Alternativa a Canopy per studi che inseguono i documenti

Canopy è un software cloud per la gestione dello studio. Il sito lo descrive come una piattaforma completa per studi contabili, CPA, fiscali e di contabilità degli Stati Uniti, di qualsiasi dimensione. L'idea è sostituire le diverse app che uno studio userebbe per documenti, fatturazione, flussi di lavoro e comunicazioni con i clienti con un unico accesso per tutto il team.

La piattaforma viene venduta attraverso una serie di moduli. Canopy include CRM, portale clienti, gestione documentale con firme elettroniche, flussi di lavoro, gestione di tempi e fatturazione, pagamenti, risoluzione delle pendenze fiscali, trascrizioni e comunicazioni. I clienti possono usare un portale e un'app mobile. Canopy dichiara inoltre che possono aprire una singola attività tramite un link sicuro senza effettuare l'accesso.

Per la raccolta documenti, Canopy offre richieste ai clienti con solleciti automatici e una funzione chiamata Smart Intake. Secondo il sito, Smart Intake prepara una bozza di questionario o checklist a partire dalla dichiarazione dell'anno precedente del cliente, abbina i file ricevuti agli elementi della checklist e ricorda al cliente i documenti mancanti. Canopy dichiara inoltre che gli upload possono essere classificati e rinominati automaticamente.

Canopy offre molte funzioni, e questa ampiezza è il suo punto di forza. Uno studio che ha bisogno di CRM, flussi di lavoro, fatturazione e strumenti per le trascrizioni dell'IRS li trova tutti nello stesso ambiente. Uno studio che ha già coperto questi aspetti, o non ne ha bisogno, potrebbe cercare soltanto un modo migliore per ricevere dai clienti documenti completi e leggibili.

Quando l'obiettivo è solo la raccolta documenti, i motivi per cui gli studi valutano un'alternativa a Canopy sono pratici. Dicono più della situazione dello studio che di Canopy e di solito riguardano l'ampiezza della piattaforma, il tipo di problema associato ai file ricevuti o il luogo in cui vengono conservate le cartelle dei clienti. I più comuni sono questi:

Una richiesta DocAsker parte da una checklist dei documenti che ti servono. Puoi usare una checklist pronta o crearne una tua. Ogni voce può includere un'istruzione, un esempio e i controlli applicabili, come un periodo di riferimento o una validità minima. Poi invii al cliente un unico link sicuro. Non servono account, password o app, e il link si apre da qualsiasi telefono o computer.

Quando arriva un file, l'IA lo controlla. Verifica sfocatura, riflessi e bordi tagliati, conferma che il file sia il documento richiesto, confronta date e periodi con la richiesta e controlla che i campi della firma siano compilati e che siano presenti tutte le pagine. Se qualcosa non va, il cliente legge il motivo in parole semplici e carica subito un file migliore.

Scegli tu la frequenza dei solleciti. I solleciti arrivano via email con tutti i piani e via SMS con Pro e Firm, indicano solo gli elementi ancora mancanti o da ricaricare e si interrompono quando la checklist è completa. I file accettati vengono rinominati secondo uno schema coerente e archiviati nello spazio di lavoro DocAsker oppure, con Pro e Firm, in Google Drive, Dropbox o OneDrive.

Immagina uno studio CPA che acquisisce una nuova piccola impresa. La checklist richiede le ultime due dichiarazioni presentate, gli estratti conto dell'intero anno precedente, una lettera di incarico firmata e la carta d'identità del titolare. Il titolare fotografa metà dei documenti con il telefono tra una riunione e l'altra. DocAsker segnala l'estratto conto che si ferma a ottobre e la lettera di incarico con il campo della firma vuoto. Il titolare corregge entrambi prima della fine della giornata.

Durante la stagione fiscale, lo stesso flusso si applica a ogni cliente privato. Ogni cliente riceve un link, carica i moduli sul reddito e i documenti di supporto e riceve solleciti che indicano solo ciò che manca. Il tuo team apre una richiesta quando è completa, non ogni volta che arriva un singolo file. I documenti necessari variano in base al cliente e alla dichiarazione, quindi verifica ogni checklist prima di inviarla.

Se usi Canopy per i flussi di lavoro, la fatturazione o le trascrizioni, non devi rinunciarvi. DocAsker può occuparsi della fase di raccolta prima di Canopy. Quando una checklist è completa, trasferisci i file accettati e rinominati nella scheda del cliente in Canopy, dove l'incarico prosegue come oggi.