Alternatief voor Financial Cents voor documenten verzamelen

Financial Cents is praktijkmanagementsoftware voor accountants, boekhoudkantoren en belastingadvieskantoren. De website omschrijft het als een alles-in-éénproduct voor kleine en groeiende kantoren. Het combineert workflowsjablonen, een CRM dat synchroniseert met QuickBooks Online, tijdregistratie, facturatie met online betalingen, offertes met e-handtekening en documentbeheer dat synchroniseert met Google Drive, OneDrive en SharePoint.

Documentverzameling is onderdeel van dat pakket. Kantoren sturen klantverzoeken via een klantportaal in hun eigen huisstijl. Financial Cents stuurt vervolgens automatische herinneringen per e-mail en sms totdat de klant het verzoek afrondt. Klanten maken geen gebruikersnaam of wachtwoord aan. Volgens de website melden ze zich aan via een beveiligde link per e-mail of een eenmalige code. Het portaal werkt in elke mobiele browser.

Financial Cents controleert ook uploads. De AI File Validator vergelijkt elke upload van een klant met het verzoek, de boekhoudperiode en de klantgegevens. Een verkeerd jaar, een verkeerde bank of een verkeerd document wordt in het portaal gemarkeerd, zodat de klant het kan vervangen. Twee andere AI-functies geven uploads de naamgevingsconventie van je kantoor en slaan een kopie op in de juiste klantmap.

Financial Cents verwerkt documentverzoeken goed voor een accountantskantoor dat de software ook voor workflow en facturatie wil gebruiken. De website beschrijft automatische controles van uploads van klanten. Daardoor is de reden om over te stappen hier specifieker dan bij een platform dat elk bestand aan je team overlaat. Het is verstandig eerst duidelijk te bepalen wat jouw kantoor nodig heeft.

Kantoren die zoeken naar een alternatief voor Financial Cents voor documentverzameling passen meestal in een van enkele specifieke situaties. Sommige willen minder software beheren, andere hebben controles nodig die verder gaan dan een verkeerd jaar of een verkeerde bank, en sommige zijn geen accountantskantoor. De meest voorkomende redenen zijn:

Je begint met een checklist, een kant-en-klare checklist of een checklist die je zelf maakt. Per item kun je een instructie, voorbeeld en toepasselijke controles toevoegen: een verplichte periode, een handtekening of een minimale geldigheidsduur. De klant ontvangt één beveiligde link en heeft geen account, wachtwoord of app nodig. De klant kan foto's maken met de telefooncamera of bestanden uploaden en later via dezelfde link terugkomen.

AI controleert elke upload zodra die binnenkomt. De controle kijkt naar de beeldkwaliteit, waaronder onscherpte, schittering en afgesneden randen. Ook wordt gecontroleerd of het bestand het gevraagde document is. Periodes op afschriften, uitgiftedatums en vervaldatums worden vergeleken met het verzoek. Daarnaast controleert DocAsker of handtekeningvelden zijn ingevuld en of documenten met meerdere pagina's compleet zijn. Als een controle mislukt, ziet de klant de reden en kan die direct een beter bestand uploaden.

Herinneringen volgen jouw planning, per e-mail bij elk abonnement en per sms met Pro en Firm. Elke herinnering vermeldt alleen wat nog ontbreekt of opnieuw moet worden geüpload. De herinneringen stoppen zodra de checklist compleet is. Geaccepteerde bestanden krijgen een vaste naamgevingsstructuur en worden opgeslagen in de DocAsker-werkruimte of met Pro en Firm in Google Drive, Dropbox of OneDrive.

Stel je een boekhoudkantoor met twee medewerkers voor dat halverwege het jaar een nieuwe klant krijgt. De checklist vraagt om bankafschriften van januari tot en met juni, de meest recente loonrapportage, de belastingaangifte van vorig jaar en een ondertekende opdrachtbevestiging. De klant maakt aan de keukentafel foto's van de afschriften. Twee foto's zijn te onscherp om te lezen en van één afschrift ontbreekt de laatste pagina. DocAsker vertelt de klant welke bestanden niet goed zijn en waarom, zodat die ze meteen opnieuw kan fotograferen.

Voor maandelijkse werkzaamheden ontvangt dezelfde klant aan het begin van elke maand een kort verzoek. De herinnering op dag vijf vermeldt alleen het creditcardafschrift dat nog niet binnen is. Zodra alles binnen is, stoppen de herinneringen en staan de bestanden in de klantmap in Google Drive, met de naamgevingsstructuur van je kantoor. Pas elke checklist aan de klant en het rechtsgebied aan, want de vereisten verschillen.

Gebruik je Financial Cents voor taken, deadlines en facturatie, dan kun je dat blijven doen. DocAsker vervangt alleen de stap waarin je documenten opvraagt. Beide tools kunnen met Google Drive of OneDrive werken. De bestanden die je via DocAsker verzamelt, kunnen dus in dezelfde klantmappen terechtkomen die je team dagelijks gebruikt.