Firmalar için müşteri evrakı toplamada Jotform alternatifi

Jotform, online form oluşturma aracıdır. Şirket kendisini yapay zekâ destekli online form oluşturma ve iş akışı otomasyonu platformu olarak tanımlar. Web sitesindeki bilgilere göre Jotform, hâlen CEO'su olan Aytekin Tank tarafından 2006 yılında kurulmuş ve merkezini 2014 yılında San Francisco'da açmıştır. İletişim formlarından sipariş formlarına kadar pek çok amaçla kullanılan genel bir araçtır.

Jotform, form oluşturucunun yanında bir ürün ailesi sunar: Elektronik imza için Jotform Sign, formlar içinde ödemeler, gönderilen verileri yönetmek için Tables, onaylar için Workflows, PDF Editor, kod yazmadan uygulama oluşturucu ve AI Agents. Formlar koşullu mantığı destekler. Web sitesinde farklı yazılımlarla çok sayıda entegrasyon da listelenir.

Evraklar açısından ilgili özellik dosya yükleme alanıdır. Bu alanı forma ekler, hangi dosya uzantılarına izin verileceğini seçer, dosya boyutu ve dosya sayısı sınırlarını belirlersiniz. Jotform, 100'den fazla dosya yükleme formu şablonu sunar. Yüklemeler Google Drive, Dropbox, OneDrive veya Box'a aktarılabilir. Bu karşılaştırma yalnızca bu kullanıma odaklanır.

Jotform, evrak toplamaktan çok daha fazlasını yapar ve bu işlerin çoğu için DocAsker bir alternatif değildir. Başka bir araç arayan firmalar genellikle yükleme formunu evrak talebi olarak kullananlardır: banka ekstresi için bir alan, kimlik için bir alan, imzalı yazı için bir alan.

Yaygın neden şudur: Form alanı evrakı değil, dosyayı kontrol eder. Jotform'un yardım merkezinde bir yükleme alanı için iki kontrol açıklanır: izin verilen uzantılar ve boyut sınırları. Yanlış sayfanın bulanık bir fotoğrafı yine de geçerli bir JPG'dir. Ekibinizden biri bunu daha sonra fark eder, müşteriye e-posta gönderir ve yeniden bekler. Formların çalışma biçiminden kaynaklanan başka yaygın nedenler de vardır.

Form oluşturmak yerine evrak listesi oluşturursunuz. Hazır bir listeyle başlayabilir veya kendi listenizi yazabilirsiniz. Her madde tek bir evraktır ve ilgili talimatı, örneği ve gerekli kontrolleri içerir. Bunlar arasında belirli bir tarih aralığı, imza veya asgari geçerlilik süresi bulunabilir. Müşteriye tek bir güvenli link gönderirsiniz. Hesap, şifre veya uygulama gerekmez. Müşteri aynı linke daha sonra dönerek işlemi tamamlayabilir.

Her yükleme gelir gelmez yapay zekâ tarafından kontrol edilir: bulanıklık, parlama ve kesilmiş kenarlar, dosyanın istediğiniz evrak olup olmadığı, tarihler ve dönemler, doldurulmuş imza alanları ve eksik sayfalar. Bir kontrol başarısız olursa müşteri nedeni açık bir dille görür. Örneğin elektrik faturasının banka ekstresi yerine geçemeyeceği belirtilir ve müşteri daha iyi bir evrakı hemen yeniden yükleyebilir.

Hatırlatmalar seçtiğiniz programa göre gönderilir. Tüm planlarda e-posta, Pro ve Firm planlarında SMS kullanılabilir. Her hatırlatma yalnızca eksik olan veya yeniden yüklenmesi beklenen maddeleri listeler ve evrak listesi tamamlandığında kendiliğinden durur. Kabul edilen evraklar tutarlı bir adlandırma düzeniyle yeniden adlandırılır ve DocAsker çalışma alanına veya Pro ve Firm planlarında Google Drive, Dropbox ya da OneDrive'a kaydedilir.

Bir vize danışmanının başvuru hazırladığını düşünün. Başvuru sahibinin pasaport kopyası, 3 aylık banka ekstreleri, çalıştığına dair yazı ve imzalı muvafakat formu sunması gerekir. Bir yükleme formunda bu, 4 alan ve bir gönder düğmesi anlamına gelir. Başvuru sahibi, 4 evrakın tamamı hazır olmadan formu gönderemez. Gereklilikler ülkeye, yetkili kuruma ve başvuruya göre değiştiği için liste de her başvuru sahibinde farklı olabilir.

DocAsker'da her evrak, kendi kontrolüne sahip bir evrak listesi maddesidir. Pasaportun 6 ay daha geçerli olması gerekir. Ekstreler, belirttiğiniz 3 aylık dönemi kapsamalıdır. Muvafakat formu imzalanmış olmalıdır. Başvuru sahibi pasaportunu bugün telefonundan, ekstreleri ise gelecek hafta aynı link üzerinden yükleyebilir. Pasaportun geçerlilik süresi çok kısaysa başvuru sahibi bunu evrakı açmanızı beklemeden anında görür.

Ekibiniz talebi, evraklar kontrollerden geçtikten, adları düzenlendikten ve ilgili yere kaydedildikten sonra görür. Aradaki hatırlatmalar yalnızca o başvuru sahibinin hâlâ sunması gereken evrakları belirtir. Bu nedenle pasaport, ekstreler ve muvafakat formunu gönderen, yalnızca çalıştığına dair yazısı eksik olan başvuru sahibinden sadece bu yazı istenir. Son madde kabul edildiğinde hatırlatmalar durur.