ShareFile-alternatief voor stukken opvragen bij klanten

ShareFile is software voor veilig bestanden delen en documentworkflows. Het maakt deel uit van het productportfolio van Progress. Op de website wordt het aangeboden aan accountantskantoren, advocatenkantoren, financiële dienstverleners, verzekeraars en zorgorganisaties, en aan bedrijven in elke sector die gevoelige bestanden met klanten uitwisselen. Het product begon met bestanden delen en opslaan en ondersteunt inmiddels veel meer werkzaamheden rond een klantdossier.

Een kantoor krijgt met ShareFile een klantportaal in de eigen huisstijl, met eigen logo, kleuren en subdomein, ingebouwde elektronische ondertekening, herbruikbare sjablonen en geautomatiseerde workflows. Met opvragelijsten vraag je klanten een reeks documenten met deadlines en automatische herinneringen. Daarna kun je elk bestand goedkeuren of als onvolledig markeren. ShareFile vermeldt ook integraties met Microsoft 365, Google Workspace, Salesforce en QuickBooks, plus mobiele apps.

ShareFile heeft ook AI-functies toegevoegd. De documentatie beschrijft AI-documentvalidatie die een bestand uit een opvragelijst controleert en de klant waarschuwt wanneer de inhoud niet bij het verzoek lijkt te passen, bijvoorbeeld door een verkeerd jaar of documenttype. Op de abonnementspagina's staan opvragelijsten en AI-functies bij de hogere abonnementen. Kijk daarom op sharefile.com voor de actuele inhoud van elk abonnement.

ShareFile is een breed platform, en juist die breedte is vaak de reden dat een kantoor verder kijkt. Als je bestanden al bewaart in Google Drive, Dropbox of OneDrive en documenten in een andere tool laat ondertekenen, heb je misschien alleen het onderdeel nodig waarmee je documenten bij klanten verzamelt. In dat geval biedt een platform voor opslag en workflows meer dan je voor deze taak nodig hebt.

De andere veelvoorkomende redenen ontstaan aan de kant van de klant, op het moment dat een document daadwerkelijk wordt geüpload. Een portaal, een inlogstap en het gebruik van een telefooncamera voegen elk een moment toe waarop een verzoek kan vastlopen of een slecht bestand kan doorkomen. Hieronder staan redenen die kantoren vaak noemen. Het zijn algemene redenen, geen uitspraken over elk ShareFile-account of elk abonnement.

Dat maakt ShareFile geen slecht product. Het juiste ShareFile-alternatief hangt af van welk onderdeel van ShareFile je gebruikt. Als je de opslag, elektronische ondertekening en workflows dagelijks nodig hebt, kost vervangen waarschijnlijk meer dan het oplevert. Als je vooral opvragelijsten gebruikt, is een tool die specifiek is gebouwd voor het verzamelen en controleren van documenten het bekijken waard.

Je begint met een kant-en-klare checklist of maakt er zelf een. Aan elk item kun je een instructie, voorbeeld en toepasselijke controles toevoegen, zoals een verplichte periode, een handtekening of een minimale geldigheidsduur. Daarna stuur je de klant één beveiligde link. De klant heeft geen account, wachtwoord of app nodig. De link werkt op elke telefoon of computer en de klant kan later via dezelfde link verdergaan.

AI controleert elke upload zodra die binnenkomt. De controle kijkt naar de beeldkwaliteit, zoals onscherpte, schittering en afgesneden randen, naar de vraag of het bestand het gevraagde document is, naar datums en periodes, ingevulde handtekeningvelden en ontbrekende pagina's. Als een controle mislukt, ziet de klant in gewone taal waarom en kan die direct een beter bestand uploaden. Je team ziet alleen bestanden die zijn goedgekeurd, plus bestanden die voor menselijke controle zijn gemarkeerd.

Herinneringen worden verstuurd volgens het schema dat je kiest: per e-mail op elk abonnement en per sms op Pro en Firm. Elke herinnering vermeldt alleen de items die nog ontbreken of opnieuw moeten worden geüpload. De herinneringen stoppen zodra de checklist compleet is. Goedgekeurde bestanden krijgen een vaste naamgeving en worden opgeslagen in de DocAsker-werkruimte, of op Pro en Firm in Google Drive, Dropbox of OneDrive.

Accountancy is de eerste sector die ShareFile noemt. Neem daarom een veelvoorkomende opdracht: de onboarding van een nieuwe klant van een administratiekantoor. Je hebt bankafschriften van januari tot en met maart nodig, de btw-aangifte van vorig jaar, een ondertekende opdrachtbevestiging en een foto van het identiteitsbewijs van de eigenaar. In DocAsker zet je deze vier items op een checklist, stel je de periode in bij het item voor het bankafschrift en stuur je één link.

De eigenaar uploadt die avond bestanden vanaf een telefoon. Op de foto van het identiteitsbewijs zit een schittering over de naam, dus DocAsker vraagt direct om het document opnieuw te uploaden. Het bankafschrift gaat over oktober tot en met december, waardoor de klant ziet welke maanden nodig zijn. De opdrachtbevestiging komt binnen zonder ingevuld handtekeningveld en wordt met die reden teruggestuurd. Niemand van je team heeft het bestand nog geopend.

Twee dagen later vermeldt de herinnering alleen het ene bankafschrift dat nog ontbreekt. Zodra het binnenkomt en wordt goedgekeurd, stoppen de herinneringen en komen de bestanden met vaste namen in de map van de klant terecht. De benodigde documenten verschillen per klant en rechtsgebied. Gebruik een kant-en-klare checklist daarom als startpunt en bevestig de lijst voor elke opdracht.