DokuTrak-alternatief voor documenten verzamelen

DokuTrak is software voor het verzamelen van klantdocumenten, opgericht door Arthur Teboul. Op de website staat dat het bedrijf in Frankrijk is gevestigd en voor de Amerikaanse markt is gebouwd, en dat de ontwikkeling van het product in 2025 is gestart. Het richt zich op kleine zakelijke dienstverleners: accountants en belastingadviseurs, administratiekantoren, advocatenkantoren, hypotheekadviseurs, makelaars, recruiters en HR-teams, en consultants en bureaus.

Het product is bewust beperkt van opzet. Je kiest de documenten die je nodig hebt, stuurt de klant één beveiligde link en volgt elk item in een dashboard. Klanten hebben geen wachtwoord, klantportaal of app nodig. Herinneringen worden automatisch volgens een standaardschema verstuurd, dat een beheerder kan aanpassen, en stoppen zodra het verzoek compleet is. Een teamlid accepteert elk bestand of markeert het voor opnieuw uploaden met een korte toelichting.

DokuTrak biedt ook een optionele AI-controle bij het uploaden, die een beheerder inschakelt. De controle vergelijkt elk bestand met het verzoek en markeert mogelijke problemen, zoals een verkeerd documenttype, een verkeerde periode, een verlopen document of een onleesbare scan. De website maakt duidelijk dat de AI een document nooit goedkeurt. Er is ook een opensourcekoppeling waarmee een AI-assistent verzoeken kan aanmaken en volgen.

DokuTrak en DocAsker hebben een vergelijkbaar doel, dus de redenen om ze te vergelijken zijn specifiek. De eerste gaat over wie er handelt bij een slecht bestand. In DokuTrak markeert de AI een probleem voor je team, waarna een medewerker het bestand accepteert of de klant opnieuw om het document vraagt. Zo houd je zelf de controle, maar elk verkeerd bestand wacht ook tot iemand binnen je kantoor ernaar kijkt.

Het tweede verschil is waar de bestanden daarna terechtkomen. Op de website van DokuTrak staat dat er geen koppelingen zijn met fiscale, boekhoud- of praktijkbeheersoftware. Ook wordt geen koppeling met cloudopslag vermeld. Je downloadt bestanden dus en verplaatst ze zelf. Kantoren die klantmappen in Google Drive, Dropbox of OneDrive bijhouden, willen geaccepteerde bestanden vaak automatisch daar laten terechtkomen. Andere veelvoorkomende redenen:

De start voelt vertrouwd. Je kiest een kant-en-klare checklist of maakt er zelf een, en elk item kan een instructie, voorbeeld en toepasselijke controles bevatten, zoals een vereist datumbereik, een handtekening of een minimale geldigheidsduur. Je stuurt de klant één beveiligde link. Een account, wachtwoord of app is niet nodig en de klant kan later via dezelfde link terugkomen.

Het verschil wordt zichtbaar bij het uploaden. De AI van DocAsker controleert elk bestand op onscherpte, schittering en afgesneden randen, documenttype, datums en perioden, ingevulde handtekeningvelden en ontbrekende pagina's. Als een controle mislukt, ziet de klant direct in duidelijke woorden wat er mis is en kan die meteen een beter bestand uploaden. Jouw team ziet bestanden die zijn goedgekeurd, plus alles wat voor beoordeling door een medewerker is gemarkeerd.

Herinneringen volgen het schema dat je kiest, per e-mail op elk abonnement en per sms met Pro en Firm. Elke herinnering vermeldt alleen de items die nog ontbreken of opnieuw moeten worden geüpload. De herinneringen stoppen zodra de checklist compleet is. Geaccepteerde bestanden krijgen een vaste naam en worden opgeslagen in de DocAsker-werkruimte, of met Pro en Firm in Google Drive, Dropbox of OneDrive.

Denk aan een aangifte inkomstenbelasting in februari. Je hebt de jaaropgave van de klant, een overzicht van de hypotheekrente en een ondertekende opdrachtbevestiging nodig. In DocAsker stuur je één link met deze items. Bij de jaaropgave stel je het belastingjaar in waarvoor je de aangifte voorbereidt. Voor de opdrachtbevestiging vereist het item een ingevuld handtekeningveld.

De klant uploadt per ongeluk de jaaropgave van vorig jaar en een foto van het hypotheekrenteoverzicht waarop de onderkant ontbreekt. DocAsker laat weten dat de jaaropgave over het verkeerde jaar gaat en dat de foto is afgesneden. De klant vervangt beide bestanden tijdens dezelfde sessie. Niemand in je team hoeft de bestanden te openen, een toelichting te schrijven en op een volgende reactie te wachten.

Een week later vermeldt de herinnering alleen wat nog openstaat, bijvoorbeeld de ontbrekende documenten. Zodra alles is goedgekeurd, stoppen de herinneringen en staan de bestanden met vaste namen in je cloudmap. De vereisten verschillen per klant en per jaar. Gebruik een kant-en-klare checklist daarom als startpunt en pas die aan voor de aangifte die voor je ligt.