Alternative à Moxo pour collecter les pièces client

Moxo se présente comme une plateforme d’orchestration des processus métier entre humains et IA. Son site indique qu’elle exécute des processus structurés entre équipes internes, clients externes, fournisseurs et agents IA, selon le principe que les humains décident et que l’IA exécute. Les secteurs cités comprennent les services financiers, le droit, la comptabilité, le conseil, l’immobilier, la distribution, l’industrie et la pharmacie.

Concrètement, il s’agit de processus composés d’étapes. Moxo mentionne des étapes nécessitant une action humaine, comme les validations, les signatures électroniques, les contrôles, la saisie de formulaires et la collecte de données, ainsi que des agents IA capables de préparer et d’exécuter des tâches dans un processus. Chaque équipe, client ou partenaire peut disposer d’un portail aux couleurs de l’organisation, accessible aux participants externes par lien envoyé par e-mail, sans compte ni téléchargement.

Autour de ce socle, Moxo mentionne des intégrations avec des outils comme Slack, Microsoft Teams, Salesforce, HubSpot, DocuSign, Stripe, QuickBooks et Zapier, des SDK pour l’intégrer à vos propres applications, des échéances avec escalade automatique, une piste d’audit complète et des fonctions destinées aux entreprises, comme l’authentification unique SAML. C’est une plateforme étendue, dont la collecte de documents n’est qu’un élément.

La raison tient généralement à l’adéquation du produit, pas à sa qualité. Moxo est conçu pour modéliser un processus complet : qui fait quoi, dans quel ordre, avec quelles validations et quels systèmes. Un petit cabinet dont le besoin réel consiste à obtenir trois relevés bancaires et une pièce d’identité de chaque client n’a pas forcément besoin de concevoir des processus, des portails et des agents pour y parvenir.

La deuxième raison concerne l’achat et le démarrage. Le site de Moxo oriente vers une démonstration ou une demande d’essai, ce qui convient à un déploiement planifié entre plusieurs équipes. Un cabinet qui veut envoyer sa première demande de pièces cet après-midi préférera souvent un outil avec des tarifs publics, un essai sans carte bancaire et rien à configurer au-delà d’une liste de pièces. En pratique, les raisons les plus courantes sont les suivantes.

Vous commencez par une liste de pièces. Choisissez une liste prête à l’emploi ou créez la vôtre. Chaque élément correspond à un document, avec une consigne, un exemple et les contrôles applicables, comme une période obligatoire, une signature ou une durée minimale de validité. Vous envoyez au client un lien sécurisé unique. Aucun compte, mot de passe ou application n’est nécessaire, et le client peut revenir plus tard sur le même lien pour terminer.

Chaque dépôt est contrôlé par l’IA dès son arrivée. Les contrôles sont définis et listés : flou, reflet et bords coupés, correspondance entre le fichier et le document demandé, dates et périodes, champs de signature remplis et pages manquantes. Si un contrôle échoue, le client voit l’explication en termes simples et peut déposer immédiatement un fichier de meilleure qualité. Votre équipe ne voit que les fichiers validés, ainsi que ceux signalés pour vérification.

Les relances suivent le calendrier que vous choisissez, par e-mail avec tous les forfaits et par SMS avec Pro et Firm. Chaque relance liste uniquement les pièces encore manquantes ou à redéposer, puis s’arrête lorsque la liste est complète. Les fichiers acceptés sont renommés selon un modèle cohérent et classés dans l’espace de travail DocAsker, ou dans Google Drive, Dropbox ou OneDrive avec Pro et Firm.

Prenons le cas d’un petit cabinet d’avocats qui ouvre un nouveau dossier client avec des contrôles d’identité. Le client doit fournir une pièce d’identité, un justificatif de domicile datant de moins de trois mois et une lettre de mission signée. Dans DocAsker, cela devient une liste de trois éléments : la pièce d’identité avec un contrôle de validité, le justificatif de domicile avec un contrôle de date et la lettre avec un contrôle de signature.

Le client ouvre le lien sur son téléphone. Une photo du passeport présentant un reflet sur la page d’identité est refusée immédiatement avec l’explication, puis le client la redépose. Une facture d’électricité de l’année précédente est refusée parce qu’elle date de plus de trois mois. Une lettre non signée est signalée. Chaque dépôt, contrôle et téléchargement est enregistré et, avec Firm, la piste d’audit peut être exportée.

DocAsker ne gère pas le reste du dossier, comme les validations, la signature électronique de la lettre de mission ou les étapes qui suivent. Si votre cabinet a besoin de ces fonctions dans un même processus gouverné, c’est le type de besoin auquel Moxo répond. Les exigences varient également selon la juridiction : vérifiez votre propre liste avant de l’envoyer.