Alternativa a Moxo per la raccolta documenti dai clienti

Moxo si descrive come una piattaforma per l'orchestrazione dei processi aziendali tra persone e IA. Il suo sito dichiara che gestisce processi strutturati tra team interni, clienti esterni, fornitori e agenti IA, secondo il principio per cui le persone decidono e l'IA esegue. Tra i settori indicati ci sono servizi finanziari, studi legali, studi commercialisti, consulenza e advisory, immobiliare, commercio, produzione e farmaceutica.

In pratica, si tratta di flussi composti da passaggi. Moxo indica passaggi svolti dalle persone, come approvazioni, firme elettroniche, revisioni, compilazione di moduli e raccolta dati, oltre ad agenti IA che preparano ed eseguono attività all'interno di un processo. Ogni team, cliente o partner può avere un portale con il proprio brand, mentre i partecipanti esterni accedono tramite un link inviato via email, senza account o download.

Intorno a questo nucleo, Moxo indica integrazioni con strumenti come Slack, Microsoft Teams, Salesforce, HubSpot, DocuSign, Stripe, QuickBooks e Zapier, SDK per inserirlo nelle proprie app, scadenze con escalation automatiche, un audit log completo e opzioni enterprise come il single sign-on SAML. È una piattaforma ampia e la raccolta documenti è solo una parte delle sue funzioni.

Di solito il motivo è l'aderenza alle esigenze, non la qualità. Moxo è pensato per modellare un processo completo: chi fa cosa, in quale ordine, con quali approvazioni e quali sistemi. Un piccolo studio che deve semplicemente ottenere tre estratti conto e un documento d'identità da ogni cliente potrebbe non aver bisogno di progettare flussi, portali e agenti per risolvere il problema.

Il secondo motivo riguarda il modo in cui si acquista e si inizia a usare il prodotto. Il sito di Moxo indirizza a una demo o a una richiesta di prova, un approccio adatto a un'implementazione pianificata tra più team. Uno studio che vuole inviare la prima richiesta documenti questo pomeriggio spesso preferisce uno strumento con piani pubblici, una prova che inizia senza carta e nulla da configurare oltre a una checklist documenti. In breve, i motivi più comuni sono questi.

Inizi da una checklist documenti. Puoi scegliere una checklist documenti già pronta o crearne una tua. Ogni elemento corrisponde a un documento e può includere un'istruzione, un esempio e i controlli applicabili, come un intervallo di date, una firma o una validità minima. Invii al cliente un unico link sicuro. Non servono account, password o app e il cliente può tornare più tardi allo stesso link per completare la richiesta.

Su ogni upload viene eseguito un controllo con IA appena arriva. I controlli sono definiti e indicati: sfocatura, riflessi e bordi tagliati, verifica che il file sia il documento richiesto, date e periodi, campi della firma compilati e pagine mancanti. Se un controllo non va a buon fine, il cliente vede il motivo in parole semplici e può ricaricare subito un file migliore. Il tuo team vede i file approvati e quelli segnalati per una revisione.

I solleciti partono secondo la frequenza che scegli, via email su tutti i piani e via SMS con Pro e Firm. Ogni sollecito elenca solo gli elementi ancora mancanti o da ricaricare e si interrompe quando la checklist è completa. I file approvati vengono rinominati secondo uno schema coerente e archiviati nello spazio di lavoro DocAsker oppure, con Pro e Firm, su Google Drive, Dropbox o OneDrive.

Immagina un piccolo studio legale che apre una nuova pratica e deve svolgere l'adeguata verifica della clientela. Il cliente deve fornire un documento d'identità, una bolletta recente o certificato di residenza emesso negli ultimi tre mesi e una lettera di incarico firmata. In DocAsker, la richiesta diventa una checklist documenti di tre elementi: il documento d'identità con controllo della validità, l'utenza o prova di residenza con controllo della data e la lettera con controllo della firma.

Il cliente apre il link dal telefono. Una foto del passaporto con un riflesso sulla pagina dei dati viene rifiutata subito con l'indicazione del motivo e il cliente la ricarica. Una bolletta dell'anno scorso viene rifiutata perché ha più di tre mesi. Una lettera senza firma viene segnalata. Ogni upload, controllo e download viene registrato e con Firm l'audit log può essere esportato.

DocAsker non gestisce il resto della pratica, come le approvazioni, la firma elettronica della lettera di incarico e i passaggi successivi. Se il tuo studio ha bisogno di gestire tutto in un unico processo governato, questo è il tipo di attività per cui Moxo è progettato. I requisiti variano anche in base alla giurisdizione, quindi verifica il tuo elenco prima di inviarlo.