SmartVault-alternatief voor kantoren die stukken opvragen

SmartVault is een documentbeheersysteem en klantportaal dat volgens de website is ontwikkeld voor accountants. Het bedrijf heeft kantoren in Houston en Cambridge, VK, en vermeldt op de eigen perspagina's dat het in 2017 onderdeel werd van GetBusy PLC. De belangrijkste doelgroep bestaat uit accountants- en administratiekantoren. Daarnaast richt SmartVault zich op financiële dienstverleners, advocatenkantoren en zorgaanbieders.

Het product combineert onbeperkte cloudopslag, een klantportaal in de huisstijl, bestandsdeling met toegangsbeheer, documentverzoeken en workflowautomatisering. De accountingplannen vermelden integraties met Intuit Lacerte, ProConnect, ProSeries, QuickBooks, UltraTax CS, Drake en CCH Axcess Tax. Elektronische ondertekening werkt via DocuSign. SmartVault zegt te voldoen aan de IRS-normen voor elektronische ondertekening van Forms 8878 en 8879. SmartProposal voegt offertes en betalingen toe.

Voor het verzamelen van documenten stuur je vanuit een sjabloon een verzoek. Klanten ontvangen een link om vanaf hun telefoon of computer te uploaden, waarna bestanden in de juiste klantmap worden geplaatst. Automatische herinneringen volgen ontbrekende items op. SmartRequestAI, dat als add-on bij de accountingplannen wordt verkocht, maakt op basis van gegevens uit het vorige jaar voor elke klant een vragenlijst en verzoeklijst. SmartScan zet foto's van telefoons om in pdf's.

SmartVault is een compleet documentbeheersysteem en is vooral geschikt voor kantoren die Amerikaanse fiscale software gebruiken. Een kantoor dat een SmartVault-alternatief zoekt, heeft vaak een smallere behoefte: documenten van klanten ontvangen in een bruikbare staat, zonder een nieuwe opslagplaats voor alle bestanden te gebruiken. Hieronder staan veelvoorkomende redenen. Dit zijn geen uitspraken over elke SmartVault-klant.

De uploadcontrole is het belangrijkst voor het dagelijkse werk. De website van SmartVault beschrijft het opstellen van het verzoek, het herinneren van de klant en het opslaan van de upload in de juiste map. De website beschrijft niet dat elk bestand wordt gelezen om te controleren of het het juiste document voor de juiste periode is. Die controle blijft dus bij je team. Als een overzicht over de verkeerde maanden gaat, komt iemand daar pas achter bij het openen van het bestand.

Als je aangiften opstelt in Lacerte, UltraTax CS of Drake en documenten ernaast wilt opslaan, is SmartVault lastig te vervangen. Weeg dat mee voordat je iets wijzigt. Is het heen-en-weer sturen over slechte uploads je grootste probleem, dan kan een gespecialiseerde tool dit oplossen met minder inrichting en minder uitleg voor je klanten.

Je begint met een kant-en-klare checklist of maakt er zelf een. Elk item kan een instructie, een voorbeeld en de bijbehorende controles bevatten, zoals een verplichte periode, een handtekening of een minimale geldigheidsduur. Je stuurt de klant één beveiligde link. De klant heeft geen account, wachtwoord of app nodig en kan foto's maken met de telefooncamera of bestanden uploaden als pdf, JPG, PNG, HEIC, Word of Excel.

AI controleert elke upload zodra die binnenkomt. De AI-controle let op onscherpte, schittering en afgesneden randen, bevestigt dat het bestand het gevraagde document is, vergelijkt datums en perioden met het verzoek, controleert of handtekeningvelden zijn ingevuld en of documenten met meerdere pagina's compleet zijn. Als een controle mislukt, ziet de klant in duidelijke woorden wat er mis is en kan die direct een beter bestand uploaden.

Herinneringen worden verstuurd volgens het schema dat je kiest: via e-mail bij elk abonnement en via sms bij Pro en Firm. Elke herinnering vermeldt alleen de items die nog ontbreken of opnieuw moeten worden geüpload. De herinneringen stoppen zodra de checklist compleet is. Geaccepteerde bestanden krijgen een vaste naamstructuur, bijvoorbeeld 2026-03_Noordzee-Logistiek_Bankafschrift.pdf, en worden opgeslagen in de DocAsker-werkruimte of bij Pro en Firm in Google Drive, Dropbox of OneDrive.

De belangrijkste doelgroep van SmartVault bestaat uit accountants- en administratiekantoren. Daarom een voorbeeld uit een drukke aangifteperiode. Je hebt voor elke particuliere klant loonstroken, een opgaaf gegevens voor de loonheffingen, de btw-aangifte van vorig jaar en een ondertekende opdrachtbevestiging nodig. In DocAsker maak je die checklist één keer, voeg je het belastingjaar toe aan de items waarvoor dat nodig is en stuur je elke klant een link.

Een klant maakt aan de keukentafel een foto van een loonstrook. De rechterrand is afgesneden, dus DocAsker vraagt om opnieuw uploaden voordat het bestand jou bereikt. Een opgaaf gegevens voor de loonheffingen uit het verkeerde jaar wordt teruggestuurd met het jaar dat je hebt gevraagd. De opdrachtbevestiging komt onondertekend binnen en de klant krijgt te zien dat het handtekeningveld leeg is. Elke correctie gebeurt terwijl de klant het document nog bij de hand heeft.

Je medewerkers openen een map met bestanden die de controles hebben doorstaan en voor elke klant op dezelfde manier zijn genoemd. DocAsker maakt geen verbinding met fiscale software. Je verplaatst de bestanden dus zelf naar je fiscale workflow of slaat ze op in een cloudmap die je team al gebruikt. Welke documenten nodig zijn, verschilt per klant en per situatie. Controleer daarom elke lijst voordat je die verstuurt.