Alternativa a Financial Cents per la raccolta documenti

Financial Cents è un software per la gestione dello studio rivolto a studi commercialisti, studi di contabilità e studi fiscali. Il sito lo descrive come un prodotto completo per gli studi piccoli e in crescita. Riunisce modelli di flusso di lavoro, un CRM sincronizzato con QuickBooks Online, rilevazione del tempo, fatturazione con pagamenti online, preventivi con firma elettronica e gestione dei documenti sincronizzata con Google Drive, OneDrive e SharePoint.

La raccolta documenti fa parte di questo pacchetto. Gli studi inviano le richieste documenti tramite un portale clienti personalizzato, mentre Financial Cents invia solleciti automatici via email e SMS finché il cliente non completa la richiesta. I clienti non creano un nome utente o una password. Secondo il sito, accedono tramite un link sicuro inviato via email o un codice monouso, e il portale funziona in qualsiasi browser mobile.

Financial Cents controlla anche i caricamenti. Il suo AI File Validator confronta ogni file caricato dal cliente con la richiesta, il periodo contabile e i dati del cliente, quindi segnala nel portale l’anno, la banca o il documento errati, così il cliente può sostituirlo. Altre due funzioni di IA rinominano i file secondo la convenzione scelta e archiviano una copia nella cartella corretta del cliente.

Financial Cents gestisce bene le richieste di documenti per uno studio commercialista che vuole occuparsi anche di flussi di lavoro e fatturazione. Il sito descrive controlli automatici sui caricamenti dei clienti, quindi in questo caso il motivo per cambiare è più circoscritto rispetto a una piattaforma che lascia ogni file al controllo del team. Prima di modificare il processo, conviene valutare con chiarezza le proprie esigenze.

Gli studi che cercano un’alternativa a Financial Cents per la raccolta documenti rientrano di solito in alcuni casi specifici. Alcuni vogliono gestire meno software, altri hanno bisogno di controlli che vadano oltre l’anno o la banca errati, altri ancora non sono studi commercialisti. I motivi più comuni sono questi:

Inizi da una checklist documenti già pronta o creata da te. Per ogni voce puoi aggiungere un’istruzione, un esempio e i controlli necessari: un intervallo di date, una firma o una validità minima. Il cliente riceve un unico link di caricamento sicuro e non ha bisogno di account, password o app. Può scattare foto con la fotocamera del telefono o caricare file, poi tornare allo stesso link in un secondo momento.

Il controllo con IA verifica ogni caricamento appena arriva. Verifica la qualità dell’immagine, inclusi sfocature, riflessi e bordi tagliati. Conferma che il file sia il documento richiesto, confronta periodi degli estratti conto, date di emissione e date di scadenza con la richiesta, controlla che i campi della firma siano compilati e verifica che i documenti di più pagine siano completi. Se un controllo non viene superato, il cliente vede il motivo e può ricaricare subito un file migliore.

I solleciti seguono la pianificazione scelta da te, via email con tutti i piani e via SMS con Pro e Firm. Ogni sollecito indica solo ciò che manca o che deve essere ricaricato, e si interrompe quando la checklist documenti è completa. I file accettati vengono rinominati secondo uno schema coerente e archiviati nello spazio di lavoro DocAsker oppure, con Pro e Firm, su Google Drive, Dropbox o OneDrive.

Immagina uno studio commercialista composto da due persone che acquisisce un nuovo cliente a metà anno. La checklist documenti richiede gli estratti conto da gennaio a giugno, gli ultimi cedolini, il Modello Redditi dell’anno scorso e una lettera di incarico firmata. Il cliente fotografa gli estratti conto al tavolo della cucina. Due foto sono troppo sfocate per essere lette e a un estratto conto manca l’ultima pagina. DocAsker indica al cliente quali file presentano problemi e perché, così può ricaricarli nella stessa sessione.

Per il lavoro mensile, lo stesso cliente riceve una breve richiesta documenti all’inizio di ogni mese. Il sollecito del quinto giorno indica solo l’estratto conto della carta di credito che non è ancora arrivato. Quando tutto è stato ricevuto, i solleciti si interrompono e i file vengono archiviati nella cartella del cliente su Google Drive, con i nomi definiti dal tuo studio. Adatta ogni checklist documenti al cliente e alla giurisdizione, perché i requisiti possono variare.

Se usi Financial Cents per gestire attività, scadenze e fatturazione, puoi continuare a farlo. DocAsker sostituisce solo la fase di richiesta documenti. Entrambi gli strumenti possono lavorare con Google Drive o OneDrive, quindi i file raccolti tramite DocAsker possono arrivare nelle stesse cartelle cliente che il tuo team apre già ogni giorno.