Alternativa ao TaxDome para coletar documentos

O TaxDome é um sistema de gestão para escritórios de contabilidade e serviços fiscais. O site descreve uma plataforma que reúne fluxos de trabalho, comunicação com clientes, documentos, cobrança e tarefas da equipe. Os escritórios acompanham tarefas em pipelines, armazenam arquivos dos clientes, enviam faturas e coletam assinaturas eletrônicas no mesmo sistema, sem alternar entre ferramentas durante o expediente.

A experiência do cliente é uma parte importante do produto. Os clientes usam um portal e um aplicativo móvel, personalizados com a marca do escritório, para enviar documentos, assinar, pagar faturas e trocar mensagens com a equipe. O TaxDome oferece várias formas de solicitar documentos: organizadores, checklists de documentos, solicitações curtas, links de envio e chats. A central de ajuda explica quais opções exigem login do cliente e quais não exigem.

O TaxDome também apresenta recursos de IA para documentos. Para escritórios nos Estados Unidos, ele pode criar um checklist a partir da declaração do ano anterior, associar cada envio à seção correta do checklist e renomear e marcar arquivos compatíveis, como formulários fiscais comuns dos EUA. Alguns desses recursos são cobrados à parte, portanto consulte taxdome.com para verificar o que se aplica ao seu escritório.

O TaxDome é uma plataforma completa para escritórios, e adotá-lo significa levar fluxo de trabalho, armazenamento, cobrança e comunicação com clientes para um só lugar. Esse é o objetivo do produto, e muitos escritórios procuram exatamente isso. Outros já têm ferramentas de que gostam para essas atividades e enfrentam apenas uma lacuna: obter os documentos certos dos clientes sem semanas de trocas de mensagens.

Quando a necessidade é coletar documentos, os motivos para buscar uma alternativa ao TaxDome são práticos e costumam estar relacionados à estrutura do próprio escritório e à sua carteira de clientes. Nenhum deles é uma crítica à plataforma. Eles descrevem um escritório cuja necessidade é mais específica do que aquilo que o TaxDome foi criado para atender. Os mais comuns são:

Você começa com um checklist. Escolha um modelo pronto ou crie o seu, adicionando a cada item uma instrução, um exemplo e as verificações aplicáveis, como um período obrigatório ou uma assinatura preenchida. Depois, envie ao cliente um único link seguro. Não é preciso criar conta, usar senha ou instalar aplicativo. O link abre em qualquer celular ou computador, e o cliente pode voltar a ele depois.

Cada envio é verificado por IA assim que chega. O DocAsker analisa a qualidade da imagem, se o arquivo é o documento solicitado, datas e períodos, campos de assinatura e páginas ausentes. Se uma verificação falhar, o cliente vê o motivo em linguagem simples e pode enviar um arquivo melhor na hora. Sua equipe vê apenas os arquivos aprovados e aqueles sinalizados para revisão.

Os lembretes seguem a programação escolhida, por e-mail em todos os planos e por SMS nos planos Pro e Firm. Cada um lista apenas os itens que ainda faltam ou precisam ser reenviados, e os lembretes param quando o checklist é concluído. Os arquivos aprovados são renomeados com um padrão consistente e arquivados no seu espaço de trabalho do DocAsker ou, nos planos Pro e Firm, no Google Drive, Dropbox ou OneDrive.

Considere um contador iniciando a temporada com 80 clientes pessoa física. Cada um recebe um link do DocAsker com um checklist: comprovantes de renda do ano-calendário, declaração do IRPF do ano anterior, documento de identificação e contrato de prestação de serviços assinado. O cliente tira fotos pelo celular. Se um formulário for do ano errado ou a foto cortar a parte inferior da página, ele é avisado na hora.

Para um cliente de contabilidade, o checklist pode solicitar extratos bancários de janeiro a março e os respectivos extratos do cartão de crédito. O DocAsker compara o período do extrato com a solicitação, evitando que um extrato dos meses errados chegue à equipe. Os requisitos variam conforme o cliente e a jurisdição. Por isso, use os checklists prontos como ponto de partida e confirme a lista para cada contratação.

Isso funciona junto das ferramentas que você já usa para administrar o escritório. Se você mantém o TaxDome para fluxo de trabalho, cobrança e assinaturas eletrônicas, pode enviar um link do DocAsker para a coleta de documentos. Quando o checklist estiver concluído, mova os arquivos aprovados e renomeados para a pasta do cliente, e continue o restante do trabalho no TaxDome como antes.