Alternativa a File Request Pro para recopilar documentación

File Request Pro es un servicio web para recopilar archivos y documentación de clientes sin un portal del cliente. Indicas qué necesitas, envías un enlace y el servicio hace seguimiento de los clientes que todavía no han enviado sus archivos. Su web destaca cuatro grupos de usuarios: asesorías y gestorías, prestamistas e intermediarios hipotecarios, equipos de recursos humanos y equipos y agencias de marketing.

Ofrece dos formas de recopilar documentación. Un Workflow envía a cada cliente una solicitud personal con una lista de documentación y una fecha límite, y te muestra quién ha respondido, quién se ha retrasado y qué necesita revisión. Una Upload Page es un único enlace reutilizable que puedes compartir una y otra vez, incluir en tu firma de correo o insertar en tu web. En ambos casos, los clientes no necesitan cuenta ni aplicación.

File Request Pro destaca por lo que ocurre después de la subida. Puedes pedir a los clientes datos como el nombre, el proyecto o el mes, y esas respuestas determinan los nombres de los archivos y las carpetas en Google Drive, OneDrive, Dropbox o SharePoint. Su página de precios también indica que ofrece dominios personalizados, CSS personalizado, webhooks y acceso a la API, además de límites de subida elevados por archivo.

File Request Pro resuelve el problema de entrega: sacar los archivos del correo electrónico y llevarlos a la carpeta correcta con el nombre adecuado. El motivo habitual para buscar otra opción es la calidad. Según su web, la revisión es manual. Apruebas cada archivo cuando llega o lo devuelves con una nota, y el cliente tiene que enviarlo de nuevo.

Para unos pocos clientes, puede ser suficiente. Pero para una asesoría, gestoría o despacho que recopila extractos bancarios, documentos de identidad y formularios firmados de muchos clientes a la vez, significa que una persona debe abrir cada archivo para encontrar la foto borrosa, la página que falta o el extracto del trimestre equivocado. Cada rechazo añade una nueva ida y vuelta, y el cliente puede no responder hasta el siguiente recordatorio. Estos son algunos motivos habituales para comparar alternativas:

Empiezas con una lista de documentación preparada o creas la tuya. Cada elemento puede incluir instrucciones, un ejemplo y las revisiones que correspondan, como un periodo de fechas obligatorio, una firma o una validez mínima. Envías al cliente un único enlace seguro. No necesita cuenta, contraseña ni aplicación, y puede hacer fotos con la cámara del móvil o subir archivos.

La IA revisa cada subida en el momento en que llega. Las comprobaciones cubren el desenfoque, los reflejos y los bordes recortados; si el archivo es el documento solicitado; las fechas y los periodos; los campos de firma cumplimentados; y las páginas que faltan. Si algo no supera la revisión, el cliente ve el motivo explicado con claridad y puede subir un archivo mejor al momento. Tu equipo ve los archivos que han pasado la revisión y los que se han marcado para revisar manualmente.

Los recordatorios siguen el calendario que elijas: por correo electrónico en todos los planes y por SMS en Pro y Firm. Cada uno muestra solo los elementos que siguen pendientes o que hay que volver a subir, y los recordatorios se detienen cuando se completa la lista. Los archivos aceptados se renombran con un patrón coherente y se archivan en el espacio de trabajo de DocAsker o, en Pro y Firm, en Google Drive, Dropbox o OneDrive.

Piensa en una solicitud de hipoteca. Necesitas dos nóminas recientes, extractos bancarios de los últimos tres meses, un documento de identidad que no haya caducado y un formulario de autorización firmado. Con DocAsker envías al solicitante de la hipoteca un enlace con esos cuatro elementos. Cada uno tiene su propia revisión: el periodo del extracto, la fecha de caducidad del documento de identidad y que el campo de firma esté cumplimentado.

El solicitante sube extractos que solo cubren dos meses y una foto del documento de identidad hecha con el móvil, con una esquina recortada. DocAsker le indica que falta un mes y que la foto del documento está recortada. Puede corregir ambos errores en la misma visita. Tu gestor de la operación abre un expediente completo y legible, sin tener que devolver nada.

El siguiente recordatorio menciona solo lo que sigue pendiente, por ejemplo, la segunda nómina. Cuando el último elemento supera la revisión, los recordatorios se detienen y los archivos quedan en tu carpeta en la nube con nombres coherentes. Los requisitos varían según la entidad prestamista, así que considera cualquier lista preparada como un punto de partida y confirma la documentación para cada entidad y producto.