Alternative à DokuTrak pour collecter les pièces

DokuTrak est un logiciel de collecte de documents clients fondé par Arthur Teboul. Son site indique que l’entreprise est basée en France, conçue pour le marché américain, et que le développement du produit a commencé en 2025. L’outil s’adresse aux petites structures de services professionnels : experts-comptables et préparateurs fiscaux, teneurs de comptabilité, cabinets d’avocats, courtiers en crédit immobilier, agents immobiliers, recruteurs et équipes RH, consultants et agences.

Le produit reste volontairement ciblé. Vous choisissez les documents nécessaires, envoyez au client un lien sécurisé et suivez chaque élément depuis un tableau de bord. Le client n’a besoin ni de mot de passe, ni de compte sur un portail, ni d’application. Les relances sont envoyées automatiquement selon un calendrier par défaut qu’un administrateur peut modifier, puis s’arrêtent lorsque la demande est complète. Un membre de l’équipe valide chaque fichier ou demande un nouveau dépôt avec une courte note.

DokuTrak propose également un contrôle par IA facultatif au moment du dépôt, qu’un administrateur doit activer. Il compare chaque fichier avec la demande et signale des problèmes possibles, comme un type de document incorrect, une mauvaise période, un document expiré ou un scan illisible. Le site précise que l’IA ne valide jamais un document. Il publie aussi un connecteur open source permettant à un assistant IA de créer et de suivre des demandes.

DokuTrak et DocAsker répondent à un besoin proche, les raisons de les comparer sont donc précises. La première concerne la personne qui agit lorsqu’un fichier n’est pas conforme. Avec DokuTrak, l’IA signale un problème à votre équipe, puis une personne valide le fichier ou demande un nouveau dépôt au client. Vous gardez ainsi le contrôle, mais chaque fichier incorrect attend aussi qu’une personne de votre cabinet l’examine.

La deuxième concerne la destination des fichiers. Le site de DokuTrak indique qu’il ne propose pas d’intégration avec les logiciels fiscaux, comptables ou de gestion de cabinet, et ne mentionne pas de connexion à un espace de stockage cloud. Vous devez donc télécharger les fichiers et les déplacer vous-même. Les cabinets qui classent les dossiers clients dans Google Drive, Dropbox ou OneDrive souhaitent souvent que les fichiers acceptés y soient déposés automatiquement. Autres raisons fréquentes :

Le démarrage vous semblera familier. Vous choisissez une checklist prête à l’emploi ou créez la vôtre. Chaque élément peut contenir une consigne, un exemple et les contrôles applicables, comme une période obligatoire, une signature ou une durée minimale de validité. Vous envoyez ensuite au client un lien sécurisé. Aucun compte, mot de passe ou application n’est nécessaire, et le client peut revenir plus tard sur le même lien.

La différence apparaît au moment du dépôt. L’IA de DocAsker contrôle chaque fichier : flou, reflets et bords coupés, type de document, dates et périodes, champs de signature remplis et pages manquantes. Si un contrôle échoue, le client voit immédiatement l’explication en termes simples et peut déposer un meilleur fichier sans attendre. Votre équipe voit les fichiers acceptés, ainsi que ceux signalés pour une vérification humaine.

Les relances suivent le calendrier que vous choisissez, par e-mail avec tous les forfaits et par SMS avec Pro et Firm. Chaque relance liste uniquement les éléments encore manquants ou à redéposer, puis s’arrête lorsque la checklist est complète. Les fichiers acceptés sont renommés selon une convention uniforme et classés dans l’espace de travail DocAsker, ou dans Google Drive, Dropbox ou OneDrive avec Pro et Firm.

Prenons le cas d’une déclaration de revenus d’un particulier en février. Vous devez demander au client ses bulletins de paie, ses justificatifs de revenus, son relevé d’intérêts d’emprunt et une lettre de mission signée. Dans DocAsker, vous envoyez un seul lien contenant ces éléments. Chaque pièce est associée à l’année d’imposition concernée et la lettre de mission exige un champ de signature rempli.

Le client dépose par erreur les documents de l’année précédente ainsi qu’une photo prise au téléphone du relevé d’intérêts, dont le bas est coupé. DocAsker lui indique que les documents concernent la mauvaise année et que la photo est tronquée. Il remplace les deux fichiers au cours de la même session. Personne dans votre équipe n’a besoin d’ouvrir les fichiers, d’écrire une note et d’attendre une nouvelle réponse.

Une semaine plus tard, la relance mentionne uniquement ce qui reste en attente, par exemple les justificatifs de revenus. Une fois tous les fichiers acceptés, les relances s’arrêtent et les documents sont classés dans votre espace cloud avec des noms uniformes. Les pièces à demander varient selon le client et l’année : considérez toute checklist fiscale prête à l’emploi comme un point de départ et adaptez-la à la déclaration concernée.