Une alternative à Jotform pour collecter les pièces de vos clients

Jotform est un outil de création de formulaires en ligne. L'entreprise se présente comme une plateforme de création de formulaires et d'automatisation des processus intégrant l'IA. Selon son site, elle a été fondée en 2006 par Aytekin Tank, qui en est toujours le directeur général, et a installé son siège à San Francisco en 2014. L'outil couvre de nombreux usages, du formulaire de contact au bon de commande.

Autour de son éditeur de formulaires, Jotform propose plusieurs produits : Jotform Sign pour la signature électronique, les paiements intégrés aux formulaires, Tables pour gérer les données reçues, Workflows pour les circuits de validation, un éditeur PDF, un outil de création d'applications sans code et des agents IA. Les formulaires prennent en charge la logique conditionnelle, et le site présente un vaste catalogue d'intégrations avec d'autres logiciels.

Pour la collecte de documents, la fonction à examiner est le champ de dépôt de fichiers. Vous l'ajoutez à un formulaire, choisissez les extensions autorisées et fixez des limites de taille et de nombre de fichiers. Jotform propose plus de 100 modèles de formulaires de dépôt. Les fichiers peuvent être envoyés vers Google Drive, Dropbox, OneDrive ou Box. Cette comparaison porte uniquement sur cet usage.

Jotform couvre bien plus que la collecte de documents. DocAsker ne remplace pas la plupart de ses fonctions. Les cabinets qui envisagent un autre outil utilisent généralement un formulaire comme demande de pièces : un champ pour le relevé bancaire, un autre pour la pièce d'identité, un troisième pour la lettre de mission signée.

Le principal point de friction tient au contrôle effectué : le champ vérifie les caractéristiques du fichier, sans examiner le document. Le centre d'aide de Jotform décrit deux réglages pour un champ de dépôt : les extensions autorisées et les limites de taille. Une photo floue de la mauvaise page reste un fichier JPG accepté. Votre équipe constate le problème plus tard, écrit au client, puis attend un nouvel envoi. Le fonctionnement des formulaires entraîne aussi d'autres difficultés.

Vous préparez une liste de pièces à partir d'un modèle ou de vos propres besoins. Chaque élément correspond à un document, avec une consigne, un exemple et les contrôles à appliquer : période à couvrir, signature attendue ou durée de validité minimale. Vous envoyez au client un lien sécurisé. Aucun compte, mot de passe ou application n'est nécessaire, et le client peut revenir sur le même lien pour terminer ses dépôts.

Dès qu'un fichier est déposé, l'IA contrôle le flou, les reflets et les bords coupés, le type de document, les dates et périodes, la présence des signatures attendues et les éventuelles pages manquantes. Si un contrôle échoue, le motif s'affiche dans des termes simples. Le client peut, par exemple, être informé qu'une facture d'énergie ne remplace pas un relevé bancaire, puis déposer immédiatement le bon document.

Vous choisissez le rythme des relances : par e-mail avec toutes les offres, et aussi par SMS avec Pro et Firm. Chaque relance mentionne uniquement les pièces manquantes ou à redéposer. Les relances cessent dès que la liste est complète. Les fichiers acceptés sont renommés selon une convention uniforme et classés dans l'espace DocAsker, ou dans Google Drive, Dropbox ou OneDrive avec Pro et Firm.

Prenons un cabinet qui prépare une demande de visa. Le demandeur doit fournir une copie de son passeport, trois mois de relevés bancaires, une attestation d'emploi et un formulaire de consentement signé. Un formulaire de dépôt peut prévoir quatre champs obligatoires et un bouton d'envoi : le demandeur doit alors réunir les quatre fichiers avant de le soumettre. Les pièces à demander varient selon le pays, l'autorité et le dossier. Cette liste constitue un point de départ ; le cabinet doit confirmer les exigences en vigueur.

Dans DocAsker, chaque pièce de la liste possède ses propres contrôles. Vous pouvez demander un passeport encore valable 6 mois, des relevés couvrant les trois mois indiqués et un formulaire de consentement signé. Le demandeur dépose son passeport aujourd'hui depuis son téléphone, puis les relevés la semaine suivante, sur le même lien. Si le passeport expire avant la date demandée, le demandeur en est informé dès le dépôt.

Votre équipe suit les pièces acceptées, déjà renommées et classées, ainsi que les fichiers signalés pour une vérification humaine. Entre les dépôts, les relances mentionnent uniquement ce qui reste à fournir. Si seule l'attestation d'emploi manque, le demandeur est relancé uniquement pour cette pièce. Dès que le dernier document est accepté, les relances cessent.