Alternativa a DokuTrak para recopilar documentación

DokuTrak es un software para recopilar documentación de clientes fundado por Arthur Teboul. Según su web, la empresa tiene su sede en Francia y el producto está pensado para el mercado estadounidense; el trabajo comenzó en 2025. Está dirigido a pequeñas firmas de servicios profesionales: asesorías fiscales y contables, despachos de abogados, intermediarios hipotecarios, agentes inmobiliarios, empresas de selección y equipos de RR. HH., además de consultorías y agencias.

El producto tiene un alcance deliberadamente concreto. Eliges la documentación que necesitas, envías al cliente un enlace seguro y haces seguimiento de cada elemento desde un panel. El cliente no necesita contraseña, cuenta en un portal ni aplicación. Los recordatorios se envían automáticamente según un calendario predeterminado que un administrador puede cambiar y se detienen cuando la solicitud está completa. Un miembro del equipo acepta cada archivo o lo marca para volver a subirlo con una nota breve.

DokuTrak también ofrece una revisión con IA opcional al subir los archivos, que un administrador debe activar. Compara cada archivo con la solicitud y marca posibles problemas, como un tipo de documento incorrecto, un periodo equivocado, un documento caducado o un escaneo ilegible. La web deja claro que la IA nunca aprueba un documento. También ofrece un conector de código abierto para que un asistente de IA pueda crear y hacer seguimiento de solicitudes.

DokuTrak y DocAsker tienen un propósito similar, así que los motivos para compararlos son concretos. El primero es quién actúa cuando hay un archivo incorrecto. En DokuTrak, la IA marca el problema para que tu equipo lo revise y una persona acepte el archivo o vuelva a pedírselo al cliente. Esto te permite mantener el control, pero también significa que cada archivo incorrecto espera a que alguien de tu equipo lo revise.

El segundo es dónde terminan los archivos. Según la web de DokuTrak, no ofrece integraciones con software fiscal, contable o de gestión de despachos, ni indica una conexión con servicios de almacenamiento en la nube. Por tanto, tienes que descargar los archivos y moverlos manualmente. Las asesorías que guardan las carpetas de sus clientes en Google Drive, Dropbox u OneDrive suelen querer que los archivos aceptados lleguen allí automáticamente. Otros motivos habituales:

El inicio te resultará familiar. Eliges una lista de documentación preparada o creas la tuya, y cada elemento puede incluir instrucciones, un ejemplo y las revisiones que correspondan, como un intervalo de fechas, una firma o una validez mínima. Envías al cliente un único enlace seguro. No necesita cuenta, contraseña ni aplicación, y puede volver al mismo enlace más tarde.

La diferencia se nota al subir el archivo. La IA de DocAsker revisa cada archivo para detectar desenfoque, reflejos y bordes recortados, además del tipo de documento, las fechas y los periodos, los campos de firma cumplimentados y las páginas que faltan. Si una revisión falla, el cliente ve el motivo explicado con palabras sencillas en ese momento y puede subir un archivo mejor inmediatamente. Tu equipo ve los archivos que han pasado la revisión, además de los que se han marcado para que los revise una persona.

Los recordatorios siguen el calendario que elijas: por email en todos los planes y por SMS en Pro y Firm. Cada recordatorio enumera únicamente los elementos que siguen pendientes o que hay que volver a subir, y se detiene cuando la lista de documentación está completa. Los archivos aceptados se renombran con un patrón uniforme y se guardan en el espacio de trabajo de DocAsker o, en Pro y Firm, en Google Drive, Dropbox u OneDrive.

Imagina preparar una declaración de la renta en plena campaña. Necesitas las nóminas del cliente, el certificado de retenciones, el extracto bancario de la hipoteca y la hoja de encargo firmada. En DocAsker envías un único enlace con esos elementos. Configuras cada elemento para el ejercicio fiscal correspondiente y la hoja de encargo exige que el campo de firma esté cumplimentado.

El cliente sube por error las nóminas del año anterior y una foto tomada con el móvil del extracto bancario con el borde inferior recortado. DocAsker le indica que las nóminas corresponden a un año incorrecto y que la foto está cortada. El cliente sustituye ambos archivos en la misma visita. Nadie de tu equipo tiene que abrirlos, escribir una nota y esperar a la siguiente respuesta.

Una semana después, el recordatorio solo enumera lo que sigue pendiente, por ejemplo, el certificado de retenciones. Cuando todo ha pasado la revisión, los recordatorios se detienen y los archivos quedan en tu carpeta de almacenamiento con nombres uniformes. Los requisitos varían según el cliente y el año, así que considera cualquier lista fiscal preparada como un punto de partida y ajústala a la declaración que tengas delante.