls nicht genannt. Dateien werden daher heruntergeladen und anschließend manuell verschoben. Kanzleien, die Mandantenordner in Google Drive, Dropbox oder OneDrive führen, möchten freigegebene Dateien häufig automatisch dort ablegen. Weitere typische Gründe:

Der Einstieg ist vergleichbar. Sie wählen eine vorgefertigte Checkliste oder erstellen eine eigene. Für jeden Punkt können Sie eine Anweisung, ein Beispiel und passende Prüfregeln hinterlegen, etwa einen erforderlichen Zeitraum, eine Unterschrift oder eine Mindestgültigkeit. Anschließend senden Sie dem Mandanten einen sicheren Link. Ein Konto, Passwort oder eine App ist nicht erforderlich. Der Mandant kann später über denselben Link fortfahren.

Der Unterschied zeigt sich beim Upload. Die KI von DocAsker prüft jede Datei auf Unschärfe, Spiegelungen und abgeschnittene Ränder. Außerdem kontrolliert sie Dokumenttyp, Daten und Zeiträume, ausgefüllte Unterschriftsfelder sowie fehlende Seiten. Schlägt eine Prüfung fehl, sieht der Mandant sofort eine verständliche Begründung und kann direkt eine bessere Datei hochladen. Ihr Team erhält nur Dateien, die die Prüfung bestanden haben, sowie Fälle, die für eine manuelle Prüfung gekennzeichnet wurden.

Erinnerungen folgen dem von Ihnen festgelegten Zeitplan. E-Mails sind in jedem Tarif enthalten, SMS in Pro und Firm. Jede Erinnerung nennt ausschließlich Unterlagen, die noch fehlen oder neu hochgeladen werden müssen. Sobald die Checkliste vollständig ist, enden die Erinnerungen automatisch. Freigegebene Dateien erhalten einheitliche Namen und werden im DocAsker-Arbeitsbereich oder mit Pro und Firm in Google Drive, Dropbox oder OneDrive abgelegt.

Nehmen wir eine Einkommensteuererklärung im Februar. Sie benötigen die Lohnsteuerbescheinigung, Bescheinigungen über Kapitalerträge, einen Nachweis zu den Schuldzinsen und den unterschriebenen Steuerberatungsvertrag. In DocAsker senden Sie einen Link mit diesen Punkten. Für die Bescheinigungen hinterlegen Sie das betreffende Steuerjahr. Beim Steuerberatungsvertrag verlangen Sie ein ausgefülltes Unterschriftsfeld.

Der Mandant lädt versehentlich die Lohnsteuerbescheinigung des Vorjahres und ein Handyfoto des Zinsnachweises mit abgeschnittenem unteren Rand hoch. DocAsker weist sofort auf das falsche Jahr und den unvollständigen Bildausschnitt hin. Der Mandant kann beide Dateien direkt ersetzen. Niemand in Ihrem Team muss die Dateien öffnen, eine Nachricht verfassen und auf eine weitere Antwort warten.

Eine Woche später nennt die Erinnerung nur noch die offenen Unterlagen, beispielsweise die Bescheinigungen über Kapitalerträge. Sobald alle Prüfungen bestanden sind, enden die Erinnerungen. Die Dateien liegen anschließend mit einheitlichen Namen in Ihrem Cloud-Ordner. Anforderungen unterscheiden sich je nach Mandant, Jahr und Finanzamt. Verwenden Sie vorgefertigte Steuerchecklisten deshalb als Ausgangspunkt und passen Sie sie an den jeweiligen Fall an.