Canopy-Alternative für Kanzleien, die Unterlagen anfordern

Canopy ist eine cloudbasierte Software für die Kanzleiverwaltung. Die Website beschreibt eine All-in-one-Plattform für US-amerikanische Wirtschaftsprüfungs-, Steuer- und Buchhaltungsfirmen jeder Größe. Die Idee: Eine Kanzlei ersetzt die einzelnen Anwendungen für Unterlagen, Abrechnung, Workflows und Mandantenkommunikation durch einen einzigen Zugang für das gesamte Team.

Die Plattform wird als Gruppe verschiedener Module angeboten. Canopy nennt ein CRM, ein Mandantenportal, Dokumentenverwaltung mit elektronischen Unterschriften, Workflows, Zeiterfassung und Abrechnung, Zahlungen, Steuerfallbearbeitung sowie Transkripte und Bescheide. Mandanten können ein Portal und eine mobile App nutzen. Laut Canopy lässt sich außerdem eine einzelne Aufgabe über einen sicheren Link ohne Anmeldung öffnen.

Für die Unterlagenanforderung bietet Canopy Anfragen an Mandanten mit automatischen Erinnerungen sowie eine Funktion namens Smart Intake. Laut Website erstellt Smart Intake aus der Steuererklärung des Vorjahres einen Fragebogen oder eine Checkliste, ordnet eingehende Dateien den Checklistenpunkten zu und erinnert Mandanten an fehlende Unterlagen. Canopy gibt außerdem an, dass Uploads automatisch klassifiziert und umbenannt werden können.

Canopy bietet viele Funktionen, und genau darin liegt seine Stärke. Eine Kanzlei, die CRM, Workflows, Abrechnung und IRS-Transkripte benötigt, erhält diese Bereiche an einem Ort. Wer diese Themen bereits abdeckt oder nicht benötigt, sucht möglicherweise nur nach einer besseren Möglichkeit, vollständige und lesbare Unterlagen von Mandanten zu erhalten.

Wenn es ausschließlich um die Unterlagenanforderung geht, sind die Gründe für eine Canopy-Alternative sehr praktisch. Sie sagen mehr über die Situation der Kanzlei als über Canopy aus. Meist geht es um den Funktionsumfang, die Art der Probleme mit eingehenden Dateien oder den Ablageort der Mandantenordner. Häufig genannt werden diese Punkte:

Eine DocAsker-Anforderung beginnt mit einer Checkliste der benötigten Unterlagen. Sie verwenden eine fertige Checkliste oder erstellen eine eigene. Jeder Punkt kann eine Anweisung, ein Beispiel und die passenden Prüfungen enthalten, etwa einen Zeitraum oder eine Mindestgültigkeit. Anschließend senden Sie dem Mandanten einen sicheren Link. Dafür sind weder Konto noch Passwort oder App erforderlich. Der Link lässt sich auf jedem Smartphone und Computer öffnen.

Sobald eine Datei eingeht, prüft die KI sie. Sie erkennt Unschärfe, Reflexionen und abgeschnittene Ränder, bestätigt den angeforderten Dokumenttyp, vergleicht Daten und Zeiträume mit der Anforderung und prüft ausgefüllte Unterschriftsfelder sowie die Vollständigkeit mehrseitiger Dokumente. Wenn eine Prüfung fehlschlägt, sieht der Mandant den Grund in verständlichen Worten und lädt sofort eine bessere Datei hoch.

Sie legen den Erinnerungszeitplan fest. Erinnerungen werden in jedem Tarif per E-Mail und mit Pro und Firm auch per SMS versendet. Sie nennen nur die noch fehlenden Unterlagen oder Dokumente, die neu hochgeladen werden müssen, und enden automatisch, sobald die Checkliste vollständig ist. Akzeptierte Dateien werden nach einem einheitlichen Muster umbenannt und im DocAsker-Arbeitsbereich oder mit Pro und Firm in Google Drive, Dropbox oder OneDrive abgelegt.

Stellen Sie sich vor, eine Steuerkanzlei nimmt ein neues kleines Unternehmen als Mandanten auf. Die Checkliste fordert die letzten beiden abgegebenen Steuererklärungen, Kontoauszüge für das gesamte Vorjahr, eine unterschriebene Auftragsbestätigung und den Ausweis der Inhaberin oder des Inhabers an. Die Person fotografiert die Hälfte der Unterlagen zwischen zwei Terminen mit dem Smartphone. DocAsker erkennt den Kontoauszug, der im Oktober endet, sowie die Auftragsbestätigung mit dem leeren Unterschriftsfeld. Beide Dokumente werden noch am selben Tag korrigiert.

Während der Steuererklärungsfrist läuft derselbe Ablauf für jeden Privatmandanten. Jeder erhält einen Link, lädt Einkommensnachweise und weitere Belege hoch und bekommt Erinnerungen, die nur die noch offenen Unterlagen nennen. Ihr Team öffnet eine Anforderung erst, wenn sie vollständig ist, und nicht bei jedem einzelnen Dateieingang. Welche Unterlagen benötigt werden, hängt vom Mandanten und von der Erklärung ab. Prüfen Sie daher jede Checkliste, bevor Sie sie versenden.

Dafür müssen Sie Canopy nicht verlassen, wenn Sie es für Workflows, Abrechnung oder Transkripte verwenden. DocAsker kann als Schritt für die Unterlagenanforderung davor eingesetzt werden. Sobald eine Checkliste vollständig ist, übertragen Sie die akzeptierten und umbenannten Dateien in die Mandantenakte in Canopy. Das Mandat läuft dort wie bisher weiter.