File Request Pro-alternatief voor het verzamelen van klantdocumenten

File Request Pro is een webdienst voor het verzamelen van bestanden en documenten bij klanten, zonder klantportaal. Je vermeldt wat je nodig hebt, verstuurt een link en de dienst stuurt herinneringen aan klanten die hun bestanden nog niet hebben aangeleverd. Op de website worden vier groepen gebruikers genoemd: accountants- en administratiekantoren, kredietverstrekkers en hypotheekadviseurs, HR-teams en marketingteams en bureaus.

Je kunt documenten op twee manieren verzamelen. Met een Workflow stuur je elke klant een persoonlijk verzoek met een checklist en deadline. Je ziet wie heeft gereageerd, wie te laat is en wat nog moet worden beoordeeld. Een Upload Page is één herbruikbare link die je steeds opnieuw kunt delen, in je e-mailhandtekening kunt zetten of op je website kunt plaatsen. Voor geen van beide hebben klanten een account of app nodig.

File Request Pro richt zich sterk op wat er na het uploaden gebeurt. Je kunt klanten vragen om gegevens zoals een naam, project of maand. Die antwoorden worden gebruikt voor bestandsnamen en mappen in Google Drive, OneDrive, Dropbox of SharePoint. Op de prijspagina staan ook eigen domeinen, aangepaste CSS, webhooks en API-toegang en hoge uploadlimieten per bestand.

File Request Pro lost het aanleverprobleem op: bestanden uit e-mail halen en met de juiste naam in de juiste map zetten. De meest voorkomende reden om iets anders te zoeken is de kwaliteit. Op de website is beoordeling een handmatige stap. Je keurt elk bestand goed zodra het binnenkomt of stuurt het met een bericht terug, waarna de klant het opnieuw moet aanleveren.

Voor een paar klanten is dat prima. Voor een organisatie die tegelijk bankafschriften, identiteitsbewijzen en ondertekende formulieren bij tientallen klanten verzamelt, betekent het dat iemand elk bestand moet openen om een onscherpe foto, ontbrekende pagina of afschrift over het verkeerde kwartaal te vinden. Elke afwijzing zorgt voor een extra heen-en-weer, en de klant reageert misschien pas na de volgende herinnering. Veelvoorkomende redenen om alternatieven te vergelijken zijn:

Je begint met een kant-en-klare checklist of maakt er zelf een. Elk item kan een instructie, voorbeeld en toepasselijke controles bevatten, zoals een verplichte periode, handtekening of minimale geldigheid. Je stuurt de klant één beveiligde link. De klant heeft geen account, wachtwoord of app nodig en kan foto's maken met de telefooncamera of bestanden uploaden.

Elke upload wordt gecontroleerd door AI zodra het bestand binnenkomt. De controles letten op onscherpte, schittering en afgesneden randen, of het bestand het gevraagde document is, datums en periodes, ingevulde handtekeningvelden en ontbrekende pagina's. Als een controle mislukt, ziet de klant in duidelijke woorden wat er mis is en kan die direct een beter bestand uploaden. Je team ziet bestanden die zijn goedgekeurd, plus bestanden die voor beoordeling zijn gemarkeerd.

Herinneringen volgen het schema dat je kiest, per e-mail in elk abonnement en per sms met Pro en Firm. Elke herinnering vermeldt alleen de items die nog ontbreken of opnieuw moeten worden geüpload. Herinneringen stoppen zodra de checklist compleet is. Goedgekeurde bestanden krijgen een vaste naam en worden opgeslagen in de DocAsker-werkruimte of met Pro en Firm in Google Drive, Dropbox of OneDrive.

Neem een hypotheekaanvraag. Je hebt twee recente loonstroken, bankafschriften van de laatste drie maanden, een geldig identiteitsbewijs met foto en een ondertekend machtigingsformulier nodig. In DocAsker stuur je de aanvrager één link met deze vier items. Elk item heeft een eigen controle: de periode van het afschrift, de vervaldatum van het identiteitsbewijs en een ingevuld handtekeningveld.

De aanvrager uploadt afschriften die maar twee maanden beslaan en een telefoonfoto van het identiteitsbewijs waarvan een hoek is afgesneden. DocAsker meldt dat er een maand ontbreekt en dat de foto van het identiteitsbewijs is afgesneden. Beide problemen worden tijdens hetzelfde bezoek opgelost. Je medewerker opent een bestand dat al compleet en leesbaar is en niet hoeft te worden teruggestuurd.

De volgende herinnering vermeldt alleen wat nog openstaat, bijvoorbeeld de tweede loonstrook. Zodra het laatste item is goedgekeurd, stoppen de herinneringen en staan de bestanden met vaste namen in je cloudmap. Vereisten verschillen per kredietverstrekker. Gebruik een kant-en-klare checklist daarom als startpunt en controleer de lijst voor elke kredietverstrekker en elk product.