Alternativa ao Financial Cents para coletar documentos

O Financial Cents é um software de gestão de escritórios para contabilidade, escrituração contábil e serviços fiscais. O site o descreve como um produto completo criado para escritórios pequenos e em crescimento. Ele reúne modelos de fluxo de trabalho, um CRM que sincroniza com o QuickBooks Online, controle de horas, cobrança com pagamentos online, propostas com assinatura eletrônica e gestão de documentos sincronizada com Google Drive, OneDrive e SharePoint.

A coleta de documentos faz parte desse pacote. Os escritórios enviam solicitações aos clientes por um portal do cliente com a marca do escritório, e o Financial Cents envia lembretes automáticos por e-mail e mensagem até o cliente concluir a solicitação. Os clientes não criam nome de usuário nem senha. Segundo o site, eles entram por um link seguro enviado por e-mail ou por um código de uso único, e o portal funciona em qualquer navegador de celular.

O Financial Cents também verifica os envios. O AI File Validator compara cada arquivo enviado pelo cliente com a solicitação, o período contábil e os dados do cliente, e sinaliza no portal um ano, banco ou documento incorreto para que o cliente possa reenviá-lo. Dois outros recursos de IA renomeiam os arquivos conforme o padrão do escritório e arquivam uma cópia na pasta correta do cliente.

O Financial Cents atende bem às solicitações de documentos de um escritório de contabilidade que também quer usar a plataforma para fluxo de trabalho e cobrança. O site descreve verificações automáticas nos arquivos enviados pelos clientes, então o motivo para trocar de ferramenta é mais específico do que seria com uma plataforma que deixa todos os arquivos para a equipe revisar. Vale entender sua situação antes de mudar qualquer coisa.

Os escritórios que procuram uma alternativa ao Financial Cents para coleta de documentos geralmente se encaixam em alguns casos específicos. Alguns querem usar menos ferramentas, outros precisam de verificações que vão além de ano ou banco incorretos, e alguns simplesmente não são escritórios de contabilidade. Os motivos mais comuns são:

Você começa com um checklist pronto ou criado pela sua equipe. Para cada item, pode adicionar uma instrução, um exemplo e as verificações aplicáveis, como um período obrigatório, uma assinatura ou um prazo mínimo de validade. O cliente recebe um link seguro e não precisa de conta, senha ou aplicativo. Pode tirar fotos com a câmera do celular ou enviar arquivos, além de voltar ao mesmo link depois.

A IA verifica cada envio assim que ele chega. Ela analisa a qualidade da imagem, incluindo desfoque, reflexos e bordas cortadas. Confirma se o arquivo é o documento solicitado, compara períodos de extratos, datas de emissão e datas de validade com a solicitação, verifica se os campos de assinatura foram preenchidos e confirma se os documentos com várias páginas estão completos. Quando uma verificação falha, o cliente vê o motivo e pode reenviar um arquivo melhor na hora.

Os lembretes seguem o seu cronograma, por e-mail em todos os planos e por SMS nos planos Pro e Firm. Cada lembrete lista apenas o que ainda falta ou precisa ser reenviado, e eles param quando o checklist é concluído. Os arquivos aceitos são renomeados conforme um padrão consistente e arquivados no espaço de trabalho do DocAsker ou, nos planos Pro e Firm, no Google Drive, Dropbox ou OneDrive.

Imagine um escritório de contabilidade com duas pessoas assumindo um novo cliente no meio do ano. O checklist pede extratos bancários de janeiro a junho, o holerite mais recente, a declaração do IRPF do ano anterior e um contrato de prestação de serviços assinado. O cliente fotografa os extratos na mesa da cozinha. Duas fotos estão desfocadas demais para leitura e falta a última página de um extrato. O DocAsker informa ao cliente quais arquivos apresentam problemas e por quê, e ele tira novas fotos na mesma hora.

Para o trabalho mensal, o mesmo cliente recebe uma solicitação curta no início de cada mês. O lembrete do quinto dia informa apenas que o extrato do cartão de crédito ainda não chegou. Quando tudo é recebido, os lembretes param e os arquivos ficam disponíveis na pasta do cliente no Google Drive, renomeados conforme o seu padrão. Ajuste cada checklist ao cliente e à jurisdição, pois os requisitos variam.

Se você usa o Financial Cents para gerenciar tarefas, prazos e cobranças, pode continuar usando-o. O DocAsker substitui apenas a etapa de solicitação de documentos. As duas ferramentas podem trabalhar com Google Drive ou OneDrive, então os arquivos coletados pelo DocAsker podem chegar às mesmas pastas de clientes que sua equipe já acessa todos os dias.