Alternativa ao Moxo para coletar documentos do cliente

O Moxo se apresenta como uma plataforma de orquestração de processos empresariais com participação humana e IA. Segundo o site da empresa, a plataforma executa processos estruturados entre equipes internas, clientes externos, fornecedores e agentes de IA, com o princípio de que as pessoas decidem e a IA executa. Os setores citados incluem serviços financeiros, direito, contabilidade, consultoria e assessoria, mercado imobiliário, varejo, manufatura e indústria farmacêutica.

Na prática, isso significa fluxos formados por etapas. O Moxo lista etapas de ação humana, como aprovações, assinaturas eletrônicas, análises, preenchimento de formulários e coleta de dados, além de agentes de IA que preparam e executam tarefas dentro de um processo. Cada equipe, cliente ou parceiro pode receber um portal com a marca para realizar suas atividades, e os participantes externos acessam o portal por um link enviado por e-mail, sem conta ou download.

Em torno desse núcleo, o Moxo lista integrações com ferramentas como Slack, Microsoft Teams, Salesforce, HubSpot, DocuSign, Stripe, QuickBooks e Zapier, SDKs para incorporá-lo aos próprios aplicativos, prazos com escalonamento automático, trilha de auditoria completa e opções empresariais, como login único via SAML. É uma plataforma ampla, e a coleta de documentos é apenas uma parte dela.

O motivo mais comum é adequação, não qualidade. O Moxo foi criado para modelar um processo completo: quem faz o quê, em qual ordem, com quais aprovações e quais sistemas. Um escritório pequeno cujo problema real é obter três extratos bancários e um documento de identificação de cada cliente talvez não precise criar fluxos, portais e agentes para resolver essa tarefa.

O segundo motivo é a forma de contratação e início. O site do Moxo direciona o visitante para uma demonstração ou solicitação de teste, algo adequado para uma implementação planejada entre equipes. Já um escritório que quer enviar sua primeira solicitação de documentos ainda hoje costuma preferir uma ferramenta com planos públicos, teste iniciado sem cartão e nenhuma configuração além de um checklist de documentos. Em resumo, os motivos mais comuns são estes.

Você começa com um checklist de documentos. Escolha um modelo pronto ou crie o seu. Cada item corresponde a um documento e pode incluir uma instrução, um exemplo e as verificações aplicáveis, como um intervalo de datas, uma assinatura ou um prazo mínimo de validade. Você envia ao cliente um único link de envio seguro. Não é preciso criar conta, senha ou aplicativo, e o cliente pode voltar ao mesmo link depois para terminar.

Cada envio é verificado por IA assim que chega. As verificações são fixas e ficam listadas: desfoque, reflexos e bordas cortadas, se o arquivo é o documento solicitado, datas e períodos, campos de assinatura preenchidos e páginas faltantes. Se uma verificação falhar, o cliente vê o motivo em linguagem simples e pode enviar um arquivo melhor imediatamente. Sua equipe vê os arquivos aprovados e também o que foi sinalizado para análise.

Os lembretes seguem a periodicidade escolhida, por e-mail em todos os planos e por SMS nos planos Pro e Firm. Cada lembrete lista apenas os itens que ainda estão pendentes ou precisam ser reenviados, e eles param quando o checklist de documentos é concluído. Os arquivos aceitos recebem um nome padronizado e são armazenados no espaço de trabalho do DocAsker ou, nos planos Pro e Firm, no Google Drive, Dropbox ou OneDrive.

Considere um pequeno escritório de advocacia abrindo um novo caso para um cliente e realizando verificações de identidade. O cliente precisa enviar um RG ou CNH, um comprovante de residência emitido nos últimos três meses e um contrato de prestação de serviços assinado. No DocAsker, isso se torna um checklist de documentos com três itens: o RG ou CNH com verificação de validade, o comprovante de residência com verificação de data e o contrato de prestação de serviços com verificação de assinatura.

O cliente abre o link de envio no celular. Uma foto do RG ou CNH com reflexo sobre a página de dados é recusada na hora, com o motivo indicado, e o cliente tira outra foto. Uma conta de consumo do ano passado é recusada porque tem mais de três meses. Um contrato de prestação de serviços sem assinatura é sinalizado. Cada envio, verificação e download é registrado e, no plano Firm, o registro de auditoria pode ser exportado.

O DocAsker não executa o restante do caso, como aprovações, assinatura eletrônica do contrato de prestação de serviços e as etapas seguintes. Se o seu escritório precisa dessas atividades em um único processo controlado, esse é o tipo de trabalho para o qual o Moxo foi criado. Os requisitos também variam conforme a jurisdição, portanto confirme sua própria lista antes de enviá-la.