Alternative à Pipefile pour collecter les pièces de vos clients

Pipefile se présente comme un logiciel sécurisé de collecte de documents et un portail client. Vous envoyez à un client un lien personnalisé avec une checklist des pièces nécessaires, puis le client dépose ses fichiers depuis n'importe quel appareil. Son site indique qu'aucun compte ni mot de passe n'est nécessaire pour les clients. Les exemples présentés concernent le droit, la finance, l'assurance, les associations et les programmes d'aide locaux, notamment les cabinets spécialisés en immigration et en droit de la famille.

Ses fonctionnalités vont au-delà des demandes de pièces. Pipefile propose des checklists client, des relances automatiques par e-mail et SMS, un scanner de documents dans le navigateur, des formulaires à remplir créés à partir de n'importe quel PDF, des signatures électroniques intégrées et des modèles réutilisables. Un assistant IA crée des checklists et des demandes à partir d'une consigne ou d'un fichier joint, comme une lettre de mission. Votre équipe peut approuver une pièce ou la marquer comme incomplète en expliquant le problème.

Pipefile met également l'accent sur la sécurité. Son site indique que les fichiers sont chiffrés avant d'atteindre ses serveurs et que les équipes peuvent gérer leurs propres clés PGP si elles souhaitent davantage de contrôle. Les documents approuvés peuvent être exportés vers Google Drive, Dropbox, Box, Microsoft 365 ou Zoho WorkDrive. La page des intégrations mentionne également Zapier et Clio.

Pipefile gère correctement la demande, la relance et la transmission des pièces. La raison habituelle de chercher une autre option se situe entre ces étapes : déterminer si un fichier déposé est exploitable. Le site de Pipefile décrit une validation par un membre de votre équipe, qui approuve chaque pièce ou la marque comme incomplète en expliquant le problème, par exemple une image floue ou une signature manquante. Le client est ensuite invité à redéposer le document.

Cette approche fonctionne, mais elle mobilise votre équipe pour chaque fichier incorrect. Si un client dépose une pièce le vendredi soir et que vous la vérifiez le lundi, la correction commence le lundi. Les cabinets qui gèrent de nombreux clients dans des délais courts veulent souvent effectuer ce premier contrôle dès le dépôt, lorsque le client a encore le document sous la main. Voici les raisons souvent citées pour comparer les options :

Vous commencez par une checklist, prête à l'emploi ou créée par vos soins. Chaque élément peut comporter une consigne, un exemple et les contrôles à appliquer, comme une période obligatoire, une signature ou une durée de validité minimale. Vous envoyez au client un seul lien sécurisé. Le client n'a besoin ni de compte, ni de mot de passe, ni d'application. Il peut prendre des photos avec l'appareil photo de son téléphone ou déposer des fichiers.

Chaque dépôt est contrôlé par l'IA dès sa réception. Les contrôles portent sur le flou, les reflets et les bords coupés, la conformité du fichier avec la pièce demandée, les dates et les périodes, les champs de signature remplis et les pages manquantes. Si un contrôle échoue, le client voit la raison en termes simples et peut redéposer un fichier corrigé immédiatement. Votre équipe voit les fichiers validés ainsi que ceux signalés pour vérification.

Les relances suivent le calendrier que vous choisissez, par e-mail avec tous les forfaits et par SMS avec Pro et Firm. Chaque relance liste uniquement les pièces encore manquantes ou à redéposer, puis s'arrête lorsque la checklist est complète. Les fichiers acceptés sont renommés selon un format cohérent et classés dans l'espace de travail DocAsker, ou dans Google Drive, Dropbox ou OneDrive avec Pro et Firm.

Prenons le cas d'un cabinet d'immigration qui ouvre un nouveau dossier. Il lui faut une pièce d'identité valable encore au moins six mois, des relevés bancaires des trois derniers mois, une déclaration client signée et un contrat de travail de plusieurs pages. Avec DocAsker, vous envoyez un seul lien contenant ces quatre éléments, chacun avec le contrôle approprié : durée de validité minimale, période, signature et présence de toutes les pages.

Le client photographie la pièce d'identité avec un reflet sur la page comportant la photo et dépose un contrat auquel il manque la dernière page. DocAsker explique clairement les deux problèmes, puis le client reprend la photo et ajoute la page au cours de la même session. Si la pièce d'identité expire dans quatre mois, le client le découvre immédiatement et votre équipe voit le signalement, bien avant qu'une date de dépôt ne soit compromise.

Les relances indiquent ensuite uniquement ce qui manque, par exemple les relevés bancaires. Les exigences varient selon le pays, l'autorité et le dossier. Considérez donc toute checklist prête à l'emploi comme un point de départ et confirmez la liste en vigueur. Si vous devez faire signer des documents électroniquement ou faire remplir des formulaires au client, un outil qui propose ces fonctionnalités, Pipefile compris, conserve son intérêt.