Moxo-Alternative für die Anforderung von Unterlagen

Moxo bezeichnet sich als Plattform für die Orchestrierung von Geschäftsprozessen durch Menschen und KI. Nach eigenen Angaben führt Moxo strukturierte Prozesse über interne Teams, externe Kunden, Anbieter und KI-Agenten hinweg aus. Dabei entscheiden Menschen, während die KI die Ausführung übernimmt. Zu den genannten Branchen gehören Finanzdienstleistungen, Recht, Buchhaltung, Beratung, Immobilien, Handel, Produktion und Pharma.

In der Praxis bedeutet das: Workflows bestehen aus mehreren Schritten. Moxo nennt unter anderem Freigaben, elektronische Signaturen, Prüfungen, das Ausfüllen von Formularen und die Datenerfassung. Zusätzlich gibt es KI-Agenten, die Aufgaben innerhalb eines Prozesses vorbereiten und ausführen. Teams, Kunden oder Partner können jeweils ein Portal mit eigenem Branding erhalten. Externe Beteiligte greifen über einen per E-Mail versendeten Link darauf zu, ohne Konto oder Download.

Rund um diesen Kern nennt Moxo Integrationen mit Tools wie Slack, Microsoft Teams, Salesforce, HubSpot, DocuSign, Stripe, QuickBooks und Zapier. Hinzu kommen SDKs zur Einbettung in eigene Apps, Fälligkeiten mit automatischer Eskalation, ein vollständiger Prüfpfad und Enterprise-Optionen wie die einmalige Anmeldung per SAML. Moxo ist eine umfassende Plattform. Die Unterlagensammlung ist ein Teil davon.

Der häufigste Grund ist die passende Größe, nicht die Qualität. Moxo ist darauf ausgelegt, einen vollständigen Prozess abzubilden: Wer erledigt was, in welcher Reihenfolge, mit welchen Freigaben und in welchen Systemen? Eine kleine Kanzlei, die von jedem Mandanten drei Kontoauszüge und einen Pass benötigt, muss dafür möglicherweise keine Workflows, Portale und Agenten einrichten.

Der zweite Grund betrifft den Einstieg und die Beschaffung. Auf der Moxo-Website werden eine Demo oder eine Anfrage für einen Testzugang angeboten. Das passt zu einer geplanten Einführung über mehrere Teams hinweg. Eine Kanzlei, die heute Nachmittag ihre erste Unterlagenanforderung senden möchte, bevorzugt oft öffentliche Tarife, einen Test ohne Kreditkarte und eine Checkliste statt umfangreicher Konfiguration. Kurz gesagt, typische Gründe sind:

Sie beginnen mit einer Checkliste. Wählen Sie eine fertige Checkliste oder erstellen Sie Ihre eigene. Jeder Punkt steht für ein Dokument und kann eine Anweisung, ein Beispiel sowie passende Prüfungen enthalten, etwa einen erforderlichen Zeitraum, eine Unterschrift oder eine Mindestgültigkeit. Sie senden dem Kunden einen sicheren Link. Ein Konto, Passwort oder eine App ist nicht erforderlich. Der Kunde kann später über denselben Link zurückkehren und die Anforderung abschließen.

Jeder Upload wird sofort von der KI geprüft. Die Prüfungen sind festgelegt und sichtbar: Unschärfe, Spiegelungen und abgeschnittene Ränder, der angeforderte Dokumenttyp, Datumsangaben und Zeiträume, ausgefüllte Unterschriftsfelder sowie fehlende Seiten. Wenn eine Prüfung fehlschlägt, sieht der Kunde den Grund in verständlichen Worten und kann direkt ein Ersatzdokument hochladen. Ihr Team sieht die akzeptierten Dateien sowie Dateien, die zur Prüfung durch eine Person markiert wurden.

Erinnerungen werden nach dem von Ihnen festgelegten Zeitplan versendet, per E-Mail in jedem Tarif und per SMS in Pro und Firm. Jede Erinnerung enthält nur die noch fehlenden Dokumente oder angeforderte Ersatzdokumente. Sobald die Checkliste vollständig ist, enden die Erinnerungen automatisch. Akzeptierte Dateien werden nach einem einheitlichen Muster umbenannt und im DocAsker-Arbeitsbereich abgelegt oder in Pro und Firm in Google Drive, Dropbox oder OneDrive gespeichert.

Nehmen wir eine kleine Kanzlei, die ein neues Mandat mit einer Identitätsprüfung aufnimmt. Der Mandant benötigt einen Pass oder Personalausweis, einen höchstens drei Monate alten Adressnachweis und eine unterschriebene Mandatsvereinbarung. In DocAsker wird daraus eine Checkliste mit drei Punkten: das Ausweisdokument mit Gültigkeitsprüfung, der Adressnachweis mit Datumsprüfung und die Vereinbarung mit Unterschriftsprüfung.

Der Mandant öffnet den Link auf einem Smartphone. Ein Passfoto mit Spiegelung über der Datenseite wird sofort mit einer Begründung abgelehnt, und der Mandant nimmt ein neues Foto auf. Eine Stromrechnung aus dem Vorjahr wird abgelehnt, weil sie älter als drei Monate ist. Eine nicht unterschriebene Vereinbarung wird markiert. Jeder Upload, jede Prüfung und jeder Download wird protokolliert. In Firm kann der Prüfpfad exportiert werden.

Die übrigen Schritte des Mandats übernimmt DocAsker nicht, etwa Freigaben, die elektronische Unterzeichnung der Mandatsvereinbarung oder nachfolgende Aufgaben. Wenn Ihre Kanzlei all das in einem gesteuerten Prozess benötigt, ist dies die Art von Aufgabe, für die Moxo entwickelt wurde. Anforderungen unterscheiden sich außerdem je nach Rechtsordnung. Prüfen Sie Ihre eigene Unterlagenliste, bevor Sie sie versenden.