Alternativa a Financial Cents para recopilar documentación

Financial Cents es un software de gestión para asesorías, despachos contables y asesorías fiscales. Su web lo describe como un producto todo en uno para despachos pequeños y en crecimiento. Combina plantillas de flujo de trabajo, un CRM que se sincroniza con QuickBooks Online, registro de horas, facturación con pagos online, propuestas con firma electrónica y gestión de documentación sincronizada con Google Drive, OneDrive y SharePoint.

La recopilación de documentación forma parte de ese paquete. Las asesorías envían solicitudes de documentación a sus clientes mediante un portal del cliente con su marca, y Financial Cents envía recordatorios automáticos por email y SMS hasta que el cliente completa la solicitud. Los clientes no crean un nombre de usuario ni una contraseña. Según su web, acceden mediante un enlace seguro enviado por email o un código de un solo uso, y el portal funciona en cualquier navegador móvil.

Financial Cents también revisa las subidas. Su AI File Validator compara cada archivo subido por el cliente con la solicitud, el periodo contable y los datos del cliente, y señala en el portal si el año, el banco o el documento no son correctos para que el cliente pueda sustituirlo. Otras dos funciones de IA cambian el nombre de los archivos según tu criterio y guardan una copia en la carpeta adecuada del cliente.

Financial Cents gestiona bien las solicitudes de documentación para una asesoría que también quiere usarlo para el flujo de trabajo y la facturación. Su web describe revisiones automáticas de los archivos subidos por los clientes, por lo que aquí el motivo para cambiar es más concreto que con una plataforma que deja cada archivo en manos de tu equipo. Conviene tener clara tu situación antes de cambiar nada.

Las asesorías y despachos que buscan una alternativa a Financial Cents para recopilar documentación suelen encajar en uno de varios casos concretos. Algunos quieren gestionar menos software, otros necesitan revisiones que vayan más allá del año o el banco incorrectos, y otros simplemente no son asesorías contables. Los motivos habituales son estos:

Empiezas con una lista de documentación, ya preparada o creada por ti. En cada elemento puedes añadir instrucciones, un ejemplo y las revisiones aplicables: un intervalo de fechas obligatorio, una firma o una validez mínima. El cliente recibe un único enlace seguro y no necesita cuenta, contraseña ni aplicación. Puede hacer fotos con la cámara del móvil o subir archivos, y volver más tarde al mismo enlace.

La IA revisa cada archivo en cuanto llega. Comprueba la calidad de la imagen, incluidos el desenfoque, los reflejos y los bordes cortados. Confirma que el archivo es el documento que has pedido, compara los periodos de los extractos, las fechas de emisión y las fechas de caducidad con la solicitud, comprueba que los campos de firma están cumplimentados y verifica que los documentos de varias páginas están completos. Si una revisión falla, el cliente ve el motivo y puede subir un archivo mejor al momento.

Los recordatorios siguen el calendario que elijas, por email en todos los planes y por SMS en Pro y Firm. Cada recordatorio solo incluye lo que sigue faltando o lo que está pendiente de volver a subir, y se detienen cuando la lista de documentación está completa. Los archivos aceptados cambian de nombre siguiendo un patrón coherente y se guardan en el espacio de trabajo de DocAsker o, en Pro y Firm, en Google Drive, Dropbox u OneDrive.

Imagina una asesoría contable de dos personas que incorpora a un cliente a mitad de año. La lista de documentación pide extractos bancarios de enero a junio, las últimas nóminas, la última declaración trimestral de impuestos y una hoja de encargo firmada. El cliente fotografía los extractos en la mesa de la cocina. Dos fotos están demasiado borrosas para leerse y a un extracto le falta la última página. DocAsker indica al cliente cuáles son y por qué, y puede volver a hacer las fotos en ese mismo momento.

Para el trabajo mensual, el mismo cliente recibe una solicitud breve al principio de cada mes. El recordatorio del día cinco solo menciona el extracto de la tarjeta de crédito que todavía no ha llegado. Cuando está todo, los recordatorios se detienen y los archivos esperan en la carpeta del cliente de Google Drive, con el nombre que hayas definido. Ajusta cada lista de documentación al cliente y a la jurisdicción, ya que los requisitos varían.

Si usas Financial Cents para gestionar tareas, plazos y facturación, puedes seguir utilizándolo. DocAsker solo sustituye el paso de solicitar documentación. Ambas herramientas pueden trabajar con Google Drive u OneDrive, de modo que los archivos que recopiles mediante DocAsker pueden acabar en las mismas carpetas de clientes que tu equipo ya abre cada día.