Alternative à Karbon pour collecter les pièces client

Karbon est un logiciel de gestion de cabinet destiné aux cabinets comptables. Son site présente des solutions pour les petits, moyens et grands cabinets, ainsi que pour les cabinets de tenue comptable et de fiscalité. Le produit relie les e-mails aux workflows afin de réunir les échanges avec les clients, les tâches et les dossiers. Il propose également l’automatisation des workflows, le suivi du temps et des budgets, la facturation et les paiements, ainsi que la gestion documentaire.

Côté client, Karbon propose des demandes de pièces et un portail client appelé Karbon for Clients, qui dispose également d’une application mobile. D’après le site de Karbon, les clients accèdent à leurs demandes grâce à un lien unique envoyé par e-mail, sans mot de passe, et les cabinets peuvent imposer l’authentification à deux facteurs. Les clients peuvent déposer des fichiers, suivre l’état de leur dossier et effectuer des validations ainsi que des signatures électroniques.

Karbon indique pouvoir envoyer les demandes de pièces selon un calendrier et relancer automatiquement lorsqu’une demande reste incomplète. Sa gestion documentaire se connecte à Dropbox, à OneDrive, y compris SharePoint, ou à Google Drive. Vous pouvez aussi utiliser le stockage propre à Karbon. Karbon présente également des fonctions d’IA, principalement pour résumer et rédiger des e-mails et des informations destinées aux clients.

Karbon est conçu pour gérer l’activité quotidienne d’un cabinet comptable, et c’est un choix pertinent dans ce contexte. Les cabinets qui recherchent une alternative à Karbon pour la collecte de pièces ont généralement un besoin plus ciblé. Ils ne sont pas nécessairement insatisfaits des logiciels de workflow. Ils veulent surtout réduire les relances nécessaires avant qu’un dossier client soit complet.

Les raisons sont souvent les suivantes. Le cabinet est de petite taille et n’a pas besoin d’un workflow d’équipe, d’une messagerie partagée ou du suivi du temps. Le cabinet n’est pas un cabinet comptable, alors que Karbon est conçu pour les professionnels de la comptabilité. Ou bien le cabinet envoie déjà des demandes de pièces, mais consacre encore du temps à ouvrir chaque dépôt pour repérer les photos floues, les pages manquantes ou les relevés couvrant la mauvaise période, car le site de Karbon ne décrit pas de contrôle automatique des fichiers déposés.

Dans chaque cas, le cabinet cherche un outil qui gère correctement l’étape de collecte tout en laissant le reste de son organisation inchangé. Il s’agit d’un achat différent d’un logiciel de gestion de cabinet. La comparaison n’est pertinente que sur la partie commune : demander des pièces au client et récupérer des fichiers exploitables.

Vous créez une liste de pièces à partir d’une checklist prête à l’emploi ou de zéro. Chaque élément peut comporter une consigne, un exemple et les contrôles applicables, comme une période obligatoire, une signature ou une durée minimale de validité. Vous envoyez au client un seul lien sécurisé. Il n’a besoin d’aucun compte, mot de passe ou application, et le lien fonctionne sur n’importe quel téléphone ou ordinateur.

Chaque dépôt fait l’objet d’un contrôle par IA dès sa réception. DocAsker vérifie la qualité de l’image, le type de document, les dates et les périodes, les champs de signature remplis ainsi que l’intégralité du document. Lorsqu’un contrôle échoue, le client voit l’explication en termes simples, par exemple si un relevé bancaire couvre les mauvais mois, et peut redéposer immédiatement un fichier correct. Votre équipe voit les fichiers validés ainsi que ceux signalés pour vérification.

Prenons le cas d’un cabinet de tenue comptable qui clôture le mois pour 40 clients. Le premier jour ouvré, chaque client reçoit un lien DocAsker lui demandant les relevés bancaires et de carte bancaire du mois précédent, les bulletins de paie et les relevés de prêt éventuels. Un client dépose par erreur un relevé du mois antérieur. DocAsker compare la période avec la demande, explique le problème et le client dépose le bon relevé.

À la clôture annuelle, la checklist s’étoffe : relevés de l’année complète, factures d’achat d’immobilisations et lettres de mission signées. Le contrôle des signatures repère la lettre retournée sans signature, tandis que le contrôle de complétude repère le relevé de 12 pages dont seules 9 ont été déposées. Vos collaborateurs commencent le dossier avec un répertoire complet. Les pièces nécessaires varient selon le client et la juridiction : adaptez chaque checklist avant de l’envoyer.

Si votre cabinet fonctionne avec Karbon, vous n’avez pas besoin de modifier cette organisation. Conservez la gestion des dossiers, les e-mails et la facturation dans Karbon, envoyez le lien DocAsker depuis votre adresse habituelle destinée aux clients et faites classer les fichiers acceptés dans le compte Google Drive, Dropbox ou OneDrive déjà utilisé par votre équipe, avec un nommage uniforme.