Canopy-alternatief voor kantoren die klantdocumenten najagen

Canopy is cloudsoftware voor praktijkmanagement. Op de website wordt het beschreven als een alles-in-éénplatform voor Amerikaanse accountantskantoren, CPA-kantoren, belastingadviseurs en administratiekantoren van elke omvang. Het idee is dat een kantoor de losse apps voor documenten, facturatie, workflow en klantcommunicatie vervangt door één login voor het hele team.

Het platform wordt aangeboden als een reeks modules. Canopy noemt een CRM, klantportaal, documentbeheer met elektronische handtekeningen, workflow, tijdregistratie en facturatie, betalingen, fiscale afhandeling en transcripten en berichten. Klanten kunnen een portaal en mobiele app gebruiken. Volgens Canopy kunnen zij ook één taak openen via een beveiligde link zonder in te loggen.

Voor het verzamelen van documenten biedt Canopy documentverzoeken met automatische herinneringen, plus een functie die Smart Intake heet. Volgens de website stelt Smart Intake op basis van de aangifte van het vorige jaar een vragenlijst of checklist op, koppelt binnenkomende bestanden aan checklistitems en herinnert klanten aan ontbrekende documenten. Canopy vermeldt ook dat uploads automatisch kunnen worden geclassificeerd en hernoemd.

Canopy doet veel, en juist die breedte is een sterk punt. Een kantoor dat CRM, workflow, facturatie en hulpmiddelen voor IRS-transcripten nodig heeft, krijgt dat allemaal op één plek. Een kantoor dat deze zaken al geregeld heeft of niet nodig heeft, zoekt misschien vooral een betere manier om complete en leesbare documenten van klanten te ontvangen.

Wanneer het alleen om documentverzameling gaat, zijn de redenen om een Canopy-alternatief te overwegen praktisch. Ze zeggen meer over de situatie van het kantoor dan over Canopy. Meestal gaat het om de omvang van het platform, het soort problemen met binnenkomende bestanden of de plek waar klantmappen worden bewaard. De meest voorkomende redenen zijn:

Een DocAsker-verzoek begint met een checklist van de documenten die je nodig hebt. Gebruik een kant-en-klare checklist of stel er zelf een samen. Elk item kan een instructie, voorbeeld en toepasselijke controles bevatten, zoals een periode van een afschrift of een minimale geldigheidsduur. Daarna stuur je de klant één beveiligde link. Een account, wachtwoord of app is niet nodig. De link werkt op elke telefoon of computer.

Zodra een bestand binnenkomt, controleert AI het. De controle let op onscherpte, schittering en afgesneden randen, bevestigt dat het bestand het gevraagde document is, vergelijkt datums en perioden met het verzoek en controleert of handtekeningvelden zijn ingevuld en alle pagina's aanwezig zijn. Als iets niet klopt, ziet de klant in duidelijke woorden waarom en kan die direct een beter bestand uploaden.

Je kiest zelf het schema voor herinneringen. Op elk plan worden herinneringen per e-mail verstuurd en met Pro en Firm ook per sms. Ze vermelden alleen de items die nog ontbreken of opnieuw moeten worden geüpload en stoppen zodra de checklist compleet is. Goedgekeurde bestanden worden volgens een vast patroon hernoemd en opgeslagen in de DocAsker-werkruimte of, met Pro en Firm, in Google Drive, Dropbox of OneDrive.

Stel je een CPA-kantoor voor dat een nieuwe klant uit het midden- en kleinbedrijf verwelkomt. De checklist vraagt om de laatste twee ingediende aangiften, bankafschriften over het volledige vorige jaar, een ondertekende opdrachtbevestiging en een foto van het identiteitsbewijs van de eigenaar. De eigenaar maakt tussen afspraken door met een telefoon foto's van de helft van de documenten. DocAsker markeert het afschrift dat in oktober stopt en de opdrachtbevestiging met een leeg handtekeningveld. De eigenaar herstelt beide voordat de dag voorbij is.

Tijdens het belastingseizoen verloopt hetzelfde proces voor elke particuliere klant. Iedereen ontvangt een link, uploadt inkomensformulieren en onderliggende documenten en krijgt herinneringen waarin alleen staat wat nog ontbreekt. Je medewerkers openen een verzoek zodra het compleet is, niet telkens wanneer één bestand binnenkomt. De benodigde documenten verschillen per klant en aangifte. Controleer daarom elke checklist voordat je die verstuurt.

Hiervoor hoef je Canopy niet te verlaten als je het gebruikt voor workflow, facturatie of transcripten. DocAsker kan ervoor worden geplaatst als verzamelstap. Zodra een checklist compleet is, zet je de goedgekeurde, hernoemde bestanden over naar het klantdossier in Canopy. De opdracht loopt daar vervolgens verder zoals je gewend bent.