Alternativa a TaxDome per raccogliere documenti dai clienti

TaxDome è un software per la gestione dello studio, pensato per studi fiscali, commercialisti e studi di contabilità. Il sito descrive una piattaforma unica che riunisce flussi di lavoro, comunicazioni con i clienti, documenti, fatturazione e carico di lavoro del team. Lo studio gestisce gli incarichi tramite pipeline, archivia i documenti dei clienti, invia fatture e raccoglie firme elettroniche nello stesso sistema, senza passare da uno strumento all'altro durante la giornata.

La parte dedicata ai clienti è centrale nel prodotto. I clienti usano un portale e un'app mobile, personalizzati con il marchio dello studio, per caricare documenti, firmare, pagare le fatture e scrivere al team. TaxDome offre diversi modi per richiedere documenti: organizzatori con questionario, checklist documenti, brevi richieste documenti, link di caricamento e chat. Il relativo centro assistenza spiega quali di questi strumenti richiedono l'accesso del cliente e quali no.

TaxDome indica anche funzioni di IA per i documenti. Per gli studi negli Stati Uniti, può creare una checklist documenti partendo dalla dichiarazione dell'anno precedente, associare ogni caricamento alla sezione corretta della checklist e rinominare e applicare tag a file supportati, come i comuni moduli fiscali statunitensi. Alcune di queste funzioni sono disponibili come componente aggiuntivo a pagamento, quindi verifica su taxdome.com quali si applicano al tuo studio.

TaxDome è una piattaforma completa per lo studio e adottarla significa portare flussi di lavoro, archiviazione, fatturazione e comunicazioni con i clienti in un unico spazio. È proprio questo l'obiettivo del prodotto e molti studi cercano esattamente questo. Altri studi hanno già strumenti che gestiscono bene queste attività e devono colmare una sola lacuna: ottenere dai clienti i documenti corretti senza settimane di scambi.

Quando l'obiettivo è raccogliere documenti, i motivi per cui gli studi valutano un'alternativa a TaxDome sono pratici e dipendono dall'organizzazione dello studio e dalla propria clientela. Non sono una critica alla piattaforma. Descrivono uno studio con esigenze più circoscritte rispetto a quelle per cui TaxDome è stato progettato. I motivi più comuni sono questi:

Parti da una checklist documenti. Scegline una già pronta o creane una personalizzata, quindi aggiungi a ogni voce un'istruzione, un esempio e i controlli necessari, come un intervallo di date o una firma compilata. Poi invia al cliente un unico link sicuro. Non servono account, password o app. Il link si apre da qualsiasi telefono o computer e il cliente può tornarci in un secondo momento.

Ogni caricamento viene controllato dall'IA appena arriva. DocAsker verifica la qualità dell'immagine, se il file corrisponde al documento richiesto, date e periodi, i campi della firma e le pagine mancanti. Se un controllo non va a buon fine, il cliente vede il motivo in parole semplici e può caricare subito un file migliore. Il tuo team vede solo i file che hanno superato i controlli, oltre a quelli segnalati per una verifica manuale.

I solleciti vengono inviati secondo la pianificazione che scegli, via email in tutti i piani e via SMS nei piani Pro e Firm. Ogni sollecito elenca solo gli elementi ancora mancanti o da ricaricare e si interrompe quando la checklist è completa. I file accettati vengono rinominati secondo uno schema coerente e archiviati nello spazio di lavoro DocAsker oppure, nei piani Pro e Firm, su Google Drive, Dropbox o OneDrive.

Immagina un commercialista che inizia la stagione con 80 clienti persone fisiche. Ognuno riceve un link DocAsker con una checklist: cedolini e Certificazione Unica dell'anno fiscale, il Modello Redditi dell'anno precedente, una carta d'identità e una lettera di incarico firmata. Il cliente scatta le foto con il telefono. Se un documento è dell'anno sbagliato o la foto taglia la parte inferiore della pagina, riceve subito la richiesta di correzione.

Per un cliente di contabilità, la checklist può richiedere gli estratti conto da gennaio a marzo e i relativi estratti conto delle carte di credito. DocAsker confronta il periodo dell'estratto conto con quello richiesto, così un documento relativo ai mesi sbagliati non arriva al tuo team. I requisiti cambiano in base al cliente e alla giurisdizione, quindi considera le checklist già pronte un punto di partenza e conferma l'elenco per ogni incarico.

Questo flusso funziona insieme agli strumenti che già usi per gestire lo studio. Se mantieni TaxDome per flussi di lavoro, fatturazione e firme elettroniche, puoi comunque inviare un link DocAsker per la raccolta dei documenti. Quando la checklist è completa, sposti i file accettati e rinominati nella cartella del cliente e il resto dell'incarico prosegue in TaxDome come prima.