Suralink-alternatief voor stukken opvragen bij klanten

Suralink omschrijft zichzelf als een platform voor agentische automatisering voor accountantskantoren en hun klanten. Het is ontwikkeld door het gelijknamige bedrijf en richt zich op audit-, fiscale, advies- en interne auditteams. Het bekendste product is Request List Management: een gedeelde lijst waarin een kantoor PBC-documenten (provided by client) in realtime opvraagt, ordent en volgt, in plaats van spreadsheets en e-mailwisselingen.

Rond die lijst biedt Suralink dashboards voor het kantoor en de klant, goedkeuring van afgeronde verzoeken, een audittrail, sjablonen die je opnieuw kunt gebruiken en jaarlijks kunt overnemen, en een klantportaal met de huisstijl van het kantoor en onbeperkt aantal klantgebruikers. Op de prijspagina staan naast het kernplatform nog andere producten, waaronder een Workpaper Suite, Financial Statement Tie Out, beveiligd delen van bestanden en e-signature.

Suralink controleert uploads ook met AI. De Document Prescreen Agent vergelijkt elke upload van een klant met het verzoek op documenttype, periode, volledigheid en geschiktheid, markeert bestanden die aandacht nodig hebben en informeert het team en de klant meteen. Suralink stelt dat niets zelfstandig wordt goed- of afgekeurd, zodat je team de uiteindelijke beslissing neemt. Bekijk suralink.com voor informatie over het pakket waarin dit zit.

Suralink is gebouwd voor opdrachten: een audit, controle of fiscaal project met veel verzoeken, meerdere contactpersonen aan beide kanten en behoefte aan een volledige audittrail. Kantoren die zoeken naar een Suralink-alternatief twijfelen meestal niet aan dat ontwerp. Hun opdracht is eenvoudiger. Dit zijn veelvoorkomende redenen en geen uitspraken over iedere klant van Suralink.

Omvang speelt ook een rol. Suralink wordt verkocht als kernplatform met aanvullende suites en add-ons. Dat past bij een kantoor dat meerdere daarvan gaat gebruiken. Een praktijk met twee medewerkers die twintig klanten elke maand bankafschriften wil laten aanleveren, heeft een ander probleem en geeft mogelijk de voorkeur aan een tool met één duidelijke taak en een korte inrichting.

Voer je audits uit en heb je werkdossiers nodig die aan je verzoeklijst zijn gekoppeld, dan vervangt een smallere tool Suralink niet. Deze pagina beweert ook niet dat dit zou moeten. Verzamel je alleen documenten bij klanten die liever geen portaal leren gebruiken, dan kan een tool die alleen dat doet voldoende zijn.

Je begint met een kant-en-klare checklist of maakt er zelf een. Elk item kan een instructie, voorbeeld en toepasselijke controles bevatten, zoals een verplichte periode, handtekening of minimale geldigheid. Je stuurt de klant één beveiligde link. Aan de kant van de klant is geen account, wachtwoord of app nodig. Dezelfde link blijft werken als de klant later terugkomt om de checklist af te ronden.

AI controleert elke upload zodra die binnenkomt, op elk abonnement. De controle kijkt naar beeldkwaliteit, zoals onscherpte, schittering en afgesneden randen, het documenttype, datums en periodes, ingevulde handtekeningvelden en ontbrekende pagina's. Als een controle mislukt, ziet de klant in duidelijke woorden waarom en kan die meteen een beter bestand uploaden. Je team ziet alleen bestanden die zijn goedgekeurd, plus bestanden die voor beoordeling zijn gemarkeerd.

Herinneringen volgen het schema dat je instelt, per e-mail op elk abonnement en per sms op Pro en Firm. Elke herinnering vermeldt alleen de items die nog ontbreken of opnieuw moeten worden geüpload. Herinneringen stoppen zodra de checklist compleet is. Goedgekeurde bestanden krijgen een vaste naam en worden opgeslagen in de DocAsker-werkruimte of op Pro en Firm in Google Drive, Dropbox of OneDrive.

Suralink richt zich op accountantskantoren. Kijk daarom naar de kleinere kant van die markt: een administratiekantoor met dertig maandklanten. Elke maand heb je de zakelijke bankafschriften, het creditcardafschrift en eventuele nieuwe leningdocumenten nodig. In DocAsker maak je die checklist één keer, stel je de afschriftperiode per item in en stuur je elke klant een link.

Een café-eigenaar maakt aan de balie een foto van het bankafschrift. Pagina drie ontbreekt, dus DocAsker meldt dat en vraagt om het volledige document. Het creditcardafschrift is van de vorige maand en de klant krijgt te zien welke periode je hebt gevraagd. Beide problemen worden tijdens dezelfde handeling opgelost, terwijl de papieren nog op de balie liggen. Niemand bij je kantoor hoeft een e-mail te schrijven.

Aan het einde van de week zijn alleen de klanten met openstaande items herinnerd en vermeldt elke herinnering welk item ontbreekt. De goedgekeurde afschriften staan in de map van elke klant, met de maand en klantnaam in de bestandsnaam. Voor een audit met honderden PBC-verzoeken en een beoordelingsspoor blijft Suralink de betere keuze.