Jotform-Alternative für Unterlagen von Kunden und Mandanten

Jotform ist ein Online-Formular-Builder. Das Unternehmen bezeichnet sich als KI-gestützten Online-Formular-Builder und als Plattform für die Automatisierung von Workflows. Laut eigener Website wurde Jotform 2006 von Aytekin Tank gegründet, der weiterhin CEO ist. 2014 eröffnete das Unternehmen seinen Hauptsitz in San Francisco. Jotform ist ein allgemeines Tool für Anwendungen von Kontaktformularen bis zu Bestellformularen.

Rund um den Formular-Builder bietet Jotform weitere Produkte an: Jotform Sign für elektronische Signaturen, Zahlungen in Formularen, Tables zur Verwaltung übermittelter Daten, Workflows für Freigaben, einen PDF-Editor, einen No-Code-App-Builder und AI Agents. Formulare unterstützen bedingte Logik. Auf der Website wird außerdem ein großer Katalog an Integrationen mit anderer Software aufgeführt.

Für Unterlagen ist das Upload-Feld der relevante Bestandteil. Sie fügen es einem Formular hinzu, legen zulässige Dateiendungen fest und definieren die Dateigröße sowie die Anzahl der Dateien. Jotform bietet mehr als 100 Vorlagen für Upload-Formulare. Uploads können an Google Drive, Dropbox, OneDrive oder Box weitergeleitet werden. Dieser Vergleich betrachtet ausschließlich diese Nutzung.

Jotform kann deutlich mehr als Unterlagen zu sammeln. Für die meisten dieser Aufgaben ist DocAsker daher keine Alternative. Nach einer Alternative suchen meist Firmen, die ein Upload-Formular als Unterlagenanforderung einsetzen: ein Feld für den Kontoauszug, eines für den Ausweis und eines für das unterschriebene Schreiben.

Der häufigste Grund: Ein Formularfeld prüft die Datei, nicht das Dokument. Im Hilfebereich beschreibt Jotform für ein Upload-Feld zwei Einstellungen: zulässige Dateiendungen und Dateigrößen. Ein verschwommenes Foto der falschen Seite ist trotzdem eine gültige JPG-Datei. Jemand aus Ihrem Team bemerkt den Fehler später, schreibt dem Kunden und wartet erneut. Weitere typische Gründe ergeben sich aus der Funktionsweise von Formularen.

Statt ein Formular zu erstellen, erstellen Sie eine Checkliste. Verwenden Sie eine vorbereitete Checkliste oder schreiben Sie Ihre eigene. Jeder Punkt steht für ein Dokument und kann eine Anweisung, ein Beispiel sowie die passenden Prüfungen enthalten, etwa einen erforderlichen Zeitraum, eine Unterschrift oder eine Mindestgültigkeit. Sie senden dem Kunden einen sicheren Link. Ein Konto, Passwort oder eine App ist nicht erforderlich. Der Kunde kann später über denselben Link zurückkehren und die Unterlagen vervollständigen.

Jeder Upload wird sofort per KI-Prüfung kontrolliert: auf Unschärfe, Reflexionen und abgeschnittene Ränder, auf den angeforderten Dokumenttyp, auf Daten und Zeiträume, ausgefüllte Unterschriftsfelder und fehlende Seiten. Wenn eine Prüfung fehlschlägt, sieht der Kunde den Grund in verständlichen Worten. So kann er beispielsweise erkennen, dass eine Stromrechnung keinen Kontoauszug ersetzt, und sofort eine bessere Datei hochladen.

Erinnerungen werden nach dem von Ihnen gewählten Zeitplan versendet, per E-Mail in jedem Tarif und per SMS in Pro und Firm. Jede Erinnerung nennt nur die Unterlagen, die noch fehlen oder neu hochgeladen werden müssen. Sobald die Checkliste vollständig ist, enden die Erinnerungen automatisch. Akzeptierte Dateien werden nach einem einheitlichen Muster umbenannt und im DocAsker-Arbeitsbereich abgelegt. Mit Pro und Firm können Sie sie außerdem in Google Drive, Dropbox oder OneDrive ablegen.

Nehmen wir einen Visa- und Einwanderungsberater, der einen Antrag vorbereitet. Der Antragsteller benötigt eine Passkopie, Kontoauszüge der vergangenen drei Monate, ein Beschäftigungsschreiben und eine unterschriebene Einverständniserklärung. In einem Upload-Formular sind das vier Felder und ein Absende-Button. Der Antragsteller kann das Formular erst absenden, wenn alle vier Dateien vorliegen. Zudem unterscheiden sich die Anforderungen nach Land, Behörde und Einzelfall. Die Liste muss daher von Fall zu Fall angepasst werden.

In DocAsker ist jedes Dokument ein eigener Punkt der Checkliste mit eigener Prüfung. Der Reisepass muss noch 6 Monate gültig sein. Die Kontoauszüge müssen den von Ihnen genannten Zeitraum von drei Monaten abdecken. Die Einverständniserklärung muss unterschrieben sein. Der Antragsteller lädt den Reisepass heute mit dem Smartphone hoch und die Kontoauszüge nächste Woche über denselben Link. Läuft der Reisepass zu früh ab, wird dies sofort mitgeteilt und nicht erst, nachdem Sie die Datei geöffnet haben.

Ihr Team sieht die Anforderung, sobald die Dokumente die Prüfungen bestanden haben. Die Dateien sind dann bereits benannt und abgelegt. Die Erinnerungen dazwischen nennen nur, was dieser Antragsteller noch einreichen muss. Wer bis auf das Beschäftigungsschreiben alles gesendet hat, erhält daher nur eine Erinnerung zu diesem Schreiben. Sobald der letzte Punkt akzeptiert wurde, enden die Erinnerungen.