Pipefile-Alternative für die Dokumentenanforderung

Pipefile beschreibt sich als sichere Software zur Dokumentensammlung und als Kundenportal. Sie senden einem Mandanten oder Kunden einen Link mit Ihrem Logo und einer Checkliste der benötigten Unterlagen. Der Upload ist von jedem Gerät möglich. Laut eigener Website benötigen Kunden dafür kein Konto und kein Passwort. Die genannten Einsatzbereiche reichen von Recht, Finanzen, Versicherungen, gemeinnützigen Organisationen und kommunalen Programmen bis zu Einwanderungs- und Familienrechtskanzleien.

Der Funktionsumfang geht über reine Dokumentenanforderungen hinaus. Pipefile nennt Kunden-Checklisten, automatische Erinnerungen per E-Mail und SMS, einen browserbasierten Dokumentenscanner, aus jedem PDF erstellte ausfüllbare Formulare, integrierte elektronische Signaturen und wiederverwendbare Vorlagen. Ein KI-Assistent erstellt Checklisten und Anforderungen aus einer Eingabe oder einer angehängten Datei, etwa einer Mandatsvereinbarung. Ihr Team kann ein Dokument freigeben oder mit einer Begründung als unvollständig markieren.

Auch Sicherheit nimmt bei Pipefile einen wichtigen Platz ein. Laut Website werden Dateien verschlüsselt, bevor sie die Server erreichen. Teams können bei Bedarf eigene PGP-Schlüssel verwalten. Freigegebene Dokumente lassen sich nach Google Drive, Dropbox, Box, Microsoft 365 oder Zoho WorkDrive exportieren. Auf der Integrationsseite werden außerdem Zapier und Clio genannt.

Pipefile deckt Anforderung, Erinnerung und Übergabe gut ab. Der häufigste Grund für einen Vergleich ist der Schritt dazwischen: die Beurteilung, ob ein Upload verwendbar ist. Auf der Pipefile-Website wird beschrieben, dass eine Person aus Ihrem Team jedes Dokument freigibt oder als unvollständig markiert und das Problem erklärt, etwa ein unscharfes Bild oder eine fehlende Unterschrift. Danach wird der Kunde zur erneuten Übermittlung aufgefordert.

Das funktioniert, bindet Ihre Mitarbeitenden aber bei jeder fehlerhaften Datei ein. Lädt ein Kunde am Freitagabend eine Datei hoch und prüfen Sie sie erst am Montag, beginnt die Korrektur am Montag. Kanzleien und Unternehmen mit vielen Kunden und knappen Fristen möchten diese erste Prüfung oft bereits beim Upload erledigen, solange der Kunde das Dokument noch zur Hand hat. Häufige Gründe für den Vergleich von Optionen sind:

Sie beginnen mit einer Checkliste, entweder mit einer fertigen Vorlage oder mit Ihrer eigenen. Jeder Punkt kann eine Anweisung, ein Beispiel und die passenden Prüfungen enthalten, etwa einen erforderlichen Zeitraum, eine Unterschrift oder eine Mindestgültigkeit. Sie senden dem Mandanten oder Kunden einen sicheren Link. Dafür benötigt er kein Konto, kein Passwort und keine App. Fotos können direkt mit der Handykamera aufgenommen oder Dateien hochgeladen werden.

Jeder Upload wird beim Eingang von der KI geprüft. Die Prüfungen erfassen Unschärfe, Reflexionen und abgeschnittene Ränder, den Dokumenttyp, Datumsangaben und Zeiträume, ausgefüllte Unterschriftsfelder sowie fehlende Seiten. Schlägt eine Prüfung fehl, sieht der Kunde den Grund in klaren Worten und kann sofort eine bessere Datei hochladen. Ihr Team sieht die freigegebenen Dateien sowie alles, was zur Prüfung durch eine Person markiert wurde.

Erinnerungen folgen dem von Ihnen festgelegten Zeitplan. E-Mail ist in jedem Tarif enthalten, SMS in Pro und Firm. Jede Erinnerung listet nur die noch fehlenden Unterlagen oder Dokumente auf, die neu hochgeladen werden müssen. Sobald die Checkliste vollständig ist, enden die Erinnerungen. Akzeptierte Dateien werden nach einem einheitlichen Muster umbenannt und im DocAsker-Arbeitsbereich abgelegt. Mit Pro und Firm ist auch die Ablage in Google Drive, Dropbox oder OneDrive möglich.

Stellen Sie sich eine Einwanderungsberatung vor, die einen neuen Fall eröffnet. Benötigt werden ein noch mindestens sechs Monate gültiger Reisepass, Kontoauszüge der letzten drei Monate, eine unterschriebene Erklärung des Antragstellers und ein mehrseitiger Arbeitsvertrag. In DocAsker senden Sie einen Link mit diesen vier Punkten. Jeder Punkt enthält die passende Prüfung: Mindestgültigkeit, Zeitraum, Unterschrift und Vollständigkeit aller Seiten.

Der Antragsteller fotografiert den Reisepass mit einer Reflexion über der Datenseite und lädt einen Arbeitsvertrag ohne die letzte Seite hoch. DocAsker erklärt beide Probleme in klaren Worten. Der Antragsteller nimmt das Foto erneut auf und ergänzt die Seite während desselben Vorgangs. Läuft der Reisepass in vier Monaten ab, erfährt der Antragsteller dies sofort und Ihr Team sieht die Datei als prüfbedürftig markiert, lange bevor ein Einreichungstermin gefährdet ist.

Die folgenden Erinnerungen nennen nur, was noch fehlt, zum Beispiel die Kontoauszüge. Anforderungen unterscheiden sich je nach Land, Behörde und Fall. Verwenden Sie fertige Checklisten daher als Ausgangspunkt und bestätigen Sie die aktuelle Unterlagenliste. Wenn Ihre Mandanten oder Kunden Dokumente elektronisch unterschreiben oder Formulare ausfüllen sollen, hat ein Tool mit diesen Funktionen, einschließlich Pipefile, weiterhin seine Berechtigung.