Jotform-alternatief voor het verzamelen van documenten

Jotform is een online formulierenbouwer. Het bedrijf omschrijft zichzelf als een AI-gestuurde online formulierenbouwer en platform voor workflowautomatisering. Volgens de website werd het in 2006 opgericht door Aytekin Tank, die nog steeds CEO is, en opende het in 2014 het hoofdkantoor in San Francisco. Het is een algemene tool voor alles van contactformulieren tot bestelformulieren.

Rond de formulierenbouwer biedt Jotform een reeks producten: Jotform Sign voor elektronische handtekeningen, betalingen in formulieren, Tables voor het beheren van ingezonden gegevens, Workflows voor goedkeuringen, een PDF-editor, een no-code appbouwer en AI Agents. Formulieren ondersteunen voorwaardelijke logica en de website vermeldt een grote catalogus met koppelingen naar andere software.

Voor documenten is het uploadveld het relevante onderdeel. Je voegt dit toe aan een formulier, kiest welke bestandsextensies zijn toegestaan en stelt limieten in voor bestandsgrootte en het aantal bestanden. Jotform biedt meer dan 100 sjablonen voor uploadformulieren en uploads kunnen worden doorgestuurd naar Google Drive, Dropbox, OneDrive of Box. Deze vergelijking kijkt alleen naar dat gebruik.

Jotform doet veel meer dan documenten verzamelen en voor de meeste van die taken is DocAsker helemaal geen alternatief. De kantoren die verder kijken, gebruiken meestal een uploadformulier als documentverzoek: één veld voor het bankafschrift, één voor het identiteitsbewijs en één voor de ondertekende brief.

De meest voorkomende reden is dat een formulierveld het bestand controleert, niet het document. Het helpcentrum van Jotform beschrijft twee instellingen voor een uploadveld: toegestane extensies en bestandsgrootte. Een onscherpe foto van de verkeerde pagina is nog steeds een geldige JPG. Iemand in je team ontdekt dat pas later, mailt de klant en wacht opnieuw. Er zijn nog enkele andere veelvoorkomende redenen die voortkomen uit de manier waarop formulieren werken.

In plaats van een formulier te bouwen, maak je een checklist. Begin met een kant-en-klare checklist of schrijf er zelf een. Elk item is één document, met een instructie, een voorbeeld en de controles die van toepassing zijn, zoals een verplichte periode, een handtekening of een minimale geldigheidsduur. Je stuurt de klant één beveiligde link. Die heeft geen account, wachtwoord of app nodig en kan later via dezelfde link verdergaan.

Elke upload krijgt direct bij binnenkomst een AI-controle op onscherpte, schittering en afgesneden randen, op de vraag of het bestand het gevraagde document is, op datums en periodes, ingevulde handtekeningvelden en ontbrekende pagina's. Als een controle mislukt, ziet de klant in duidelijke taal wat er mis is, bijvoorbeeld dat een energierekening niet kan dienen als bankafschrift, en kan die meteen een beter bestand uploaden.

Herinneringen worden verstuurd volgens het schema dat je kiest, per e-mail bij elk abonnement en per sms bij Pro en Firm. Elke herinnering vermeldt alleen de items die nog ontbreken of opnieuw moeten worden geüpload. De herinneringen stoppen zodra de checklist compleet is. Geaccepteerde bestanden krijgen een vaste naam en worden opgeslagen in de DocAsker-werkruimte of bij Pro en Firm in Google Drive, Dropbox of OneDrive.

Neem een immigratieadviseur die een aanvraag voorbereidt. De aanvrager moet een kopie van het paspoort, bankafschriften van drie maanden, een werkgeversverklaring en een ondertekend toestemmingsformulier aanleveren. Als uploadformulier zijn dat vier velden en een verzendknop. De aanvrager kan pas verzenden als alle vier bestanden klaarstaan. De vereisten verschillen bovendien per land, autoriteit en zaak, waardoor de lijst per aanvrager verandert.

In DocAsker is elk document een checklistitem met een eigen controle. Het paspoort moet nog 6 maanden geldig zijn. De afschriften moeten de door jou genoemde drie maanden omvatten. Het toestemmingsformulier moet ondertekend zijn. De aanvrager uploadt het paspoort vandaag vanaf een telefoon en de afschriften volgende week via dezelfde link. Verloopt het paspoort te snel, dan krijgt de aanvrager dat direct te zien, niet pas nadat jij het bestand hebt geopend.

Je team ziet het documentverzoek zodra de documenten zijn goedgekeurd, met bestanden die een vaste naam hebben en op de juiste plek staan. Tussentijdse herinneringen noemen alleen wat die aanvrager nog moet aanleveren. Een aanvrager die alles behalve de werkgeversverklaring heeft gestuurd, krijgt dus alleen een verzoek om die werkgeversverklaring. Zodra het laatste item is geaccepteerd, stoppen de herinneringen.