Pipefile-alternatief voor documenten verzamelen

Pipefile omschrijft zichzelf als software voor het verzamelen van documenten en als klantportaal. Je stuurt een klant een link in je huisstijl met een checklist van wat je nodig hebt, waarna de klant vanaf elk apparaat bestanden uploadt. Volgens de website zijn accounts en wachtwoorden voor klanten niet nodig. De voorbeelden komen uit de juridische sector, finance, verzekeringen, non-profitorganisaties en gemeenschapsprogramma’s, waaronder immigratie- en familierechtpraktijken.

De functies gaan verder dan documentverzoeken. Pipefile noemt klantchecklists, automatische herinneringen per e-mail en sms, een documentscanner in de browser, invulformulieren vanuit elke pdf, ingebouwde elektronische handtekeningen en herbruikbare sjablonen. Een AI-assistent maakt checklists en verzoeken op basis van een prompt of een bijgevoegd bestand, zoals een opdrachtbevestiging. Je team kan een item goedkeuren of als onvolledig markeren met uitleg.

Pipefile legt ook nadruk op beveiliging. Volgens de website worden bestanden versleuteld voordat ze de servers bereiken en kunnen teams hun eigen PGP-sleutels beheren voor meer controle. Goedgekeurde documenten kunnen worden geëxporteerd naar Google Drive, Dropbox, Box, Microsoft 365 of Zoho WorkDrive. Op de integratiepagina staan ook Zapier en Clio.

Pipefile regelt het documentverzoek, de herinnering en de overdracht goed. De gebruikelijke reden om verder te kijken is de stap daartussen: bepalen of een geüpload bestand goed genoeg is. Op de website van Pipefile staat dat iemand in je team elk item goedkeurt of als onvolledig markeert en het probleem uitlegt, bijvoorbeeld een onscherpe afbeelding of een ontbrekende handtekening. De klant krijgt daarna een melding om het bestand opnieuw te uploaden.

Dat werkt, maar bij elk fout bestand blijft je team betrokken. Als een klant op vrijdagavond uploadt en je het bestand maandag controleert, begint de correctie pas op maandag. Kantoren met veel klanten en een korte deadline willen die eerste controle vaak al bij het uploaden laten uitvoeren, terwijl de klant het document nog bij de hand heeft. Dit zijn veelgenoemde redenen om opties te vergelijken:

Je begint met een checklist, een kant-en-klare checklist of een eigen checklist. Elk item kan een instructie, een voorbeeld en toepasselijke controles bevatten, zoals een vereist datumbereik, een handtekening of een minimale geldigheidsduur. Je stuurt de klant één beveiligde link. De klant heeft geen account, wachtwoord of app nodig en kan foto’s maken met de telefooncamera of bestanden uploaden.

Elke upload wordt bij binnenkomst door AI gecontroleerd. De controles letten op onscherpte, schittering en afgesneden randen, of het bestand het gevraagde document is, datums en perioden, ingevulde handtekeningvelden en ontbrekende pagina’s. Als een controle mislukt, ziet de klant in gewone taal wat er mis is en kan die direct een beter bestand uploaden. Je team ziet bestanden die de controle hebben doorstaan, plus bestanden die voor beoordeling zijn gemarkeerd.

Herinneringen volgen het schema dat je kiest, per e-mail bij elk abonnement en per sms bij Pro en Firm. Elke herinnering vermeldt alleen de items die nog ontbreken of opnieuw moeten worden geüpload. Herinneringen stoppen zodra de checklist compleet is. Geaccepteerde bestanden krijgen een vaste naamgeving en worden opgeslagen in de DocAsker-werkruimte, of bij Pro en Firm in Google Drive, Dropbox of OneDrive.

Stel dat een immigratieadviseur een nieuwe zaak opent. Het dossier bevat een paspoort dat nog minstens zes maanden geldig is, bankafschriften van de laatste drie maanden, een ondertekende verklaring van de cliënt en een arbeidsovereenkomst van meerdere pagina’s. In DocAsker stuur je één link met die vier items, elk met de relevante controle: minimale geldigheid, datumbereik, handtekening en alle pagina’s aanwezig.

De cliënt maakt een foto van het paspoort met schittering over de fotopagina en uploadt een arbeidsovereenkomst waarvan de laatste pagina ontbreekt. DocAsker legt beide problemen uit in gewone taal. De cliënt maakt de foto opnieuw en voegt de pagina tijdens hetzelfde bezoek toe. Als het paspoort nog maar vier maanden geldig is, hoort de cliënt dat direct en ziet je team dit als aandachtspunt, ruim voordat een indieningsdatum in gevaar komt.

Herinneringen noemen daarna alleen wat nog ontbreekt, bijvoorbeeld de bankafschriften. Vereisten verschillen per land, autoriteit en zaak. Gebruik een kant-en-klare checklist daarom als startpunt en controleer de actuele lijst. Als je wilt dat de cliënt documenten elektronisch ondertekent of formulieren invult, blijft een tool met die functies, waaronder Pipefile, relevant.