Alternativa a Canopy para asesorías que persiguen documentos

Canopy es un software de gestión para asesorías basado en la nube. En su web se describe como una plataforma integral para asesorías contables y fiscales, despachos de CPA y gestorías de cualquier tamaño en Estados Unidos. La idea es sustituir las distintas aplicaciones que una asesoría usaría para documentación, facturación, flujo de trabajo y comunicación con clientes por un único acceso para todo el equipo.

La plataforma se vende mediante distintos módulos. Canopy incluye CRM, portal del cliente, gestión documental con firma electrónica, flujo de trabajo, control del tiempo y facturación, pagos, resolución fiscal y transcripciones y notificaciones. Los clientes pueden utilizar un portal y una aplicación móvil, y Canopy indica que también pueden abrir una tarea individual mediante un enlace seguro sin iniciar sesión.

Para recopilar documentación, Canopy ofrece solicitudes para clientes con recordatorios automáticos, además de una función llamada Smart Intake. Según su web, Smart Intake prepara un cuestionario o una lista de documentación a partir de la declaración del año anterior del cliente, relaciona los archivos recibidos con los elementos de la lista y recuerda al cliente qué documentos faltan. Canopy también indica que las subidas se pueden clasificar y renombrar automáticamente.

Canopy hace muchas cosas, y ahí reside su principal ventaja. Una asesoría que necesita CRM, flujo de trabajo, facturación y herramientas para transcripciones del IRS las tiene en un mismo lugar. En cambio, una asesoría que ya tiene cubiertas esas funciones, o que no las necesita, puede estar buscando únicamente una forma mejor de recibir documentación completa y legible de sus clientes.

Cuando el objetivo es recopilar documentación, los motivos por los que una asesoría considera una alternativa a Canopy son prácticos. Suelen reflejar más la situación de la asesoría que las características de Canopy, y normalmente se reducen al alcance, al tipo de problema que presentan los archivos recibidos o al lugar donde se guardan las carpetas de los clientes. Los más habituales son estos:

Una solicitud de documentación de DocAsker empieza con una lista de documentación. Puedes utilizar una lista preparada o crear la tuya. Cada elemento puede incluir instrucciones, un ejemplo y las comprobaciones que correspondan, como un periodo de extracto o una validez mínima. Después envías al cliente un único enlace seguro. No necesita cuenta, contraseña ni aplicación, y el enlace se abre desde cualquier teléfono u ordenador.

La revisión con IA analiza cada archivo en cuanto llega. Comprueba si hay desenfoque, reflejos o bordes cortados, confirma que el archivo sea el documento solicitado, compara las fechas y los periodos con la solicitud y verifica que los campos de firma estén cumplimentados y que se hayan recibido todas las páginas. Si algo falla, el cliente ve el motivo explicado con palabras sencillas y puede volver a subir un archivo correcto al momento.

Tú eliges la frecuencia de los recordatorios. En todos los planes se envían por correo electrónico y, en Pro y Firm, también por SMS. Solo indican los elementos que faltan o que están pendientes de volver a subir, y se detienen cuando se completa la lista. Los archivos aceptados se renombran con un patrón coherente y se guardan en el espacio de trabajo de DocAsker o, en Pro y Firm, en Google Drive, Dropbox o OneDrive.

Imagina una asesoría que incorpora como cliente a una pequeña empresa. La lista pide las dos últimas declaraciones presentadas, los extractos bancarios de todo el año anterior, una hoja de encargo firmada y el DNI o NIE del titular. El titular fotografía parte de la documentación con el móvil entre reuniones. DocAsker detecta que un extracto termina en octubre y que la hoja de encargo tiene un campo de firma vacío. El titular corrige ambos archivos antes de que termine el día.

Durante la campaña de la renta, el mismo flujo se aplica a cada cliente particular. Cada persona recibe un enlace, sube los justificantes de ingresos y la documentación requerida, y recibe recordatorios que solo indican qué sigue pendiente. Tu equipo abre una solicitud cuando está completa, no cada vez que llega un archivo. Las necesidades documentales varían según el cliente y la declaración, así que debes confirmar cada lista antes de enviarla.

Nada de esto exige dejar de utilizar Canopy si dependes de esa plataforma para el flujo de trabajo, la facturación o las transcripciones. DocAsker puede encargarse de la fase de recopilación. Cuando la lista está completa, pasas los archivos aceptados y renombrados al expediente del cliente en Canopy, y el trabajo continúa allí como hasta ahora.