Alternative à Canopy pour les cabinets qui relancent leurs clients

Canopy est un logiciel de gestion de cabinet en ligne. Son site le présente comme une plateforme tout-en-un conçue pour les cabinets comptables, de conseil fiscal et de tenue comptable américains, quelle que soit leur taille. L’objectif est de remplacer les applications distinctes qu’un cabinet utiliserait autrement pour les documents, la facturation, les flux de travail et les échanges avec les clients, avec une seule connexion pour toute l’équipe.

La plateforme est vendue sous forme de modules. Canopy propose un CRM, un portail client, une gestion documentaire avec signatures électroniques, des flux de travail, le suivi du temps et la facturation, les paiements, la résolution de problèmes fiscaux ainsi que les transcriptions et notifications. Les clients peuvent utiliser un portail et une application mobile. Canopy indique également qu’ils peuvent ouvrir une tâche ponctuelle depuis un lien sécurisé, sans se connecter.

Pour la collecte de documents, Canopy propose des demandes de pièces avec relances automatiques, ainsi qu’une fonctionnalité appelée Smart Intake. D’après son site, Smart Intake prépare un questionnaire ou une liste de pièces à partir de la déclaration de l’année précédente du client, rapproche les fichiers reçus des éléments demandés et relance le client au sujet des documents manquants. Canopy indique également que les dépôts peuvent être classés et renommés automatiquement.

Canopy couvre de nombreux besoins, et cette amplitude fait sa force. Un cabinet qui a besoin d’un CRM, de flux de travail, de fonctions de facturation et d’outils liés aux transcriptions fiscales les trouve au même endroit. En revanche, un cabinet qui dispose déjà de ces outils, ou qui n’en a pas besoin, cherche parfois simplement un meilleur moyen d’obtenir des documents complets et lisibles de ses clients.

Lorsque le besoin porte uniquement sur la collecte de pièces, les raisons qui poussent les cabinets à envisager une alternative à Canopy sont concrètes. Elles tiennent davantage à la situation du cabinet qu’à Canopy lui-même et concernent généralement le périmètre du logiciel, les problèmes rencontrés avec les fichiers reçus ou l’emplacement des dossiers clients. Les cas les plus fréquents sont les suivants :

Une demande DocAsker commence par une liste des documents dont vous avez besoin. Utilisez une liste prête à l’emploi ou créez la vôtre. Chaque élément peut comporter une consigne, un exemple et les contrôles applicables, comme une période de relevé ou une durée minimale de validité. Vous envoyez ensuite au client un seul lien sécurisé. Aucun compte, mot de passe ou application n’est nécessaire, et le lien s’ouvre sur n’importe quel téléphone ou ordinateur.

Dès qu’un fichier arrive, l’IA le contrôle. Elle recherche le flou, les reflets et les bords coupés, vérifie qu’il s’agit bien du document demandé, compare les dates et les périodes avec la demande, puis contrôle que les champs de signature sont remplis et que toutes les pages sont présentes. En cas d’échec, le client voit la raison expliquée simplement et peut déposer immédiatement un fichier corrigé.

Vous choisissez le calendrier des relances. Elles sont envoyées par e-mail avec tous les forfaits et par SMS avec Pro et Firm. Elles indiquent uniquement les pièces encore manquantes ou à redéposer, puis s’arrêtent lorsque la liste est complète. Les fichiers acceptés sont renommés selon un modèle cohérent et classés dans l’espace de travail DocAsker, ou dans Google Drive, Dropbox ou OneDrive avec Pro et Firm.

Prenons le cas d’un cabinet comptable qui intègre une petite entreprise. La liste demande les deux dernières déclarations déposées, les relevés bancaires de l’année précédente complète, une lettre de mission signée et la pièce d’identité du dirigeant. Celui-ci photographie une partie des documents avec son téléphone entre deux rendez-vous. DocAsker signale le relevé qui s’arrête en octobre et la lettre de mission dont la ligne de signature est vide. Le dirigeant corrige les deux documents avant la fin de la journée.

Pendant la période fiscale, le même parcours fonctionne pour chaque client particulier. Chacun reçoit un lien, dépose ses justificatifs de revenus et les documents complémentaires, puis reçoit des relances qui indiquent uniquement ce qui manque encore. Votre équipe ouvre une demande lorsqu’elle est complète, plutôt qu’à chaque réception d’un fichier. Les pièces à fournir varient selon le client et la déclaration : vérifiez donc chaque liste avant de l’envoyer.

Rien de tout cela ne vous oblige à abandonner Canopy si vous l’utilisez pour les flux de travail, la facturation ou les transcriptions. DocAsker peut intervenir en amont, comme étape de collecte. Une fois la liste complète, vous transférez les fichiers acceptés et renommés dans le dossier du client sur Canopy, puis poursuivez la mission comme aujourd’hui.