Alternativa a DokuTrak per raccogliere documenti dai clienti

DokuTrak è un software per la raccolta dei documenti dei clienti fondato da Arthur Teboul. Il sito indica che l’azienda ha sede in Francia, che il prodotto è pensato per il mercato statunitense e che il lavoro sul prodotto è iniziato nel 2025. Si rivolge a piccoli studi e aziende di servizi professionali: commercialisti e preparatori fiscali, studi di contabilità, studi legali, mediatori creditizi, agenti immobiliari, recruiter e team HR, consulenti e agenzie.

Il prodotto ha un perimetro volutamente ristretto. Scegli i documenti che ti servono, invii al cliente un unico link sicuro e segui ogni elemento da una dashboard. Il cliente non ha bisogno di password, account sul portale o app. I solleciti vengono inviati automaticamente secondo una pianificazione predefinita che un amministratore può modificare e si fermano quando la richiesta è completa. Un membro del team approva ogni file oppure lo contrassegna per il ricaricamento con una breve nota.

DokuTrak offre anche un controllo con IA opzionale al caricamento, che un amministratore deve attivare. Il controllo confronta ogni file con la richiesta e segnala possibili problemi, come un tipo di documento errato, un periodo sbagliato, un documento scaduto o una scansione illeggibile. Il sito chiarisce che l’IA non approva mai un documento. Pubblica inoltre un connettore open source che permette a un assistente IA di creare e seguire le richieste.

DokuTrak e DocAsker hanno obiettivi simili, quindi i motivi per confrontarli sono specifici. Il primo riguarda chi interviene quando un file è errato. In DokuTrak, l’IA segnala il problema al tuo team e una persona approva il file o chiede nuovamente il documento al cliente. In questo modo mantieni il controllo, ma ogni file errato deve anche attendere che qualcuno dello studio lo esamini.

Il secondo riguarda la destinazione dei file. Il sito di DokuTrak indica che non sono disponibili integrazioni con software fiscali, contabili o gestionali per studi e non elenca collegamenti con servizi di archiviazione cloud. Devi quindi scaricare i file e spostarli manualmente. Gli studi che conservano le cartelle dei clienti su Google Drive, Dropbox o OneDrive spesso vogliono che i file accettati arrivino lì automaticamente. Altri motivi frequenti:

L’inizio ti sarà familiare. Scegli una checklist pronta o ne crei una personalizzata. Ogni elemento può includere un’istruzione, un esempio e i controlli applicabili, come un intervallo di date obbligatorio, una firma o un periodo minimo di validità. Invii al cliente un unico link sicuro. Non servono account, password o app, e il cliente può tornare in seguito allo stesso link.

La differenza si vede al momento del caricamento. L’IA di DocAsker controlla ogni file per individuare sfocature, riflessi e bordi tagliati, tipo di documento, date e periodi, campi firma compilati e pagine mancanti. Se un controllo non va a buon fine, il cliente vede subito il motivo spiegato con parole semplici e può caricare immediatamente un file migliore. Il tuo team vede i file che hanno superato i controlli, oltre a quelli segnalati per una verifica.

I solleciti seguono la pianificazione che scegli, via email su tutti i piani e via SMS su Pro e Firm. Ogni sollecito indica solo gli elementi ancora mancanti o da ricaricare e si interrompe quando la checklist è completa. I file accettati vengono rinominati secondo uno schema coerente e archiviati nello spazio di lavoro DocAsker oppure, con Pro e Firm, su Google Drive, Dropbox o OneDrive.

Immagina di preparare a febbraio la dichiarazione dei redditi di una persona fisica. Ti servono la Certificazione Unica del cliente, eventuali altre certificazioni, un estratto conto per gli interessi del mutuo e una lettera di incarico firmata. Con DocAsker invii un unico link con questi elementi. Imposti ogni documento sull’anno fiscale che stai preparando e configuri la lettera di incarico in modo che richieda un campo firma compilato.

Il cliente carica per errore la Certificazione Unica dell’anno precedente e una foto dell’estratto conto con il bordo inferiore tagliato. DocAsker indica che la Certificazione Unica è dell’anno sbagliato e che la foto è tagliata. Il cliente sostituisce entrambi i file nella stessa sessione. Nessuno del tuo team deve aprire i documenti, scrivere una nota e attendere la risposta successiva.

Una settimana dopo, il sollecito indica solo ciò che è ancora aperto, ad esempio le altre certificazioni. Quando tutti i documenti superano i controlli, i solleciti si fermano e i file restano nella tua cartella cloud con nomi coerenti. I requisiti variano in base al cliente e all’anno, quindi considera ogni checklist fiscale pronta come un punto di partenza e adattala alla dichiarazione che stai preparando.