Alternative aux demandes Dropbox pour les pièces clients

Les demandes de fichiers sont une fonctionnalité de Dropbox, le service de stockage cloud. Dropbox fait bien davantage que collecter des fichiers : le service stocke, synchronise et sauvegarde vos fichiers, partage des fichiers et des dossiers, permet d’envoyer des transferts volumineux et propose des produits comme Dropbox Sign pour la signature électronique et DocSend pour le partage de documents suivi. Cette page compare uniquement la fonctionnalité de demande de fichiers avec DocAsker.

Une demande de fichiers est un lien vers une page de dépôt simple. Selon le centre d’aide de Dropbox, n’importe qui peut vous envoyer un fichier par ce biais, avec ou sans compte Dropbox. La personne sélectionne ses fichiers, saisit son nom et son adresse e-mail, puis les dépose. Les fichiers arrivent dans le dossier Dropbox que vous avez choisi, privé par défaut, et les déposants ne voient pas les fichiers des autres.

Le centre d’aide présente quelques options complémentaires. Vous pouvez ajouter un mot de passe. Avec certains forfaits, vous pouvez définir une échéance et décider si les dépôts tardifs sont autorisés. Vous pouvez définir une convention de nommage pour le dossier, fermer et rouvrir une demande, et recevoir un e-mail à chaque dépôt.

Les demandes de fichiers permettent d’obtenir rapidement des fichiers d’une personne extérieure au cabinet et conviennent bien à une demande ponctuelle. Les raisons de chercher une autre approche apparaissent généralement lorsque la même demande est envoyée à des dizaines de clients, que chacun doit fournir une liste précise de documents et qu’une personne doit suivre l’avancement de tous les dossiers.

La première raison est qu’une demande de fichiers est une page de dépôt, pas une liste de pièces. Le client lit votre description et dépose ce qu’il pense être demandé. La page ne permet pas de cocher le relevé bancaire reçu ni d’indiquer que la pièce d’identité manque encore, et elle n’examine pas le contenu d’un fichier. Le centre d’aide de Dropbox ne décrit aucun contrôle du contenu des fichiers : votre équipe doit donc ouvrir chaque dépôt pour l’évaluer. Plusieurs autres difficultés reviennent souvent.

Vous commencez par une checklist, prête à l’emploi ou créée par vos soins. Chaque élément correspond à un document et peut comporter une consigne, un exemple et les contrôles applicables, comme une période obligatoire ou une signature. Le client reçoit un lien sécurisé. Comme une demande de fichiers, ce lien ne nécessite ni compte, ni mot de passe, ni application. À la différence d’une demande de fichiers, il indique précisément les documents reçus et ceux qui restent à fournir.

Chaque dépôt est contrôlé par IA dès son arrivée : flou, reflets et bords coupés, type de document demandé, dates et périodes, champs de signature remplis et pages manquantes. Lorsqu’un contrôle échoue, le client voit la raison en termes simples et peut redéposer un fichier immédiatement. Votre équipe voit les fichiers acceptés, ainsi que ceux qui nécessitent un contrôle humain.

Les relances sont envoyées selon votre calendrier, par e-mail avec tous les forfaits et par SMS avec les forfaits Pro et Firm. Chacune indique uniquement les éléments encore manquants. Les fichiers acceptés sont renommés selon un format cohérent. Avec les forfaits Pro et Firm, ils peuvent être classés directement dans votre Dropbox : DocAsker s’intercale ainsi avant Dropbox, tandis que vos fichiers restent là où vous les utilisez déjà.

Prenons le cas d’un courtier en crédit immobilier qui ouvre un nouveau dossier. L’emprunteur doit fournir une pièce d’identité, ses deux derniers bulletins de paie, trois mois de relevés bancaires et une autorisation signée. Avec une demande de fichiers, le courtier inscrit cette liste dans la description et attend. Les fichiers arrivent avec les noms attribués par le téléphone de l’emprunteur, et le courtier doit ouvrir chacun d’eux pour identifier son contenu.

Avec DocAsker, la même liste devient une checklist de quatre éléments. L’emprunteur ouvre le lien sur son téléphone et photographie ses bulletins de paie. Si une photo est coupée sur le bord, DocAsker demande immédiatement un nouveau dépôt. Si les relevés couvrent deux mois au lieu de trois, l’emprunteur voit quel mois manque. Le formulaire d’autorisation est contrôlé pour vérifier la présence de la signature.

Une fois tous les éléments acceptés, les fichiers sont renommés selon un format cohérent et, avec le forfait Pro ou Firm, classés dans le dossier Dropbox du courtier pour cet emprunteur. D’ici là, les relances mentionnent uniquement les éléments encore ouverts et s’arrêtent lorsque la checklist est complète. Le courtier continue à travailler dans Dropbox comme auparavant.