Müşteri evrakı toplamak için Pipefile alternatifi

Pipefile kendisini güvenli evrak toplama yazılımı ve müşteri evrak portalı olarak tanımlar. İhtiyacınız olan evrakların yer aldığı evrak listesine sahip markalı bir linki müşterinize gönderirsiniz; müşteri de herhangi bir cihazdan yükleme yapar. Sitesinde müşteriler için hesap veya şifre gerekmediği belirtilir. Verdiği örnekler hukuk, finans, sigorta, kâr amacı gütmeyen kuruluşlar ile kamu ve sivil toplum programlarından gelir; bunlar arasında göçmenlik ve aile hukuku büroları da bulunur.

Özellikleri yalnızca evrak talepleriyle sınırlı değildir. Pipefile; müşteri evrak listeleri, e-posta ve SMS ile otomatik hatırlatmalar, tarayıcı tabanlı evrak tarayıcısı, herhangi bir PDF'den oluşturulan doldurulabilir formlar, yerleşik elektronik imzalar ve yeniden kullanılabilir şablonlar sunar. Yapay zekâ asistanı, bir komuttan veya eklediğiniz bir hizmet sözleşmesi gibi bir evraktan evrak listeleri ve talepler oluşturur. Ekibiniz bir öğeyi onaylayabilir veya açıklama ekleyerek eksik olarak işaretleyebilir.

Pipefile güvenliğe de önem verir. Sitesinde, evrakların sunucularına ulaşmadan önce şifrelendiği ve ekiplerin daha fazla kontrol için kendi PGP anahtarlarını yönetebildiği belirtilir. Onaylanan evraklar Google Drive, Dropbox, Box, Microsoft 365 veya Zoho WorkDrive'a aktarılabilir. Entegrasyonlar sayfasında ayrıca Zapier ve Clio da listelenir.

Pipefile talep, hatırlatma ve teslim adımlarını iyi kapsar. Firmaların farklı bir araç aramasının yaygın nedeni aradaki adımdır: yüklenen bir evrakın yeterli olup olmadığına karar vermek. Pipefile sitesinde, ekibinizden bir kişinin her öğeyi onayladığı veya eksik olarak işaretleyip sorunu açıkladığı belirtilir. Örneğin görüntü bulanık olabilir veya imza eksik olabilir. Ardından müşteriye yeniden yükleme yapması için bildirim gönderilir.

Bu yöntem işe yarar, ancak her hatalı evrak için ekibinizi sürece dahil eder. Bir müşteri cuma akşamı yükleme yapar ve siz pazartesi incelerseniz düzeltme pazartesi başlar. Çok sayıda müşterisi ve kısa teslim tarihi olan firmalar, ilk kontrolün müşteri henüz evrak başındayken ve yükleme anında yapılmasını ister. Firmaların seçenekleri karşılaştırmak için belirttiği yaygın nedenler şunlardır:

Hazır bir evrak listesiyle veya kendi listenizi oluşturarak başlarsınız. Her öğeye bir talimat, örnek ve uygulanacak kontroller ekleyebilirsiniz. Bunlar gerekli tarih aralığı, imza veya asgari geçerlilik süresi olabilir. Müşterinize tek bir güvenli link gönderirsiniz. Müşterinin hesap açması, şifre belirlemesi veya uygulama indirmesi gerekmez; telefon kamerasıyla fotoğraf çekebilir veya evrak yükleyebilir.

Her yükleme geldiği anda yapay zekâ ile kontrol edilir. Kontroller bulanıklığı, parlama ve kesilmiş kenarları, yüklenen evrakın istediğiniz evrak olup olmadığını, tarih ve dönemleri, doldurulmuş imza alanlarını ve eksik sayfaları kapsar. Bir kontrol başarısız olursa müşteri nedeni anlaşılır ifadelerle görür ve daha iyi bir evrakı hemen yükleyebilir. Ekibiniz kontrollerden geçen evrakları ve inceleme için işaretlenen öğeleri görür.

Hatırlatmalar, seçtiğiniz programa göre her planda e-posta, Pro ve Firm planlarında ise SMS ile gönderilir. Her hatırlatma yalnızca eksik olan veya yeniden yüklenmesi beklenen öğeleri listeler ve evrak listesi tamamlandığında kendiliğinden durur. Kabul edilen evraklar tutarlı bir adlandırma düzeniyle yeniden adlandırılır ve DocAsker çalışma alanına veya Pro ve Firm planlarında Google Drive, Dropbox ya da OneDrive'a dosyalanır.

Yeni bir dosya açan bir göçmenlik danışmanlığını düşünün. Dosya için en az altı ay daha geçerli pasaport, son üç aya ait banka ekstreleri, imzalı müşteri beyanı ve çok sayfalı bir iş sözleşmesi gerekir. DocAsker'da bu dört öğenin yer aldığı tek bir link gönderirsiniz. Her öğeye ilgili kontrolü eklersiniz: asgari geçerlilik, tarih aralığı, imza ve tüm sayfaların mevcut olması.

Müşteri, fotoğraf sayfasında parlama bulunan pasaportun fotoğrafını çeker ve son sayfası eksik bir sözleşme yükler. DocAsker her iki sorunu da anlaşılır ifadelerle açıklar; müşteri aynı oturumda fotoğrafı yeniden çeker ve eksik sayfayı ekler. Pasaportun süresi dört ay sonra doluyorsa müşteri bunu hemen öğrenir, ekibiniz de başvuru tarihi riske girmeden çok önce bu durumu işaretlenmiş olarak görür.

Hatırlatmalar daha sonra yalnızca kalan öğeleri, örneğin banka ekstrelerini, listeler. Gereklilikler ülkeye, makama ve dosyaya göre değişir. Bu nedenle hazır bir evrak listesini başlangıç noktası olarak değerlendirin ve güncel listeyi doğrulayın. Müşterinin evrakları elektronik olarak imzalaması veya form doldurması gerekiyorsa Pipefile dahil bu özellikleri sunan bir aracın hâlâ yeri vardır.