Alternativa a Pipefile per la raccolta documenti dai clienti

Pipefile si presenta come un software sicuro per la raccolta documenti e un portale clienti. Invii al cliente un link personalizzato con la checklist di ciò che ti serve e il cliente carica i file da qualsiasi dispositivo. Il sito indica che ai clienti non servono account o password. Gli esempi riguardano studi legali, finanza, assicurazioni, organizzazioni non profit e programmi per la comunità, inclusi studi che seguono pratiche di immigrazione e diritto di famiglia.

Le funzioni vanno oltre le richieste di documenti. Pipefile include checklist documenti per i clienti, solleciti automatici via email e SMS, la scansione di documenti nel browser, moduli compilabili creati da qualsiasi PDF, firme elettroniche integrate e modelli riutilizzabili. Un assistente IA crea checklist e richieste a partire da un prompt o da un file allegato, come una lettera di incarico. Il team può approvare un elemento o contrassegnarlo come incompleto con una spiegazione.

Pipefile pone inoltre l'accento sulla sicurezza. Il sito dichiara che i file vengono cifrati prima di raggiungere i suoi server e che i team possono gestire le proprie chiavi PGP per avere maggiore controllo. I documenti approvati possono essere esportati su Google Drive, Dropbox, Box, Microsoft 365 o Zoho WorkDrive. La pagina delle integrazioni elenca anche Zapier e Clio.

Pipefile gestisce bene la richiesta, il sollecito e il passaggio dei documenti. Il motivo più comune per cercare un'alternativa riguarda il passaggio intermedio: decidere se un file caricato è corretto. Il sito di Pipefile descrive un controllo da parte di una persona del team, che approva ogni elemento oppure lo contrassegna come incompleto spiegando il problema, per esempio un'immagine sfocata o una firma mancante. Il cliente viene quindi avvisato di ricaricarlo.

Questo approccio coinvolge il team per ogni file non valido. Se un cliente carica un documento venerdì sera e lo controlli lunedì, la correzione inizia lunedì. Gli studi con molti clienti e scadenze ravvicinate spesso vogliono che il primo controllo avvenga al momento del caricamento, mentre il cliente ha ancora il documento a portata di mano. I motivi principali per cui gli studi valutano un'alternativa:

Inizi da una checklist già pronta oppure ne crei una da zero. Ogni elemento può includere un'istruzione, un esempio e i controlli necessari, come un intervallo di date, una firma o un periodo minimo di validità. Invii al cliente un unico link sicuro. Al cliente non servono account, password o app: può scattare foto con la fotocamera del telefono oppure caricare file.

Ogni file viene verificato con un controllo con IA appena arriva. I controlli riguardano sfocatura, riflessi e bordi tagliati, la corrispondenza tra il file e il documento richiesto, date e periodi, campi firma compilati e pagine mancanti. Se un controllo non viene superato, il cliente vede il motivo con parole semplici e può caricare subito un file migliore. Il team vede i file che hanno superato i controlli, oltre a quelli segnalati per una verifica.

I solleciti seguono la frequenza che scegli, via email con tutti i piani e via SMS con Pro e Firm. Ogni sollecito elenca solo gli elementi ancora mancanti o da ricaricare, e si interrompe quando la checklist è completa. I file accettati vengono rinominati secondo uno schema coerente e archiviati nello spazio di lavoro DocAsker oppure, con Pro e Firm, su Google Drive, Dropbox o OneDrive.

Immagina uno studio di consulenza per l'immigrazione che apre una nuova pratica. La pratica richiede un passaporto valido per almeno altri sei mesi, estratti conto degli ultimi tre mesi, una dichiarazione del cliente firmata e un contratto di lavoro di più pagine. Con DocAsker invii un unico link con questi quattro elementi, ciascuno con il controllo necessario: validità minima, intervallo di date, firma e presenza di tutte le pagine.

Il cliente fotografa il passaporto con un riflesso sulla pagina della foto e carica un contratto a cui manca l'ultima pagina. DocAsker spiega entrambi i problemi con parole semplici, così il cliente scatta nuovamente la foto e aggiunge la pagina nella stessa sessione. Se il passaporto scade tra quattro mesi, il cliente lo scopre subito e il team vede la segnalazione, molto prima che una scadenza della pratica sia a rischio.

I solleciti indicano poi solo ciò che manca, per esempio gli estratti conto. I requisiti variano in base al Paese, all'autorità e al caso: considera quindi ogni checklist già pronta un punto di partenza e verifica l'elenco aggiornato. Se devi far firmare elettronicamente documenti al cliente o fargli compilare moduli, uno strumento con queste funzioni, incluso Pipefile, può essere più adatto.