Alternativa ao SmartVault para escritórios que cobram documentos

O SmartVault é um sistema de gerenciamento de documentos e portal do cliente que, segundo o site da empresa, foi criado para contadores. A empresa tem escritórios em Houston e Cambridge, no Reino Unido, e suas páginas de imprensa informam que ela passou a fazer parte da GetBusy PLC em 2017. Seu público principal são escritórios de contabilidade, mas a empresa também divulga o produto para serviços financeiros, escritórios de advocacia e prestadores de serviços de saúde.

O produto reúne armazenamento ilimitado em nuvem, portal do cliente com a marca da empresa, compartilhamento de arquivos com controles de acesso, solicitações de documentos e automação de fluxos de trabalho. Os planos contábeis listam integrações com Intuit Lacerte, ProConnect, ProSeries, QuickBooks, UltraTax CS, Drake e CCH Axcess Tax. A assinatura eletrônica usa o DocuSign, e o SmartVault afirma atender aos padrões de assinatura eletrônica do IRS para os formulários 8878 e 8879. O SmartProposal acrescenta propostas e pagamentos.

Para coletar documentos, você envia uma solicitação a partir de um modelo, o cliente recebe um link para enviar arquivos pelo celular ou computador, e os arquivos são organizados na pasta correta do cliente. Lembretes automáticos acompanham os itens que faltam. O SmartRequestAI, vendido como complemento dos planos contábeis, cria o questionário e a lista de solicitações de cada cliente a partir dos dados do ano anterior, enquanto o SmartScan transforma fotos do celular em PDFs.

O SmartVault é um sistema completo de gerenciamento de documentos e é mais forte para empresas que usam software tributário dos Estados Unidos. Um escritório que procura uma alternativa ao SmartVault geralmente tem uma necessidade mais específica: quer receber documentos dos clientes em condições utilizáveis, sem adotar um novo local para armazenar todos os arquivos que mantém. A lista abaixo apresenta motivos comuns. Eles não são afirmações sobre todos os clientes do SmartVault.

A verificação do envio é o ponto que mais importa no trabalho diário. O site do SmartVault descreve a criação da solicitação, o lembrete ao cliente e o arquivamento do envio na pasta correta. O site não descreve a leitura de cada arquivo para confirmar se ele é o documento correto do período correto, então essa análise continua com sua equipe. Se um extrato abranger os meses errados, alguém só descobrirá ao abrir o arquivo.

Se você prepara declarações no Lacerte, UltraTax CS ou Drake e quer arquivar os documentos junto delas, é difícil substituir o SmartVault, e isso deve ser considerado antes de qualquer mudança. Se o principal problema é a troca de mensagens causada por arquivos inadequados, uma ferramenta mais específica pode resolver essa etapa com menos configuração e menos aprendizado para os clientes.

Você começa com um checklist de documentos pronto ou cria o seu. Cada item pode incluir uma instrução, um exemplo e as verificações aplicáveis, como período obrigatório, assinatura ou validade mínima. Você envia um único link seguro ao cliente. O cliente não precisa de conta, senha ou aplicativo e pode tirar fotos com a câmera do celular ou enviar arquivos PDF, JPG, PNG, HEIC, Word e Excel.

A verificação com IA analisa cada envio assim que ele chega. Ela identifica desfoque, reflexos e bordas cortadas, confirma se o arquivo é o documento solicitado, compara datas e períodos com a solicitação, verifica se os campos de assinatura foram preenchidos e se documentos com várias páginas estão completos. Quando uma verificação falha, o cliente vê o motivo em linguagem simples e pode reenviar um arquivo melhor imediatamente.

Os lembretes são enviados na frequência escolhida, por e-mail em todos os planos e por SMS nos planos Pro e Firm. Cada lembrete lista apenas os itens que ainda faltam ou precisam ser reenviados, e os envios param quando o checklist de documentos é concluído. Os arquivos aceitos recebem um padrão consistente de nome, por exemplo 2026-03_Transportes-Horizonte_Extrato-bancario.pdf, e são arquivados no espaço de trabalho do DocAsker ou no Google Drive, Dropbox ou OneDrive nos planos Pro e Firm.

O principal público do SmartVault são escritórios de contabilidade, então este é um exemplo de período de declarações. Você precisa do CPF de cada cliente pessoa física, dos informes de rendimentos, da declaração do IRPF do ano anterior e do contrato de prestação de serviços assinado. No DocAsker, você cria esse checklist de documentos uma vez, define o ano-calendário nos itens que precisam dele e envia um link para cada cliente.

Um cliente fotografa um informe de rendimentos na mesa da cozinha. A borda direita está cortada, então o DocAsker pede para reenviar antes que o arquivo chegue à sua equipe. Um informe do ano errado é devolvido com a indicação do ano solicitado. O contrato de prestação de serviços chega sem assinatura, e o cliente é informado de que o campo está vazio. Cada correção acontece enquanto o cliente ainda está com o documento em mãos.

Sua equipe abre uma pasta com arquivos aprovados, nomeados da mesma forma para todos os clientes. O DocAsker não se conecta a softwares tributários, então você move os arquivos para o seu fluxo tributário ou os arquiva em uma pasta na nuvem que sua equipe já usa. As necessidades de documentos variam conforme o cliente e o estado, portanto confirme cada lista antes de enviá-la.