Encyro-alternatief voor het verzamelen van klantdocumenten

Encyro is een dienst voor veilige berichten en bestandsdeling van Encyro, Inc. Op de website wordt de dienst beschreven als e-mailversleuteling, e-ondertekening, facturatie en veilige bestandsdeling, te gebruiken vanuit een webbrowser, Outlook of Gmail. Encyro noemt financiële dienstverlening, gezondheidszorg, advocatuur, verzekeringen, vastgoed, non-profitorganisaties en HR als gebruikers en heeft ook pagina's voor accountants en belastingadviseurs.

Encyro werkt in twee richtingen. Je kunt een versleuteld bericht met bestanden naar elk e-mailadres sturen. De ontvanger hoeft geen Encyro-account aan te maken om het bericht te lezen. Met het Pro-abonnement krijg je ook een uploadpagina met een eigen webadres, logo en kleuren. Iedereen kan daar met of zonder bestanden een beveiligd bericht naar je sturen. Bestanden worden automatisch per klant geordend.

Encyro biedt ook elektronische handtekeningen met herbruikbare sjablonen en automatische herinneringen voor verzoeken om e-handtekeningen, onlinefacturen voor bedrijven in de VS en Canada, teamaccounts, audittrails en add-ins voor Outlook en Gmail. Kijk op encyro.com voor de details en voor wat elk abonnement omvat.

Encyro lost een duidelijk probleem op: gevoelige bestanden verzenden en ontvangen zonder gewone e-mailbijlagen. Bedrijven die een Encyro-alternatief zoeken, hebben vaak nog een tweede probleem dat veilige overdracht niet oplost: weten wat er is binnengekomen en of het bruikbaar is. Dit zijn veelvoorkomende redenen, geen uitspraken over elke Encyro-gebruiker.

Een uploadpagina is een open inbox. Een klant kan er op elk moment van alles naartoe sturen, in willekeurige volgorde. Op de website van Encyro staat geen lijst met vereiste documenten beschreven die bijhoudt wat nog ontbreekt. Een medewerker vergelijkt elke levering daarom met de lijst die elders wordt bijgehouden en schrijft vervolgens terug om de rest op te vragen.

Als je veilige e-mail nodig hebt, doet Encyro dat en DocAsker niet. Gaat je tijd vooral op aan documenten najagen en controleren, dan past een tool die rond een checklist is opgebouwd beter. Veel bedrijven hebben beide behoeften. Omdat de twee producten elkaar weinig overlappen, kan gebruik naast elkaar een logische keuze zijn.

Je begint met een kant-en-klare checklist of maakt er zelf een. Elk onderdeel kan een instructie, voorbeeld en toepasselijke controles bevatten, zoals een verplichte periode, handtekening of minimale geldigheidsduur. Je stuurt de klant één beveiligde link naar die checklist. De klant heeft geen account, wachtwoord of app nodig en kan later via dezelfde link verdergaan.

AI controleert elke upload zodra die binnenkomt. De controle let op onscherpte, schittering en afgesneden randen, bevestigt dat het bestand het gevraagde document is, vergelijkt datums en perioden met het verzoek en controleert op lege handtekeningvelden en ontbrekende pagina's. Als een controle mislukt, ziet de klant in duidelijke woorden wat er mis is en kan die meteen een beter bestand uploaden. Je team ziet bestanden die zijn goedgekeurd, plus bestanden die voor controle zijn gemarkeerd.

Herinneringen worden volgens jouw schema verstuurd, per e-mail bij elk abonnement en per sms bij Pro en Firm. Elke herinnering vermeldt alleen de onderdelen die nog ontbreken of opnieuw moeten worden geüpload. De herinneringen stoppen zodra de checklist compleet is. Bestanden zijn tijdens overdracht en opslag versleuteld, links kunnen verlopen of op elk moment worden ingetrokken en goedgekeurde bestanden krijgen een vaste naam. Daarna worden ze opgeslagen in de DocAsker-werkruimte of bij Pro en Firm in Google Drive, Dropbox of OneDrive.

Encyro heeft pagina's voor belastingadviseurs en accountants. Neem daarom een zelfstandig belastingadviseur met tachtig klanten. Van elke klant zijn een W-2, eventuele 1099-formulieren, een identiteitsbewijs en een ondertekende opdrachtbevestiging nodig. Met een uploadpagina komen bestanden binnen wanneer klanten eraan denken en houd je zelf de stand bij. Met DocAsker krijgt elke klant een eigen checklistlink.

Een klant uploadt een 1099 van het verkeerde jaar. DocAsker laat zien voor welk jaar je het document hebt gevraagd en de klant vervangt het tijdens dezelfde sessie. Een andere klant stuurt een foto van een identiteitsbewijs met een duim over de hoek en krijgt het verzoek een nieuwe foto te maken. Een derde klant uploadt alles behalve de opdrachtbevestiging. De volgende herinnering noemt alleen dat ene onderdeel.

In DocAsker zie je welke klanten klaar zijn en welke niet, zonder e-mails aan een spreadsheet te koppelen. DocAsker verstuurt geen versleutelde e-mail en verzamelt geen handtekeningen. Mogelijk gebruik je daarom nog een andere tool om de afgewerkte aangifte te versturen en te laten ondertekenen. Welke documenten nodig zijn, verschilt per klant en per staat. Controleer elke checklist voordat je die verstuurt.