Encyro-Alternative für die Unterlagensammlung

Encyro ist ein Dienst für sichere Nachrichten und den Dateiaustausch von Encyro, Inc. Auf der Website wird der Dienst als Lösung für E-Mail-Verschlüsselung, elektronische Signaturen, Rechnungsstellung und den sicheren Dateiaustausch beschrieben. Die Nutzung erfolgt über einen Webbrowser, Outlook oder Gmail. Als Zielgruppen werden unter anderem Finanzwesen, Gesundheitswesen, Recht, Versicherungen, Immobilien, gemeinnützige Organisationen und Personalabteilungen genannt. Außerdem gibt es Seiten für Buchhaltungsbüros und Steuerberater.

Encyro funktioniert in beide Richtungen. Sie können eine verschlüsselte Nachricht mit Dateien an jede E-Mail-Adresse senden. Der Empfänger benötigt kein Encyro-Konto, um sie zu lesen. Mit der Pro-Mitgliedschaft erhalten Sie außerdem eine Upload-Seite mit eigener Webadresse, Logo und Farben. Dort kann jede Person Ihnen eine sichere Nachricht mit oder ohne Dateien senden. Dateien werden automatisch nach Kunde geordnet.

Encyro bietet außerdem elektronische Signaturen mit wiederverwendbaren Vorlagen und automatischen Erinnerungen für Signaturanfragen, Online-Rechnungen für Unternehmen in den USA und Kanada, Teamkonten, Prüfprotokolle sowie Add-ins für Outlook und Gmail. Die Details und den Leistungsumfang der einzelnen Mitgliedschaften finden Sie auf encyro.com.

Encyro löst ein klares Problem: sensible Dateien lassen sich ohne unverschlüsselte E-Mail-Anhänge senden und empfangen. Firmen, die nach einer Encyro-Alternative suchen, haben häufig ein weiteres Problem, das ein sicherer Dateitransfer nicht löst. Sie müssen wissen, was angekommen ist und ob die Unterlagen verwendbar sind. Das sind typische Gründe, keine Aussage über alle Encyro-Nutzer.

Eine Upload-Seite ist ein offener Posteingang. Ein Mandant oder Kunde kann dort jederzeit beliebige Dateien in beliebiger Reihenfolge senden. Auf der Encyro-Website wird keine Liste benötigter Dokumente beschrieben, die fehlende Unterlagen nachverfolgt. Deshalb vergleicht ein Teammitglied jede Lieferung mit einer an anderer Stelle geführten Liste und schreibt anschließend wegen der restlichen Unterlagen.

Wenn Sie sichere E-Mails benötigen, erfüllt Encyro diese Aufgabe, DocAsker jedoch nicht. Wenn Ihr Team viel Zeit mit dem Anfordern und Prüfen von Unterlagen verbringt, passt ein Tool mit Checkliste besser. Viele Firmen haben beide Anforderungen. Da sich die Produkte nur wenig überschneiden, kann eine parallele Nutzung sinnvoll sein.

Sie beginnen mit einer fertigen Checkliste oder erstellen eine eigene. Jeder Punkt kann eine Anweisung, ein Beispiel und passende Prüfungen enthalten, etwa einen erforderlichen Zeitraum, eine Unterschrift oder eine Mindestgültigkeit. Sie senden dem Mandanten oder Kunden einen sicheren Link zu dieser Checkliste. Ein Konto, Passwort oder eine App ist nicht erforderlich. Der gleiche Link kann später zum Abschluss erneut geöffnet werden.

Die KI prüft jeden Upload sofort nach dem Eingang. Sie erkennt Unschärfe, Spiegelungen und abgeschnittene Ränder, bestätigt den angeforderten Dokumenttyp, vergleicht Daten und Zeiträume mit der Anforderung und prüft leere Unterschriftsfelder sowie fehlende Seiten. Wenn eine Prüfung fehlschlägt, sieht der Mandant oder Kunde den Grund in einfachen Worten und kann sofort eine bessere Datei hochladen. Ihr Team sieht geprüfte Dateien sowie Dateien, die zur manuellen Prüfung markiert wurden.

Erinnerungen werden nach Ihrem Zeitplan versendet, per E-Mail in jedem Tarif und per SMS in Pro und Firm. Jede Erinnerung enthält nur Unterlagen, die noch fehlen oder neu hochgeladen werden müssen. Sobald die Checkliste vollständig ist, enden die Erinnerungen automatisch. Dateien werden bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt. Links können ablaufen oder jederzeit widerrufen werden. Akzeptierte Dateien werden umbenannt und im DocAsker-Arbeitsbereich oder in Pro und Firm in Google Drive, Dropbox oder OneDrive abgelegt.

Encyro hat Seiten für Steuerberater und Buchhaltungsbüros. Stellen Sie sich deshalb einen selbstständigen Steuerberater mit 80 Mandanten vor. Von jedem Mandanten werden ein Lohnjournal, Lohnabrechnungen, eine Meldebescheinigung und eine unterschriebene Auftragsbestätigung benötigt. Über eine Upload-Seite kommen die Dateien nach und nach an. Die Übersicht führen Sie selbst. Mit DocAsker erhält jeder Mandant einen Link zu seiner eigenen Checkliste.

Ein Mandant lädt eine Lohnabrechnung aus dem falschen Jahr hoch. DocAsker zeigt, welches Jahr angefordert wurde, und der Mandant ersetzt die Datei im selben Vorgang. Ein anderer sendet ein Foto der Meldebescheinigung, auf dem ein Daumen die Ecke verdeckt. Er wird aufgefordert, das Dokument erneut zu fotografieren. Ein dritter Mandant lädt alles außer der Auftragsbestätigung hoch. Die nächste Erinnerung nennt nur diesen einen Punkt.

In DocAsker sehen Sie, welche Mandanten vollständig sind und bei wem Unterlagen fehlen, ohne E-Mails mit einer Tabelle abzugleichen. DocAsker versendet keine verschlüsselten E-Mails und sammelt keine Signaturen. Für die Übermittlung fertiger Arbeit und die Unterzeichnung benötigen Sie daher möglicherweise ein anderes Tool. Der Unterlagenbedarf variiert je nach Mandat und Bundesland. Prüfen Sie jede Checkliste, bevor Sie sie versenden.