Dropbox-Alternative für Unterlagen von Mandanten und Kunden

Dateianfragen sind eine Funktion von Dropbox, einem Cloud-Speicherdienst. Dropbox kann weit mehr als Dateien zu sammeln: Der Dienst speichert, synchronisiert und sichert Dateien, gibt Dateien und Ordner frei, ermöglicht große Übertragungen und bietet Produkte wie Dropbox Sign für elektronische Signaturen und DocSend für die nachverfolgbare Dokumentfreigabe. Auf dieser Seite vergleichen wir ausschließlich die Dateianfrage mit DocAsker.

Eine Dateianfrage ist ein Link zu einer einfachen Upload-Seite. Laut dem Dropbox-Hilfe-Center kann jede Person darüber eine Datei senden, auch ohne Dropbox-Konto. Die Person wählt Dateien aus, gibt Name und E-Mail-Adresse ein und lädt sie hoch. Die Dateien landen in einem von Ihnen gewählten Dropbox-Ordner. Dieser ist standardmäßig privat, und die hochladende Person sieht keine Dateien anderer Personen.

Das Hilfe-Center nennt dafür einige zusätzliche Optionen. Sie können ein Passwort hinzufügen. Bei einigen Tarifen können Sie eine Frist setzen und festlegen, ob verspätete Uploads erlaubt sind. Sie können eine Benennung für den Ordner festlegen, eine Anfrage schließen und wieder öffnen. Außerdem erhalten Sie bei jedem Upload eine E-Mail.

Dateianfragen sind eine schnelle Möglichkeit, Dateien von Personen außerhalb Ihres Unternehmens zu erhalten. Für einen einzelnen Vorgang funktionieren sie gut. Gründe für eine andere Lösung zeigen sich meist dann, wenn dieselbe Anforderung an Dutzende Mandanten oder Kunden geht, die jeweils bestimmte Unterlagen einreichen müssen, und jemand den Überblick behalten muss.

Der erste Grund: Eine Dateianfrage ist eine Upload-Seite, keine Liste. Der Mandant oder Kunde liest Ihre Beschreibung und lädt hoch, was er darunter versteht. Auf der Seite wird weder der Kontoauszug abgehakt noch der noch fehlende Ausweis angezeigt. Auch der Dateiinhalt wird nicht geprüft. Das Dropbox-Hilfe-Center beschreibt keine Prüfung des Dateiinhalts. Ihr Team muss daher jeden Upload öffnen und bewerten. Dazu kommen weitere Punkte.

Sie beginnen mit einer Checkliste, entweder mit einer fertigen Liste oder mit einer eigenen. Jeder Punkt steht für ein Dokument und enthält eine Anweisung, ein Beispiel und die passenden Prüfungen, etwa einen erforderlichen Zeitraum oder eine Unterschrift. Der Mandant oder Kunde erhält einen sicheren Link. Wie bei einer Dateianfrage sind dafür kein Konto, kein Passwort und keine App erforderlich. Anders als bei einer Dateianfrage zeigt der Link genau, welche Unterlagen bereits vorliegen und welche noch fehlen.

Jeder Upload wird sofort mit KI geprüft: auf Unschärfe, Spiegelungen und abgeschnittene Ränder, auf den angeforderten Dokumenttyp, auf Daten und Zeiträume, auf ausgefüllte Unterschriftsfelder und auf fehlende Seiten. Wenn eine Prüfung fehlschlägt, sieht die einreichende Person den Grund in verständlichen Worten und kann direkt eine bessere Datei hochladen. Ihr Team sieht die geprüften Dateien sowie alle Dateien, die zur manuellen Prüfung markiert wurden.

Erinnerungen werden nach Ihrem Zeitplan versendet, per E-Mail bei jedem Tarif und zusätzlich per SMS mit Pro und Firm. Jede Erinnerung nennt nur die noch fehlenden Unterlagen. Akzeptierte Dateien werden nach einem einheitlichen Muster umbenannt. Mit Pro und Firm können sie direkt in Ihre Dropbox abgelegt werden. DocAsker kann damit der Schritt vor Dropbox sein, während Ihre Dateien weiterhin dort landen, wo sie bereits gespeichert werden.

Nehmen wir einen Finanzierungsvermittler, der eine neue Finanzierung aufnimmt. Der Darlehensnehmer muss einen Lichtbildausweis, die letzten beiden Lohnabrechnungen, Kontoauszüge der vergangenen drei Monate und eine unterschriebene Vollmacht einreichen. Bei einer Dateianfrage schreibt der Vermittler diese Liste in die Beschreibung und wartet. Die Dateien kommen mit den Namen an, die das Smartphone des Darlehensnehmers vergeben hat. Der Vermittler muss jede Datei öffnen, um ihren Inhalt zu prüfen.

Mit DocAsker wird dieselbe Liste zu einer Checkliste mit vier Punkten. Der Darlehensnehmer öffnet den Link auf dem Smartphone und fotografiert die Lohnabrechnungen. Ist ein Foto am Rand abgeschnitten, fordert DocAsker sofort ein neues Foto an. Decken die Kontoauszüge statt drei nur zwei Monate ab, wird angezeigt, welcher Monat fehlt. Bei der Vollmacht wird geprüft, ob das Unterschriftsfeld ausgefüllt ist.

Sobald alle Dateien die Prüfungen bestanden haben, werden sie nach einem einheitlichen Muster umbenannt und mit Pro oder Firm im Dropbox-Ordner dieses Darlehensnehmers abgelegt. Bis dahin nennen die Erinnerungen nur die noch offenen Punkte. Sobald die Checkliste vollständig ist, enden die Erinnerungen. Der Vermittler arbeitet weiterhin in Dropbox.