Alternative à Encyro pour collecter les pièces des clients

Encyro est un service de messagerie et de partage de fichiers sécurisé proposé par Encyro, Inc. Son site le présente comme un outil de chiffrement des e-mails, de signature électronique, de facturation et de partage sécurisé de fichiers, utilisable depuis un navigateur web, Outlook ou Gmail. Il cite notamment les secteurs de la finance, de la santé, du droit, de l’assurance, de l’immobilier, des associations et des ressources humaines, et propose des pages destinées aux experts-comptables et aux préparateurs fiscaux.

Encyro fonctionne dans les deux sens. Vous pouvez envoyer un message chiffré avec des fichiers à n’importe quelle adresse e-mail, sans que le destinataire ait besoin de créer un compte Encyro pour le lire. Avec l’abonnement Pro, vous disposez également d’une page de dépôt avec votre propre adresse web, votre logo et vos couleurs, sur laquelle chacun peut vous envoyer un message sécurisé avec ou sans fichier. Les fichiers sont automatiquement organisés par client.

Encyro propose aussi la signature électronique avec des modèles réutilisables et des relances automatiques pour les demandes de signature, des factures en ligne pour les cabinets situés aux États-Unis et au Canada, des comptes d’équipe, des pistes d’audit ainsi que des modules complémentaires pour Outlook et Gmail. Consultez encyro.com pour le détail et le contenu de chaque abonnement.

Encyro répond à un besoin précis : envoyer et recevoir des fichiers sensibles sans les joindre à un e-mail classique. Les cabinets qui recherchent une alternative à Encyro rencontrent souvent un second problème que le transfert sécurisé ne résout pas : savoir ce qui est arrivé et si les fichiers sont exploitables. Ce sont des raisons courantes, pas des affirmations concernant tous les utilisateurs d’Encyro.

Une page de dépôt est une boîte de réception ouverte. Un client peut y envoyer n’importe quel fichier, dans n’importe quel ordre, et le site d’Encyro ne décrit pas de liste de pièces demandées permettant de suivre celles qui manquent encore. Un membre de l’équipe compare donc chaque dépôt avec la liste conservée ailleurs, puis écrit au client pour demander le reste.

Si vous avez besoin de messagerie sécurisée, Encyro répond à ce besoin, contrairement à DocAsker. Si votre équipe passe du temps à relancer les clients et à contrôler les pièces, un outil conçu autour d’une checklist sera plus adapté. De nombreux cabinets ont ces deux besoins, et les deux produits se recouvrent si peu qu’il peut être pertinent de les utiliser côte à côte.

Vous partez d’une checklist prête à l’emploi ou vous créez la vôtre. Chaque élément peut comporter une consigne, un exemple et les contrôles applicables, comme une période obligatoire, une signature ou une durée minimale de validité. Vous envoyez au client un lien sécurisé vers cette checklist. Il n’a besoin ni de compte, ni de mot de passe, ni d’application, et peut revenir plus tard au même lien pour terminer.

L’IA contrôle chaque dépôt dès sa réception. Elle vérifie le flou, les reflets et les bords coupés, confirme que le fichier correspond à la pièce demandée, compare les dates et les périodes avec la demande, et contrôle les champs de signature vides ainsi que les pages manquantes. En cas d’échec, le client voit l’explication en termes simples et peut déposer immédiatement un fichier conforme. Votre équipe voit les fichiers validés, ainsi que ceux signalés pour vérification.

Les relances sont envoyées selon votre calendrier, par e-mail avec tous les forfaits et par SMS avec Pro et Firm. Chacune indique uniquement les éléments encore manquants ou à redéposer, puis s’arrête lorsque la checklist est complète. Les fichiers sont chiffrés en transit et au repos, les liens peuvent expirer ou être révoqués, et les fichiers acceptés sont renommés puis classés dans l’espace de travail DocAsker ou, avec Pro et Firm, dans Google Drive, Dropbox ou OneDrive.

Encyro propose des pages destinées aux préparateurs fiscaux et aux experts-comptables. Prenons donc un expert-comptable indépendant qui suit quatre-vingts clients. Pour chacun, il doit obtenir des bulletins de paie, des justificatifs de revenus, une pièce d’identité et une lettre de mission signée. Avec une page de dépôt, les fichiers arrivent au gré des clients et vous devez tenir le compte vous-même. Avec DocAsker, chaque client reçoit un lien vers sa propre checklist.

Un client dépose un justificatif de revenus datant de la mauvaise année. DocAsker lui indique l’année demandée et il remplace le fichier dans la même session. Un autre envoie une photo de sa pièce d’identité avec un doigt sur un coin et est invité à la reprendre. Un troisième dépose tout sauf la lettre de mission, et la relance suivante ne mentionne que cet élément.

Dans DocAsker, vous voyez quels clients ont terminé et lesquels n’ont pas encore fourni toutes leurs pièces, sans faire correspondre les e-mails avec un tableur. DocAsker n’envoie pas d’e-mails chiffrés et ne recueille pas les signatures électroniques : vous pouvez donc continuer à utiliser un autre outil pour transmettre le dossier final et le faire signer. Les pièces à demander varient selon le client et la situation ; vérifiez chaque checklist avant de l’envoyer.